www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Doxis4: Elektronik arşivden
Content Repository'ye

Doxis4 ile elektronik arşivleme, bugün bilgilerin revizyon bakımından güvenli, uzun süreli bir şekilde saklanmasından fazlasıdır. Doxis4, Content Repository ile tüm belgeler ve veriler için şirket genelinde kullanılabilen bir bilgi havuzu sunar. Bu havuzda bilgiler uzun süre arşivlenebilir veya geçici olarak saklamak ve işlemek üzere kaydedilebilir. 

Doxis4 Content Repository, dijital biçimde mevcut olan veya dijital bir biçime dönüştürülebilen her türlü bilgi nesnesini yönetir. Bunların arasında belgeler, e-postalar, resimler, multimedya nesneleri, bağlantılar ve çok daha fazlası yer almaktadır. Daha sonra hızlı ve hedefe götüren erişimin temelini, belgeler, işlemler ve dosyalar için ayrı bir şekilde yönetilen meta veriler (dizin kriterleri) oluşturmaktadır. Bunun yanı sıra belgelerin eksiksiz olarak dizinlenebilmesi, tam metin araması aracılığıyla konforlu bir araştırma imkanı da sunmaktadır. Text Mining işlevselliği sayesinde Doxis4 içerisinde arama, arama sözcükleri belgede geçmese de bağlamda uygun olan bilgileri de kapsamaktadır.

Verimli belge yönetimi için bilgi havuzu

Günlük belge işlerinde de kendinizi veri kaybına karşı güvenceye almalısınız. Dosya dizinleri bunun için sadece sınırlı olarak uygundur. Yanlışlıkla dosyaların üzerine yazılabilir, dosyalar silinebilir veya dosyaların bazı kısımları düşünmeden değiştirilebilir. Bazı dosya dizinleri o kadar karmaşıktır ki, fiziksel olarak hala mevcut olsalar da belgeler zaman zaman kaybolur ve onları artık kimse bulamaz! Dosya dizinine erişim hakkı, çoğu zaman sadece belirli ekiplere ve bölümlere verilir. İş süreçlerinde bölümler arası olmak üzere birlikte çalışıldığında, dosya dizinleri, temel bilgi erişimini engeller.

Doxis4, üniversal bir Content Repository olarak dosya dizinlerinin yerini alır ve daha önce belirtilen dezavantajları ortadan kaldırır. Otomatik versiyonlama sayesinde belgeler, orijinal sürüm kaybolmadan değiştirilebilir. Belgelerin kalıcı olarak arşivlenip arşivlenmeyeceğine ve hangi belgelerin arşivleneceğine, geçerli kurallara göre karar verilir. Böylece artık ihtiyaç duyulmayan çalışma sürümlerinin ve arşivlenecek kadar önemli olmayan belgelerin uzun süreli olarak kaydedilmesi önlenir.

Uzun süre güvenli saklama için sertifikalı revizyon güvenliği

Doxis4, elektronik arşiv olarak yapılandırılmış ve yapılandırılmamış bilgilerin uzun süreli güvenliğini sağlar. Akıllı bir yetki konsepti, değişken saklama kurallı Information Lifecycle Management (ILM), WORM tabanlı depolama ve dijital imzalar ile bilgilerin ekonomik, revizyon bakımından güvenli ve kanunlar uyarınca saklanmasını sağlar. Gelişmiş bir bellek sanallaştırması, piyasada standart ürünler sunan tüm üreticilerin birçok farklı bellek sisteminin, çeşitli Cloud çözümleri de dahil olmak üzere bağlanmasını, aynı anda kullanılmasını ve her zaman değiştirilmesini sağlar. Doxis4 ile bunun yanı sıra gayretli orta ölçekli şirketlerden dünya çapında faaliyet gösteren büyük şirketler gruplarına kadar olmak üzere gereksinimlere uyarlanmış bir şekilde tüm dağıtım ve çoğaltma senaryoları gerçekleştirilebilir. Doxis4, birçok farklı arşivleme çözümünü hayata geçirmek için çok sayıda uygulama durumu için özel arabirimler ve giriş servisleri sunar, örneğin SAP verileri, MS SharePoint, MS Exchange, IBM Lotus Domino vs. için.

Doxis4Content Repository, böylelikle elektronik arşivlemeden çok daha fazlasıdır, verimli belge yönetimi için bir bilgi havuzudur.

Doxis4 ile elektronik arşivleme hakkında daha fazla bilgi alın

Avantajınız

  • Bilgilere saniyeler içerisinde ve bulunulan yerden bağımsız erişim
  • Geçerli Compliance yönetmeliklerine göre güvenli saklama imkanı
  • Tüm iş akışlarının protokol haline getirilmesi sayesinde eksiksiz takip edebilirlik
  • Bellek sanallaştırması ile en üst düzeyde esneklik ve uzun süreli yatırım güvenliği

Doxis4 mimarisi bağlamında arşivleme

Entegre edilmiş ECM platformu Doxis4 temelinde elektronik arşivleme

Tüm bilgiler için tek bir Content Repository

Şirketler, birçok farklı kaynaktan ve farklı biçimlerde belgelere ve verilere erişebilir. Bunlar birçok farklı uygulamada (ERP, CRM, HR, Mail, Office vs.) oluşturulur ve belgeler arşivlenmiş olsa da burada referanslanabilir bir halde kalmalıdır. Belge işleri, tüm şirket alanlarını kapsamaktadır. Çalışanlar, iş süreçleri çerçevesinde bölümler ve merkezler arasu bir şekilde belgelerle çalışabilmelidir. Ayrıca kanunlar, uyumluluk ve garanti gereksinimleri nedeniyle birçok belge, uzun süreli bir şekilde saklanmalıdır. Tüm bu görevleri yerine getirmek için Doxis4, elektronik arşivlemeyi ve uzun süreli saklamayı da kapsayan, şirket genelinde kullanılabilen bir Content Repository sunmaktadır.

Doxis4, dağıtılmış, uygulamaya bağlı bilgi saklama biçimi yerine bilgileri güvenli bir şekilde konu ve işlemlere göre saklama imkanı sunmaktadır. Arşivleme, daha önce belirtilen avantajların yanı sıra çeşitli uygulamaların veri yükünü hafifleterek performansı garanti eder. Ayrıca nadiren ihtiyaç duyulan bilgilere daha uygun depolama ortamlarına aktararak maliyetleri düşürür. Kullanıcı bunun farkına varmaz; hala tüm bilgiler, ilgili ortamda doğrudan mevcuttur.

Belge arşivlemesi

Doxis4 ve müşteri istemcileri üzerinden ve doğrudan MS Office ve Sharepoint'tan kaydetme imkanı. Ablösung von Fileverzeichnissen. Otomatik içe aktarma/büyük belge miktarlarını dizinleme.

E-posta arşivlemesi

Mevcut Groupware'e entegre edilmiş manüel ve otomatik e-posta arşivlemesi: Exchange/ Outlook, Lotus Domino/Notes.

Dosya sistemi arşivlemesi

Manüel, idari veya kurallara göre dosya öznitelikleri temelinde Windows dosya sunucularından ve başka sistemlerden dosya arşivlemesi.

Veri arşivlemesi

Tüm SAP modüllerinden veri tabanını yeniden düzenleyerek SAP verileri arşivlemesi, SAP veri tabanının büyüklüğünü ve büyümesini azaltır.

SAP arşivlemesi

Belge öznitelikleri de dahil olmak üzere SAP belgelerinin revizyon bakımından güvenli ve kanunlar uyarınca arşivlemesi.

Microsoft SharePoint arşivlemesi

Doğrudan Microsoft SharePoint'tan manüel kaydetme ve SharePoint içeriklerinin kurallara dayanan, otomatik ve revizyon bakımından güvenli arşivlemesi.

Beceriler & Güçlü yanlar

  • Elektronik üniversal arşiv

    Doxis4 arşivleri, dijital biçimde mevcut olan veya dijital bir biçime dönüştürülebilen her türlü bilgi nesnesini güvenli bir şekilde yönetir ve saklar – Belgeler, e-postalar, resimler, multimedya nesneleri, veriler ve çok daha fazlası. Önemli oldukları için saklanması gereken veya yasal zorunluluk nedeniyle saklanması gereken iş evraklarından her zaman orijinal belgenin yanı sıra uzun süre boyunca güvende olan modeller (Renditions) TIFF, PDF, PDF/A-1 veya PDF/A-2 olarak kaydedilebilir ve WORM bellekleri adı verilen değiştirilemeyen depolama ortamlarına depolanabilir. Yasal ve firma içi yönetmeliklere göre saklama kurallarının ve silme sürelerinin otomatik ve hassas ayarlanabilir yönetimi, bir yandan önemli belgelerin gereken şekilde korunmasını, diğer yandan da depolama kapasitelerinin tekrar boşalmasını sağlar. Mevcut bellek sistemlerinin ekonomik bir şekilde kullanılmasına, yinelenenleri kaldırma işlevi (Single-Instancing) ve Information Lifecycle Management (ILM) katkıda bulunmaktadır. Yinelenenleri kaldırma işlevi, aynı olan içeriklerin "fiziksel" olarak arşive sadece bir kere kaydedilmesini sağlayarak yedeklilik olmasını önler ve Information Lifecycle Management (ILM) da tüm belge kullanım ömrünü denetler ve bu esnada en uygun maliyetli bellek sistemlerinin kullanılması ile üst düzeyde kullanabilirlik sunar.

  • Sertifikalı revizyon güvenliği

    Dünya çapında tanınan denetim şirketi Deloitte & Touche Doxis4 iECM-Suite için IDW PS 880 sertifikasını verdi. Buna göre elektronik arşivleme, kurallara uygun, DV tabanlı muhasebe sistemlerinin esasları (GoBS) ve AO, HGB ve GDPdU uyarınca revizyon bakımından güvenli bir şekilde gerçekleştirilir. WORM temelinde yazılım tabanlı yazma koruması ("Write Once Read Multiple") sabit disklerde kayıtlı olan verilerin daha sonra değiştirilmesini veya silinmesini önler. Sertifikalı revizyon güvenliği ile titiz işlem dokümantasyonu, esnek saklama süreleri, değişiklikleri takip edebilirlik ve dijital imzalar, kanunlara uyumun ve saklama yükümlülüğü olan ve saklanması gereken önemli belgelerin uzun süreli korumasının temelini oluşturur.

  • Bilgileri bulma ve bulunulan yerden bağımsız erişim

    Bilgilerin güvenli bir şekilde saklanması, sadece birinci adımdır. Bilgiler ile günlük işler için bu bilgilerin hızlı bir şekilde bulunması belirleyicidir. Bunun temelini belge, işlem ve dosya başına olmak üzere otomatik olarak oluşturulan (örn. SAP gibi üçüncü sistemlerden de), ancak aynı zamanda da manüel olarak ekleme yapılabilen, serbest tanımlanabilir dizin kriterleridir (meta veriler). Meta verilerin (SQL veri tabanı) ve belge içeriklerinin (bellek sistemi) birbirinden ayrı olarak yönetilmesi, çok fazla sayıda mevcut belge olduğunda da hızlı bir kullanılabilirlik sunar. Doxis4 buna ilave olarak içeriklerin tamamını dizinler ve akıllı bir ilişkili tam metin araması üzerinden mevcut olan bilgilerin tamamından yararlanır. Doxis4 arşivleri oldukça esnek bir şekilde kullanılabilir: Gerektiğinde belgeleri, ERP, CRM, HR vs. gibi lider sistemlerin belge düzenlemesi ve işlemesi bağlamında sunarlar. Bunun dışında erişim, Doxis4 istemcilerinden biri üzerinden (Windows, Web, mobil) veya İntranet portallarında, SharePoint'te vs. portlet'ler üzerinden gerçekleştirilir.

  • Erişim koruması ve takip edebilirlik

    Arşivlenen iş evraklarının güvenliğinin temelini kişisel kullanıcı yetkilendirmesi ve kimlik doğrulamasının yanı sıra istemci-sunucu iletişiminin SSL şifrelemesi oluşturur. Tek tek verilen yetkiler, şirket için önemli veya gizli bilgilere farklılaştırılmış erişim kontrolü sağlar ve bu şekilde bu bilgilerin izinsiz şekilde başkalarına verilmesini önler. Ajanlara karşı da korunmak için arşivleme, şifrelenmiş bir şekilde de gerçekleştirilebilir. Doxis4'e entegre edilmiş olan Audit Trail (Denetim Kılavuzu) fonksiyonu ile istenmeyen bir durum olduğunda, kimin ne zaman hangi belgeleri, işlemleri ve dosyaları görüntülediği ve değişiklikler yaptığı takip edilebilir.

  • Bellek sanallaştırma ve çoğaltma

    Doxis4, piyasada standart olarak bulunan tüm bellek sistemlerini destekler, örn. NetApp SnapLock, EMC VNX FLR,Centera ve ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 safeLock ve çok daha fazlası ve bu sistemleri, bellek sanallaştırma yoluyla kapsamlı, "sanal" bir bellek sistemi oluşturacak şekilde bir araya getirebilir. Bellek sanallaştırma işlemi, şirketleri daha esnek bir hale getirir: Uzun süreli verileri kaydetmek için uygun maliyetli depolama ortamları ve sık sık erişilen verileri kaydetmek için oldukça hızlı olan ortamlar kullanılabilir. Bellek sistemleri alanında gelişmelerin çok hızlı ilerlemesi açısından da bellek sanallaştırma doğru çözümdür: Şirketler, eski sistemlere hemen veda etmeden aralarında Cloud belleklerin de bulunduğu yeni teknolojilerinden yararlanır ve yatırımlar güvende kalır. Dağıtılmış yerlerde, yüksek performanslı akıllı çoğaltma mekanizmaları, bellek sistemlerinin hızlı bir şekilde kullanılabilir olmasını ve kapasitelerinin verimli bir şekilde kullanılmasını sağlar.

  • Müvekkil uyumu

    Şirketler grupları ve hukuki açıdan çok sayıda bağımsız birim barındıran orta ölçekli şirketler için Doxis4 arşivlemesinin müvekkil uyumu vazgeçilmezdir: Birden fazla kuruluş veya müvekkil, belgeleri ve verileri aynı anda revizyon bakımından güvenli ve birbirinden ayrı bir şekilde saklayabilmektedir. Müvekkiller arasında geçiş sadece yeniden kullanıcı yetkilendirmesi veya kimlik doğrulaması üzerinden mümkündür veya müvekkil ayrımı yetki konsepti ve ayrı veri yönetimi (veri tabanı ve depolama ortamları) üzerinden tanımlanmalıdır. Doxis4 bu şekilde verilerin ayrı bir şekilde yönetilmesini sağlar ve aynı zamanda kanuni olarak öngörüldüğü gibi karşılıklı veri erişimini engeller.

  • Elektronik imzalar

    Ehliyetli bir elektronik imza olmadan elektronik belgeler resmi belge olarak kabul edilmez. İmzalar bunun yanı sıra sahteciliğe karşı koruma sağlar ve belge sahibinin kesin olarak tespit edilmesini (doğruluk) sağlar. Doxis4, taramadan revizyon bakımından güvenli arşivlemeye kadar olmak üzere elektronik imzaların kullanımını destekler. İmzalar, Doxis4 ile tek tek veya toplu halde oluşturulabilir, kontrol edilebilir ve arşivlenebilir. Doxis4 belge başına birden fazla elektronik imzayı sorunsuz bir şekilde yönetir.

Information Lifecycle Management (ILM)

ILM, tüm kullanım ömrü boyunca bir şirketin bilgilerinin yönetimi için süreçleri ve teknolojileri bir araya getirir. Verilerin ve belgelerin, iş sürecinde doğru zamanda mevcut olmasını ve aynı anda güvenli bir şekilde en uygun depolama ortamında kayıtlı olmasını sağlar ve bu esnada hız, maliyet ve yasal düzenleme unsurlarını dikkate alır.

Belge kullanım ömrü

  • Tüm kullanım ömrü boyunca yapılandırılmış ve yapılandırılmamış bilgilerin yönetimi
  • Belgeleri ve verileri ilgili en uygun depolama ortamına otomatik depolama
  • Akıllı önbelleğe alma mekanizmaları
PVS Büdingen

PVS Büdingen'de Doxis4 iECM-Suite'dan arşiv, DMS, e-dosyalar, posta kutuları, iş akışı, Capture ve SmartOfficePlus uygulamaları kullanılmaktadır.

devamını oku »
Göttingen Belediyesi

Göttingen Belediyesi, eGovernment'a geçiş yaptı ve SER'in desteği ile ilk organizasyon birimlerinde elektronik dosya yönetimini uygulamaya aldı.

devamını oku »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

LWL, bölümler arası bir şekilde SER tarafından sunulan entegre edilmiş ECM'ye güvenmektedir. Elektronik dosyalar, arşivleme, fatura kontrolü ve KTQ el kitabı kullanılmaktadır.

devamını oku »
Stadtwerke Bielefeld

Tek tip, yapılandırılmış dosya kaydı, her zaman erişim ve istenen süreç iyileştirmelerinin temeli olarak Doxis4'e dayanan elektronik inşaat dosyası (EBA) uygulamaya alındı.

devamını oku »
Westfalen Gruppe

Westfalen Gruppe şirket genelinde kullanılan ECM platformu olarak Doxis güvenmektedir. Son 15 yılda SER sistemi sürekli olarak geliştirilmiştir ve yaklaşık tüm departmanlar ve şirket alanları Doxis4 ile çalışmaktadır.

devamını oku »
BAUHAUS AG

BAUHAUS AG, 2007 yılında elektronik hukuk dosyasını hukuk bölümünde uygulamaya aldı. Avukat bürosu yönetim sistemi bugün Doxis4 temelinde hukuk bölümü içerisindeki iletişim akışının tamamını kontrol etmektedir.

devamını oku »
DER Touristik

Şirketler grubu, Doxis4 çözümü yardımıyla her yıl yarım milyondan fazla gelen faturayı otomatik bir şekilde işlemekte ve tüm fatura belgelerini revizyon bakımından güvenli bir şekilde SER arşivine arşivlemektedir.

devamını oku »
Eissmann Group Automotive

Eissmann Gruppe, şirket genelinde SER'in Doxis4 iECM-Suite ürününü kullanmayı tercih etti.

devamını oku »
LBS

LBS'nin Doxis4 sisteminde bugün şimdiden 43 milyon belge bulunmaktadır. 300 LBS çalışanı, örneğin yapı tasarruf dosyası, kredi dosyası, hukuk dosyası gibi elektronik dosyalarla çalışmaktadır.

devamını oku »
EDEKA Nord

EDEKA Nord, belgeleri hızlı ve sorunsuz bir şekilde kağıt olmadan kullanıma sunmak amacıyla piyasalarındaki planları, kabulleri, sözleşmeleri, cari hesapları vs. elektronik nesne dosyalarında yönetmektedir.

devamını oku »
DHL Express

DHL, 2010 yılından beri HP ortağı ile dünya çapında en büyük ticari belge arşivlerinden birini oluşturmak için Doxis4 temelinde tek tip olan, şirket genelinde kullanılan bir DMS çözümü kullanmaktadır.

devamını oku »
Randstad Almanya

Almanya'da lider personel hizmeti sağlayıcısı Randstad, SAP Folder Mana­ge­ment sisteminden 27 milyondan fazla personel belgesini arşivlemek için Doxis4 arşivini uygulamaya aldı.

devamını oku »

Doxis4 ile elektronik arşivlemeye genel bakış

Content Repository

  • Belgeleri (NCI ve CI belgeleri), verileri, e-postaları, görüntüleri, multimedya nesnelerini ve çok daha fazlasını arşivler.
  • İlişkisel veri tabanında tek tip meta veri yönetimi
  • Mevcut olan tüm verilerde çok yönlü araştırma seçenekleri
  • Kapsamlı saklama ve silme süreleri yönetimi
  • Fiziksel bellekleri sanallaştırma

Enterprise-ready

  • Şirket genelinde uygulamalara kadar olmak üzere yüksek düzeyde ölçeklendirilebilir
  • İş hacmi ve erişim hızlarına yönelik yüksek taleplerde de yüksek performanslı
  • Dağıtılmış yerlerde de azami düzeyde kullanabilirlik için çoğaltma modülü
  • Çoklu müvekkil uyumlu

Uyumluluk/Güvenlik

  • Sertifikalı revizyon bakımından güvenli arşivleme (IDW PS 880)
  • WORM temelinde yazılım tabanlı yazma koruması
  • Sunucu tarafında bilgi nesneleri şifrelemesi
  • Güvenli istemci-sunucu iletişimi (SSL tabanlı)

Arabirimler

  • Piyasada standart olarak bulunan tüm bellek sistemleri desteklenir: örn. NetApp SnapLock, EMC VNX FLR,Centera ve ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 SafeLock ve çok daha fazlası.
  • Standart ERP, HR ve CRM sistemlerine üniversal arabirimler
  • SAP'a sertifikalı arabirimler (ArchiveLink/HTTP Content Server, BC-ILM 3.0)

Yönetim

  • Platformlar arası uygulama ve veri yönetimi
  • Grafiksel kullanıcı arabirimi üzerinden yönetim (Web tabanlı)
Kayıtlı kullanıcılar için özel +Content
Compliance Storage çözümleri: Güvenli ve sertifikalı! - Doxis4 safeLock
Bilgi Sayfası

Compliance Storage çözümleri: Güvenli ve sertifikalı! - Doxis4 safeLock

Bilgi Sayfası »
Contact