www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Ticari belgeleri
doğru ve revizyon bakımından güvenli bir şekilde arşivleyin

Doxis4 ile belge arşivlemesi

Kurallara uygun muhasebenin esaslarından birisi "Belge olmadan kayıt yapılmaz"dır. Kayıt belgesi, her kaydın başlangıç noktasıdır ve kaydın doğruluğunu kanıtlar. Şirket üzerinde finansal bir etkisi olan bir iş durumunu belgeler.

Ancak belgenin görevi, kayıttan sonra bitmez: Ticaret ve vergi hukuku uyarınca saklama yükümlülüğü vardır. Şirketler ve idareler, belgelerin yıllar sonra da bulunabilmesi ve okunabilmesi için gerekli önlemleri almalıdır. Gelen ve giden faturalar, muhasebe defterleri, dekontlar, bilanço listeleri, yazışmalar vs. ile muhasebe alanında her gün çok miktarda saklama yükümlülüğü olan belgelerle çalışılmaktadır ve bu belgeler Almanya ile İsviçre'de on yıla kadar ve Avusturya'da yedi yıla kadar değiştirilmeden, yani revizyon bakımından güvenli bir şekilde saklanmalıdır. Bu veriler ve belgeler, bunun yanı sıra talep üzerine vergi dairesine hemen ve bilgisayar tarafından okunabilen bir biçimde sunulmalıdır.

Ortam kesintileri olmadan tek tip arşiv altyapısı

Enterprise Content Management-Suite Doxis4 ile muhasebe alanında belgeleri arşivlemeye başlayabileceğiniz ve ardından kademeli bir şekilde tüm şirket alanlarına uygulayabileceğiniz, şirket genelinde kullanılabilen bir arşivleme çözümü sunulur. Böylelikle ortam kesintileri olmayan, istikrarlı bir şekilde iş yazılımlarına ve iş süreçlerine entegre edilebilir, tek tip bir arşiv altyapısı sunulur.

Doxis4 belge arşivlemesi ile ticari belgelerinizi, revizyon bakımından güvenli ve ekonomik bir şekilde vergi ve ticaret hukuku uyarınca belirtilen süreler boyunca saklayabilirsiniz. Belge arşivlemesi bunun yanı sıra belgelerin bir ekonomi ve işletme denetimi esnasında kolay ve hızlı bir şekilde tekrar bulunmasını ve uzun yıllar sonra da hala güvenilir bir şekilde okunabilmesini sağlar; bu, TIFF, PDF ve PDF/A gibi uzun süre güvenli olan dosya biçimleri ile mümkündür.

Düğmeye basarak her bir işlem için doğru belgeyi bulun

Belgeler düğmeye basarak doğrudan finansal muhasebe veya ERP sisteminden ya da isteğe bağlı olarak Doxis4 Viewer, ayrı bir Windows istemcisi, Web istemcisi veya mobil istemci ya da belgenin oluşturulduğu orijinal uygulamadan araştırılabilir ve görüntülenebilir. Her bir belge için gerekli olan meta veriler, finansal muhasebe, malzeme yönetimi ve ürün yönetimi sistemlerinden devralınabilir veya manüel olarak toplanabilir.

Doxis4 ile revizyon bakımından güvenli arşivleme

Sistem seçiminde, revizyon güvenliği kilit bir rol oynamaktadır: Yazma korumalı ve değiştirilemeyen bir bellek, revizyon bakımından güvenli protokol oluşturma, şifre korumalı erişim, saklama ve silme sürelerinin atanması, revizyon bakımından güvenli bir belge arşivinin en önemli performans özellikleri arasındadır. Doxis4 bunun için yazılım ve donanım tabanında, piyasada standart olarak bulunan WORM teknolojilerini ("Write Once Read Multiple") destekler. Kullanıcılar tarafından yapılan incelemeler, erişim izinleri üzerinden düzenlenebilir, değişiklikler ve erişimler de Doxis4 AuditTrail aracılığıyla belgelenir. Otomatik saklama ve silme süreleri, belgelerin kasıtlı olarak veya yanlışlıkla silinmesini önler.

Ekonomi ve işletme denetimleri çerçevesinde geçici çalışma alanları oluşturulabilir ve bunlar üzerinden dijital hale getirilmiş belgeler bir "Belge odasında" sunulabilir. Bu, kontrolleri hızlandırır ve kolaylaştırır!

Doxis4 ile belge arşivlemesi hakkında daha fazla bilgi alın

Avantajınız

  • Muhasebe alanında kullanılan tüm belgelerin IDW PS 880 sertifikalı, revizyon bakımından güvenli arşivlemesi (kağıt/dijital)
  • Her türlü finansal muhasebe, malzeme yönetimi ve ürün yönetimi sistemine entegrasyon (örn. SAP, MS Dynamics)
  • Ekonomi ve işletme denetmenleri için dijital belgelerin sunulması veya geçici çalışma alanlarının oluşturulması
  • Lückenlose Dokumentation der Geschäftsfall-Historie

Erken ve geç tarama/toplama

Doxis4, esnek bir şekilde muhasebe alanında uygulanan tipik toplama ve arşivleme senaryolarını destekler:

Erken tarama/toplama

"Erken tarama/toplama" işlevinde tüm belgeler, gelen kutusuna düştükten hemen sonra taranır, yetkili kişilere elektronik olarak gönderilir ve orijinal belgeler arşivlenir. İdeal durumda, işlemlerin tamamı dijital bir şekilde gerçekleşir. Bu uygulama şekli, süreçleri hızlandırır. Gelen fatura işlemleri otomatik olarak gerçekleştirildiğinde, işler daha da kolaylaşır. Doxis4 InvoiceMaster ile faturalar (arka plan) kaydı ile oluşturulabilir, kontrol edilebilir ve otomatik bir şekilde işlenebilir.

Geç tarama/toplama

"Geç tarama/toplama" durumunda gelen, kağıt belgeler öncelikle bilinen şekilde dahili posta dağıtımı üzerinden dağıtılır. Ardından belgeler toplanır ve en son taranır. Bu işlemde revizyon bakımından güvenli arşivleme, sürecin sonunda yapılır. Ardından tüm belgeler, dijital olarak erişime sunulur. İş süreçleri optimizasyonu, bu işlemde ön planda değildir. 

Test edilmiş güvenlik

Dünya çapında tanınan denetim şirketi Deloitte & Touche SER'in Doxis4 Enterprise Content Management yazılımına IDW PS 880 sertifikasını verdi. Böylece SER müşterilerine elektronik arşivlemenin kurallara uygun DV tabanlı muhasebe sistemleri (GoBS) esasları ve AO, HGB ve GDPdU uyarınca revizyon bakımından güvenli olduğuna dair test edilen güvenlik sunulmaktadır.

Yıllık denetmenler, kontrol edilen şirketin faturalama ile ilgili IT sistemlerini yıl sonu denetimlerinde değerlendirmekle yükümlüdür. IDW PS 880 test standardına göre sertifika verilen bir arşiv yazılımı, test edilmiş revizyon güvenliği sunar.

Denetim şirketi Deloitte & Touche tarafından kontrol, Instituts der Wirtschaftsprüfer'in (IDW) (Denetmenler Enstitüsü) katı standartları uyarınca gerçekleştirilmiştir. Doxis4 iECM-Software-Suite'un yanı sıra yazılım geliştirme süreçleri de kontrol edilmiştir.

Deloitte & Touche tarafından hazırlanan bilirkişi raporuna göre kontrol edilen yazılım ürünü Doxis4, nizamına uygun kullanıldığında, faturalama ile ilgili belgelerin ve verilerin kurallara uygun muhasebe işlemleri esaslarına göre yönetilmesini ve saklanmasını mümkün kılmaktadır. Doxis4, bu sertifika ile elektronik arşiv sistemleri arasında öncüdür.

IDW PS 880: Yazılım ürünlerinin kontrolü

"Yazılım ürünlerinin kontrolü (IDW PS 880)" IDW test standardının gözden geçirilmesi ve 11.03.2010 tarihinde Fachausschuss für Informationstechnologie (FAIT) (Bilgi Teknolojileri için Uzman Komite) tarafından yeniden yayınlanmasıyla bilgi teknolojisi kullanımında sistem kontrolleri sistemini izleyen test yöntemi, modernleştirilmiştir ve ISAE 3000'in kriterler yaklaşımı "Assurance Engagements Other than Audits or Reviews of Historical Financial Information" dikkate alınmıştır. IDW RS FAIT 1, §§ 238, 239 ve 257 HGB uyarınca olan, IT tabanlı sistemler aracılığıyla ticari defterlerin yönetimine yönelik gereklilikleri oluşturmaktadır. IDW RS FAIT 3, elektronik arşivleme yöntemleri kullanımında kurallara uygun muhasebe işlemlerinin esaslarını (GoB) tanımlar. Ticari hukuk uyarınca saklama yükümlülüklerini yerine getirmek için arşivleme sistemlerine yönelik talepleri açıklamaktadır.

Doxis4 iECM-Suite'un IDW PS 880 sertifikası hakkında daha fazla bilgi alın

Beceriler & Güçlü yanlar

  • Muhasebe ve finans alanları için ERP entegrasyonu

    Doxis4, belge arşivlemesi çerçevesinde elektronik yolla girmiş olsun veya dijital hale getirilmiş olsun, arşivlenen tüm ticari belgeleri, muhasebe ve finans alanında kullanılan ERP veya FiBu sistemlerindeki ilgili işlemlere bağlar. Böylece orijinal belgeler veya uzun süre okunabilir PDF/A veya TIFF suretleri gerektiğinde tek bir düğmeye basarak ilgili işlemin bağlamında kullanıma sunulur. Doxis4 belge arşivinin ilgili sisteme en iyi şekilde entegre edilebilmesi için temeli, bir üniversal ERP arabirimi veya sertifikalı SAP arabirimleri oluşturmaktadır.

  • Belgeleri tekrar bulma

    Her belge, uygun bir zamanda tekrar bulunabilmeli ve çoğaltılabilmelidir. Revizyon bakımından güvenli arşivlemenin temel bir talebi budur (ayrıca bkz. VOI'nin 10 temel kuralı). Doxis4 bunun için bir dizin ve tam metin araması sunar ve bunlar ayrıca kombine edilebilir. Dizin araması, belgelerin, işlemlerin ve dosyaların dizin kriterlerini (meta veriler) kapsamaktadır. Dizin değerleri serbest bir şekilde tanımlanabilir ve finansal muhasebe, malzeme yönetimi vs. alanında kullanılan ERP sistemlerinden otomatik olarak devralınabilir. Bunlara gerekirse manüel olarak da ekleme yapılabilir. Belgelere erişim, doğrudan finansal muhasebe veya malzeme yönetimi alanından, alternatif olarak Doxis4 istemcilerinden (Windows, Web, mobil) biri üzerinden mümkündür.

  • Kayıtlı belgelerin ve verilerin değiştirilemezliği

    WORM ("Write Once Read Multiple"), yanlışlıkla silme, üzerine yazma ve değiştirmenin önlenebildiği kalıcı tedbirler sunar. Kullanılan bellek sistemleri, sadece okuma erişimine izin verir. Doxis4, piyasada standart olarak bulunan yazılım ve donanım tabanlı WORM teknolojilerini destekler ve bu şekilde kayıtlı verilerin sonradan değiştirilmesini veya (yanlışlıkla) silinmesini önler. Orijinal belgenin yanı sıra uzun süre boyunca güvende olan modeller (Renditions) TIFF, PDF veya PDF/A olarak kaydedilir ve böylece erişim ve okunabilirlik uzun süreliğine güvence altına alınır.

  • Revizyon bakımından güvenli dokümantasyon

    Doxis4'e entegre edilmiş olan Audit Trail fonksiyonu, tüm işlem adımlarının eksiksiz bir şekilde takip edilmesini sağlar. Bu şekilde örneğin bir ekonomi veya işletme denetiminde kimin ne zaman hangi belgeleri, işlemleri ve dosyaları görüntülediği ve değişiklikler yaptığı her zaman takip edilebilir. Protokol altına alınan tüm işlem adımları da en az belgelerin kendisi kadar revizyon bakımından güvenli bir şekilde arşivlenir. Bireysel yetkiler, Audit Trail'de kayıtlı olan bilgileri ayrıca yetkisiz kişiler tarafından erişime karşı korur ve böylece veri güvenliliğini sağlar.

  • Erişim koruması

    Arşivlenen belgelerin güvenliğinin temelini kişisel kullanıcı yetkilendirmesi ve kimlik doğrulamasının yanı sıra istemci-sunucu iletişiminin SSL şifrelemesi oluşturur. Doxis4'teki kapsamlı yetki konsepti, kullanıcı, grup ve bölüm düzeyinde olmak üzere belgelere, işlemlere ve dosyalara farklılaştırılmış erişim kontrolü sağlar. Bünyesinde birden fazla bağımsız birim barındıran büyük şirketlerde veya kuruluşlarda, bağımsız müvekkillerde tamamıyla ayrı saklamak mümkündür. Ekonomi ve işletme denetimleri çerçevesinde geçici çalışma alanları oluşturulabilir ve bunlar üzerinden dijital hale getirilmiş belgeler sunulabilir. Dıştan ajanlara karşı da korunmak için arşivleme, şifrelenmiş bir şekilde de gerçekleştirilebilir.

  • Saklama sürelerinin yönetimi

    Doxis4'te saklama kurallarının ve silme sürelerinin otomatik yönetimi, belgelerin yanlışlıkla veya kasıtlı olarak silinmesini önler. Belgelerin çok uzun süreler boyunca korunan, kalıcı okunabilirliği, revizyon bakımından güvenli bir uzun süreli biçime (PDF, PDF/A ve TIFF) dönüştürme imkanı sunar. Doxis4, önemli belge ve verileri güvenli bir şekilde saklamanın yanı sıra WORM belleği bu fonksiyonu destekliyorsa, artık ihtiyaç duyulmayan belgelerin ve verilerin otomatik olarak silinmesiyle depolama kapasitelerinin tekrar boşalmasını sağlar.

Doxis4 SAP belge arşivlemesi

Finansal muhasebe, malzeme yönetimi, kontrol, insan kaynakları vs. alanlarında SAP tarafından sunulan, piyasada lider ERP yazılımından yararlanan şirketler için Doxis4, başka görevlerin yanı sıra SAP belgelerini (SAP gelen belgeler (NCI), SAP giden belgeler (CI) ve baskı listeleri) revizyon bakımından güvenli bir şekilde arşivlemek için ideal ilave bileşendir. SAP bağlamında da belgelerin uzun süre güvenli bir dosya biçimine (PDF/A ve TIFF gibi) dönüştürülmesi, tüm belgelerin öngörülen saklama süresi boyunca her zaman mevcut ve okunabilir durumda olmasını sağlar. Tüm belgelerin (örn. taranan kağıt evraklar, SAP belgeleri ve diğer uygulamalardan belgeler), ilgili SAP işlemlerine bağlanması sayesinde belgeleri doğrudan SAP'tan araştırmak, açmak ve görüntülemek mümkündür. Doxis4, SAP'ta da arşivleme senaryolarını en başından en sonuna kadar bilgi toplama işlemleri için esnek bir yerine getirir.

Doxis4, SAP bağlamında belge arşivlemesinin yanı sıra SAP verilerini arşivlemek için de kullanılabilir; bu sayede SAP veri tabanının yükü hafifletilir ve böylece sistem performansı korunur. Doxis4 iECM-Suite bunun yanı sıra elektronik dosyalarla, SAP ek listesine düzenli bir yapı kazandırır ve şirkette SAP kullanmayan kullanıcıları da dahil ederek fatura kontrol süreçlerini destekler.

Doxis4 ile SAP entegrasyonu hakkında daha fazla bilgi alın

Daha büyük düşünün – belge arşivlemesi sadece başlangıç

Şirketler ve kamu kuruluşları sık sık farklı şirket bölümleri, farklı görevler ve e-posta ile Office belgeleri gibi farklı belge tipleri için birden fazla arşivleme sistemi temin etme hatasını yapmaktadır. Bu nedenle arşivleme altyapısının karmaşıklığı ve temin etme, bakım ve yönetim için maliyetler artar. Bunun sonucunda ilave ortam kesintileri ve tutarsız iş süreçleri meydana gelir.

Enterprise Content Management-Suite Doxis4 gibi şirket genelinde bir arşivleme çözümü, daha iyi bir alternatif sunar. Çözüm, sizin istekleriniz doğrultusunda uyarlanır. İster tek tek arşivleme bölümleri ile başlayın ve ardından bunları kademeli bir şekilde genişletin, ister doğrudan şirket genelinde bir arşivleme yapın: Doxis4 ile ortam kesintileri olmayan, istikrarlı bir şekilde iş yazılımlarına ve iş süreçlerine entegre edilebilir, tek tip bir arşiv altyapısı sunulur.

Doxis4 ile elektronik arşivleme hakkında daha fazla bilgi alın

Revizyon güvenliği

Revizyon güvenliği kavramı, elektronik arşiv sistemleri için revizyon bakımından güvenli arşivleme için kullanılır. Ekonomik açıdan revizyonun anlamını taşıyan kavram, saklama yükümlülüğü olan veya saklanması gereken önemli bilgiler ve belgeler için geçerlidir.

Elektronik arşivleme alanında revizyon güvenliği ise teknik bileşenlerin yanı sıra komple çözüm için de geçerlidir. Revizyon güvenliği güvenli iş akışlarını, kullanıcı şirketin organizasyonunu, kurallara uygun kullanımı, güvenli işletimi ve işlem dokümantasyonunda belgelemeyi kapsamaktadır. Revizyon bakımından güvenli arşiv sistemlerinin temel özelliği, bilgilerin tekrar bulunabilir, takip edilebilir, değiştirilemez ve sahtekarlığa karşı korumalı bir şekilde arşivlenmesidir. Revizyon bakımından güvenli arşivleme, bilgi sistemlerinin uyumluluğu için ayrılmaz bir unsurdur. 

(Kaynak: Wikipedia)

Yedekleme - arşivleme karşılaştırması

Arşivleme ve yedekleme kavramları, yanlış olmasına rağmen sık sık eşanlamlı sözcükler olarak kullanılmaktadır.
Ancak bu iki kavram arasında temel farklar vardır (Kaynak: Wikipedia):

Yedekleme

Veri yedeklemesi (İngilizce backup), verilerin, veri kaybı durumunda geri kopyalanabilmeleri için kopyalanmasıdır. Depolama ortamında kayıtlı olan veriler, yedekleme kopyası olarak tanımlanır. Orijinal verilerin bir yedekleme kopyasından geri yüklenmesine veri kurtarma, veri geri yükleme veya (İngilizce) Restore denir. Bu veri yedekleme biçimi, örneğin veri tabanları ve dosya dizinleri için kullanılır ve Doxis4 iECM meta veri tabanını yedeklemek için ek olarak da kullanılır.

Arşivleme

Elektronik arşivleme, Enterprise Content Management çerçevesinde bilgilerin değiştirilemeyecek şekilde uzun süreli saklanmasıdır. Elektronik arşivleme için normalde özel arşiv sistemleri kullanılır. Elektronik arşivleme kavramı, bir Enterprise Content Management sisteminin farklı bileşenlerini kapsar ve bunlar Anglo-Amerikan dil kullanımında ayrı bir şekilde "Records Management", "Storage" ve "Preservation" olarak tanımlanır. Elektronik arşivleme, şirket için önemli olan verileri ve belgeleri güvenceye almak ve uzun süreli depolamak için kullanılır.

Doxis4 belge arşivlemesine genel bakış

Belgelerin elektronik arşivlemesi

  • Belgeleri (NCI ve CI belgeleri) ve verileri arşivler
  • FiBu ve ERP sistemlerinden otomatik devralmalı, serbest tanımlanabilir dizin kriterleri, istendiğinde manüel olarak genişletilebilir
  • Tüm belgelerin tam metin dizinlemesi
  • İlişkisel veri tabanında tek tip meta veri yönetimi
  • Mevcut olan tüm verilerde çok yönlü araştırma seçenekleri
  • Kapsamlı saklama ve silme süreleri yönetimi
  • Fiziksel bellekleri sanallaştırma

Uyumluluk/veri güvenliği

  • Sertifikalı revizyon bakımından güvenli arşivleme (IDW PS 880)
  • PDF/A ve/veya TIFF olarak uzun süreli bir depolama biçiminde kayıt
  • WORM temelinde yazılım tabanlı yazma koruması
  • Sunucu tarafında bilgi nesneleri şifrelemesi
  • Güvenli istemci-sunucu iletişimi (SSL tabanlı)

Arabirimler

  • Piyasada standart olarak bulunan tüm bellek sistemleri desteklenir: örn. NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera ve ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 SafeLock ve çok daha fazlası.
  • Standart ERP ve FiBu sistemlerine üniversal arabirimler
  • SAP'a sertifikalı arabirimler (ArchiveLink/HTTP Content Server, BC-ILM 3.0)
Kayıtlı kullanıcılar için özel +Content
Compliance Storage çözümleri: Güvenli ve sertifikalı! - Doxis4 safeLock
Bilgi Sayfası

Compliance Storage çözümleri: Güvenli ve sertifikalı! - Doxis4 safeLock

Bilgi Sayfası »
Contact