www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Dosya sistemi arşivlemesi –
Otomatik arşivleme sayesinde içerik kontrolü

Doxis4 ile dosya sistemi arşivlemesi

Birçok dezavantajı da olmasına rağmen dosya sistemleri (İngilizce filesystem), belgeleri ve verileri şirketlerdeki dosya sunucularına kaydetmek için sık sık kullanılan bir yöntemdir. Veri miktarları çok fazladır, sürekli olarak artmaktadır ve çoğu zaman Petabayt büyüklüğüne kadar ulaşmaktadır. Çalışanlar ve çalışma grupları burada belgelerini çoğu zaman anlaşılması kolay olmayan, çok fazla dalları olan dosya dizinlerinde yönetir. Özellikle dizin yapıları yetersiz yapılandırılmış olduğunda ve bunlara yönelik yeterince bakım yapılmadığında, dosyaları tekrar bulmak çok zordur.

Dev veri hacmi, yüksek maliyetli kayıt yerlerine mal olmaktadır. Sistemlerin yedeklemesi, bakımı ve yönetimi için değerli IT kaynaklarının yanı sıra çok fazla zaman ve yüksek maliyetler gereklidir. Veri miktarları ne kadar çoksa, gerekli olan kayıt yeri de o kadar büyük ve yedekleme süreleri de o kadar uzundur. Sistem performansı düştüğünden günlük arama işlemleri ve dosya erişimleri gerektiğinden daha uzun sürer ve bu da kullanıcının değerli çalışma zamanına mal olur.

Çoğu zaman kaçınılamayan bu kontrolsüz genişleme, dosya dizinlerini daha da fazla etkilemektedir. Çalışanlar, farklı sürümlerde veya kopyalar halinde belgeleri farklı yerlere kaydeder ve bu da kontrolsüz veri genişlemesi olarak tanımlanabilir. Bu şekilde kolay anlaşılırlık kaybolur, uyumluluk talepleri dikkate alınmaz, bilgi bağlamı eksiktir ve gerektiğinden daha fazla kayıt yeri boşa kullanılır. Bu koşullar altında saklama yükümlüğü olan ve saklanması gereken önemli belgeleri, revizyon bakımından güvenli bir şekilde kaydetmek mümkün değildir!

Kullanıcılar, arşivlenen belgeleri alışılmış şekilde kullanır

Doxis4 dosya sistemi arşivlemesi dosyaları, klasörleri, dizinleri (ve komple dosya sistemlerini) güvenli bir şekilde saklamak (revizyon bakımından güvenli arşivlemeye kadar) ve geri yüklemek için kapsamlı fonksiyonlar sunar. Hangi nesnelerin arşivleneceği, dosya öznitelikleri üzerinden veya manüel olarak belirlenebilir.

Arşivleme otomatik olarak gerçekleşir, zaman kontrollü bir şekilde arka planda uygulanabilir veya yapılandırılmış olan kurallar üzerinden kontrol edilir. Böylece uygun kurallar aracılığıyla "arşivlenecek" olan içerikler hedefli bir şekilde belirlenebilir. Ters şekilde daha önce arşivlenmiş ve çıkarılmış olan nesneler tamamıyla şeffaf bir biçimde sadece fareyle tıklayarak veya örneğin "Dosya aç" iletişim kutusu üzerinden açılabilir ve geri yüklenebilir.

Kullanıcı açısından bir dosyanın hala dosya sunucusunda olması veya Doxis4 Content Repository'den yüklenmesi fark etmez. Kullanıcı sadece değişen dosya simgesinden (CD) ilgili dosyanın arşivlendiğini görebilir. Kaydedilen ve arşivlenen dosyalar, normal bir şekilde açılabilir, gönderilebilir, başka belgelere entegre edilebilir veya bağlanabilir. Alternatif olarak, daha büyük dosya miktarları, uygun idari süreçler (İşler) üzerinden sistematik bir şekilde geri yüklenebilir.

Dosya sunucusu ve IT kaynaklarının yükü hafifletilir

Doxis4 ile dosya sistemi arşivlemesi, kullanılan dosya sunucularının yükünü hafifletir. Sadece dosya adı, öznitelikler ve bağlantı ile dosya setleri, dosya sunucusunda kalır. Bu hem bakım, hem de yedekleme ve kurtarma işlemlerini kolaylaştırır ve sürelerini önemli ölçüde kısaltır. Buna ilave olarak revizyon bakımından güvenli arşivlemenin temelini oluşturan düzenleyici talepler (Compliance) yerine getirilir.

Doxis4 dosya sistemi arşivlemesi hakkında daha fazla bilgi alın

Avantajınız

  • Dosya sunucularının/dosya sistemlerinin yükü hafifletilir
  • Single Instance arşivlemesi ile yedeklilik olması önlenir (data deduplication)
  • Daha kısa yedekleme ve
    kurtarma süreleri
  • Kurallara dayanan otomatik ve manüel arşivleme
  • Tam metin araştırması ile akıllı içerik araması mümkündür
  • Performans optimizasyonu
  • Sunucu, depolama ve yedekleme birleştirilir
  • Sertifikalı saklama ve arşivleme

Beceriler & Güçlü yanlar

  • Yönetim ve kurallar

    Doxis4 dosya sistemi arşivlemesinin temelini, arşivleme kurallarının esnek bir şekilde tanımlanabilmesi oluşturmaktadır. Burada şu geçerlidir: istisna olmayan bir kural yoktur. İstisnalar, bu özel durumlar için tamamen yeni kural tanımları gerekli olmadan tanımlanabilir. Arşivleme kurallarının kendisi de kuralların farklı yönlerini tanımlayan çeşitli alanlardan meydana gelmektedir. En önemli unsur, dosya sistemi arşivlemesinde hangi nesnelerin arşivleneceğini tanımlayan "Belge seçimi"dir, örneğin hangi klasörlerin arşivlemeye dahil edilmeyeceği. Diğer bir önemli unsur ise "Arşiv biçimi"dir. Burada örneğin bir tam metin alıntısının oluşturulup oluşturulmayacağı, sıkıştırmanın yapılıp yapılmayacağı vs. tanımlanır. Üçüncü önemli alan ise arşivlendikten veya geri yüklendikten sonra kaynak sisteminde bulunan nesneler ile ne yapılacağını belirleyen "Kayıt yeri yönetimi"dir. Kurallar üzerinden ayrıca kullanıcılara istemcilerde hangi manüel fonksiyonların sunulacağı belirlenebilir. Ayrıca, arşivleme kurallarının hangi zaman çerçevesinde uygulanacağı tanımlanır.

  • Arşivleme, bağlama ve silme

    Doxis4 dosya sistemi arşivlemesi aracılığıyla saklama, bağlama ve silme bakımından farklı senaryolar uygulamak mümkündür. Bir belge veya dosya, arşivlendikten sonra ilk başta hem başlangıç sisteminde hem de Doxis4'te saklanabilir. Bu örneğin başlangıç sistemindeki verilere hala sık sık erişiliyorsa mantıklıdır. Ancak daha nadir ihtiyaç duyulan belge ve verilerde, bunların başlangıç sisteminden kaldırılması ve Doxis4'te bulunan elemanlara olan bir referans ile değiştirilmesi daha verimlidir. Kısaltma veya kısmen silme olarak da adlandırılan bu işlem, dosya sistemi arşivlemesini, belirlenen kurallar uyarınca otomatik olarak ve normalde arşivlemeden hemen sonra gerçekleştirir. Örneğin çok eski olduklarından ve/veya saklama süresi sona erdiğinden belge ve verilere artık hiç ihtiyaç duyulmuyorsa, her iki sistemden de komple silinebilirler. Bu da tanımlanmış olan kurallara göre otomatik olarak gerçekleştirilir. Tanımlanmış olan kullanıcı gruplarında yer alan kullanıcılar, dosya sisteminde arşivlenmiş olan belgeleri manüel olarak da silebilir ve bu veri gizliliği kanunları açısından önemli olabilir.

  • Kullanıcı için şeffaflık

    Doxis4 dosya sistemi arşivlemesinin dosya sistemine entegrasyonunda kullanıcının dosya sistemini veya Windows Explorer'ı kullanırken yeni bir kullanım şekline alışmak zorunda olmaması büyük önem taşımaktadır. Veri kullanımı, kullanıcı açısından aynı kalır. Belgeler vs. açılabilir, gönderilebilir veya başka belgelere entegre edilebilir ya da bağlanabilir. Bu esnada Doxis4, örneğin arşivdeki verilere yönelik gereksinimler ve geri yükleme gibi gerekli olan görevleri üstlenir. Semboller, mevcut olan dosyanın arşivlendiğini veya silindiğini gösterir.

  • Dosya sistemi üzerinden arşivde arama

    Arşivlenen dosyalar ve özellikle Doxis4 dosya sistemi arşivlemesi tarafından dosya sisteminden silinen dosyalar, bir Plug-in (Eklenti) üzerinden dosya sisteminde aranabilir. Arama için belgenin dizin verileri kullanılır. Dizin verileri, örneğin dosya adı ve kayıt yerinden (klasör) oluşmaktadır. Arama sonuçları, kullanıcıya tablo biçiminde gösterilir ve kullanıcı bu tablodan istediği sonucu seçebilir. Bunun yanı sıra isteğe bağlı bir tam metin araması üzerinden dosyaların/belgelerin içeriği aranabilir. Ayrıca iki arama yöntemi kombine edilebilir.

  • Sertifikalı revizyon güvenliği

    Dünya çapında tanınan denetim şirketi Deloitte & Touche Doxis4 iECM-Suite için IDW PS 880 sertifikasını verdi. Buna göre elektronik arşivleme, kurallara uygun, DV tabanlı muhasebe sistemlerinin esasları (GoBS) ve AO, HGB ve GDPdU uyarınca revizyon bakımından güvenli bir şekilde gerçekleştirilir. WORM temelinde yazılım tabanlı yazma koruması ("Write Once Read Multiple") sabit disklerde kayıtlı olan verilerin daha sonra değiştirilmesini veya silinmesini önler. Sertifikalı revizyon güvenliği ile titiz işlem dokümantasyonu, esnek saklama süreleri, değişiklikleri takip edebilirlik ve dijital imzalar, kanunlara uyumun ve saklama yükümlülüğü olan ve saklanması gereken önemli belgelerin uzun süreli korumasının temelini oluşturur.

Elektronik arşivleme

Doxis4 Content Repository, tüm belge ve veriler için şirket genelinde kullanılabilen bir bilgi havuzudur. Birçok farklı kaynaktan (ERP, CRM, HR, Mail, Office vs.) ve farklı biçimlerde olan bilgileri uzun süreli arşivlemek veya geçici olarak saklamak ve işlemek için toplar, bu bilgileri bir araya getirir ve hem Doxis4 istemcileri üzerinden hem de ilgili uygulama ortamında bilinen fonksiyon kapsamı ile kullanıma sunar.

Üniversal Doxis4 arşivi hakkında daha fazla bilgi alın

Doxis4 Gateway Services

Doxis4 Gateway Services, Groupware sistemlerinden (MS Exchange/Outlook ve IBM Lotus Domino/Notes), bir SharePoint-Farm'dan veya dosya sunucularından alınan içerikleri, otomatik ve kurallara uygun bir şekilde arşivlemek için temeli oluşturur. Bu servisler, belirtilen sistemlerin yükünü hafifletir ve şirketlerdeki bilgi silolarını çözer. Servisler, e-postaların, dosya sistemlerinden dosyaların ve SharePoint sistemlerinden belgelerin kurallara göre ve manüel olarak arşivlenmesini sağlar.

Avantajınız

  • Aşağıdakiler için Gateway Services:
    • Microsoft Exchange/Outlook
    • IBM Lotus Domino/Notes
    • Dosya sunucuları/dosya sistemleri
    • Microsoft SharePoint
  • Manüel ve otomatik, kurallara göre arşivleme
  • Kaynak sistemden otomatik, kurallara göre silme ve kısmen silme

Doxis4 ile dosya sistemi arşivlemesine genel bakış

Dosya sistemi arşivlemesi

  • Arşivlenmiş dosyaların otomatik dizinlemesi
  • İdari ve manüel arşivleme için yapılandırılabilir kurallar
  • Dosya sistemine şeffaf entegrasyon
  • NTFS ve "non-NTFS" dosya sistemlerini destekler
  • Explorer/dosya sisteminde arama entegrasyonu

Yönetim

  • Tek tip, merkezi yönetim
  • İstenen sayıda üçüncü sistemin entegrasyonu
  • İstenen sayıda arşiv sisteminin entegrasyonu
  • Arşivleme ve geri yükleme için farklılaştırılmış kurallar (zaman kontrollü, idari, manüel)
  • Arka plan süreçleri için zaman kontrolü
  • "Single-point-of-access" olarak Microsoft Management Console'a (MMC) entegrasyon

Eşitleme

  • Açıldığında kaynak sistemde tek tek nesneleri geri yükleme
  • Başka arşiv erişimi olmadan (Caching) geri yüklenen nesnelere erişim
  • Üçüncü sistemden geri yüklenen nesneleri otomatik olarak kaldırma
  • Arşive yönelik değişiklikler, versiyonlama biçiminde otomatik olarak eşitleyebilir

Altyapı

  • Yüksek düzeyde ölçeklendirilebilir
  • Cluster (Küme) desteği
  • Yük dağıtımı için birden fazla Gateway Services (Ağ Geçidi Servisleri) kullanma imkanı
  • Single Instance (Tek Örnek) kaydı
Kayıtlı kullanıcılar için özel +Content
Compliance Storage çözümleri: Güvenli ve sertifikalı! - Doxis4 safeLock
Bilgi Sayfası

Compliance Storage çözümleri: Güvenli ve sertifikalı! - Doxis4 safeLock

Bilgi Sayfası »
Contact