www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Microsoft SharePoint –
ince, hızlı, güvenli

Doxis4 ile Microsoft SharePoint arşivlemesi

Microsoft SharePoint'un örneğin işbirliği (Collaboration), firma içi sosyal ağlar veya İnternet portalları için platform olarak kullanıldığı her alanda, Doxis4 ile arşivleme, ideal bir ilave bileşendir. SharePoint içerikleri şirket genelinde kullanılan bir ECM sistemine devralmak için özellikle veri gizliliği açısından Microsoft'un Cloud yönelimi de olumlu bir unsurdur. Doxis4 arşivlemesi, SharePoint veri tabanının yükünü hafifleterek hızlı bir şekilde büyüyen veri miktarlarında da performansı korur ve örneğin bellek sanallaştırması ile kullanılan bellek teknolojilerinin seçiminde esneklik sunar. Birden fazla bağlanmış olan içerikler, yedeklilik olmadan, sadece bir kere sistemde tutulur ve bu da mevcut kayıt yerinin verimli bir şekilde kullanılmasını sağlar. IDW PS 880 sertifikalı Doxis4 arşivi, saklama yükümlülüğü olan belgeleri ve SharePoint'tan verileri uzun süreliğine, revizyon bakımından güvenli bir şekilde saklamak için güvenli bir temel oluşturur.

Doxis4 bunun yanı sıra SharePoint'ta hala işlenen belgelerin devralınmasını ve versiyonlanmasını sağlar. Bu şekilde SharePoint içeriklerini erkenden şirket genelinde kullanılan, tüm sistemleri kapsayan Content Repository'ye entegre edebilir ve aynı teknoloji temelinde yine Doxis4 Content Repository'ye aktarılabilen, işler için önemli olan diğer uygulamalardan bilgilerle bir araya getirebilirsiniz. E-posta kutularında, dosya sistemlerinde veya SharePoint'ta bulunan tek tek bilgi siloları böylece geçmişte kalır. Erişim yetkisi olarak kullanıcılar, bilgilere, iş sürecinde ihtiyaç duydukları anda erişebilirler.

Esnek yapılandırılabilir arşivleme seçenekleri

SharePoint içerikleri, revizyon bakımından güvenli Doxis4 Content Repository'ye (arşiv) kurallara göre otomatik veya manüel bir şekilde kullanıcı tarafından arşivlenebilir. Doxis4, birden fazla dosyadan oluşabilen "Items" (Öğeler) da dahil olmak üzere her türlü SharePoint içeriğini arşivler. SharePoint'tan belge öznitelikleri, Doxis4 ECM sistemine devralınır. Böylece SharePoint içerikleri, başka sistemlerden iş evrakları ile bir araya getirilebilir ve bunların içerisinde ortak arama yapılabilir. Arşivlemenin ardından SharePoint'ta bir bağlantı kalır ("Stub"). Böylece kullanıcı, alıştığı şekilde tıklama yoluyla bilgilere erişmeye devam edebilir. Gerekirse dosyalar, arşivden geri yüklenir ve önbellek fonksiyonu üzerinden gecikme olmadan kullanıma sunulur. Manüel arşivleme için Doxis4 servisleri doğrudan SharePoint içerisinde görüntülenir ve bu servisler aracılığıyla belgeler, tekrar Doxis4'ten talep edilebilir. Bu esnada birden fazla belge işaretlenebilir, arşivlenebilir veya geri yüklenebilir. Belgeleri SharePoint'tan açmanın yanı sıra abonelikler veya belge bağlantıları gibi ek fonksiyonları kullanmak için doğrudan Doxis4 istemcilerine geçişde mümkündür.

SharePoint veri tabanı – ince ve hızlı

Microsoft'un kendisi nadir ihtiyaç duyulan bilgilerden oluşan büyük veri miktarlarının SharePoint veri tabanından çıkarılıp başka bir yere kaydedilmesini önerir. Böylece sistemin performansı korunur ve yedekleme ve kurtarma süreleri uygun çerçevede tutulur. Microsoft bunun için uygun arabirimler sunar. Doxis4 ile arşivlenmiş olan içeriklerde, Single Instance arşivlemesi adı da verilen yinelenenleri kaldırma işlevi de devreye girer. Bu işlev, SharePoint sisteminde (veya Doxis4 Gateway Services kapsamlı bir şekilde kullanıldığında, tüm sistemleri kapsayacak şekilde, örn. dosya sisteminde veya e-posta sunucusunda) birden fazla kere referans olarak gösterilseler de dosyaların arşivde "fiziksel" olarak sadece bir kere mevcut olmasını sağlar. Doxis4 üzerinden çıkarma, beraberinde şirket için başka avantajlar da getirmektedir: Bellek sanallaştırması farklı bellek sistemlerinin kullanılmasını ve kombine edilmesini sağlar. Belge ve verilere erişimi uzun süre boyunca sağlamak için buna yeni bellek sistemlerine kolay bir şekilde geçiş de dahildir. Bunun yanı sıra Information Lifecycle Management'ın temelini oluşturur. Information Lifecycle Management ile belgeler, iş süreçleri için güncel değerlerine bağlı olarak farklı bellek sistemlerine kaydedilebilir.

SharePoint ile revizyon bakımından güvenli arşivleme

Revizyon bakımından güvenli arşivlemeye yönelik yasal gereklilikler, teknik açıdan tarafsız tutulmuştur. Bu şekilde uygun organizasyonel önlemler alındığında, temelde her sistem GoBS ile uyumlu bir şekilde kullanılabilir. IDW PS 880 ve IDW RS FAIT 3 esaslarına uyulmalıdır. Microsoft tarafından 2011 yılında hazırlanan KPMG tanıtım yazısına göre SharePoint ile teorik olarak arşivleme yapmak mümkündür. Ancak özellikle değiştirilemeyen kayıt (WORM) alanında ve özellikle revizyon güvenliği gibi kriterlerin yerine getirilmesi gerektiğinde, bu şekilde arşivleme tavsiye edilmez.

IDW PS 880 sertifikası ile Doxis4 kullanıcılarına, belgelerin ve verilerin güvenli bir şekilde saklandığına dair güvence verilir. Doxis4 ile birçok farklı üreticinin değiştirilemeyen bellek sistemleri (bunların arasında SER tarafından sunulan (Doxis4 safeLock da yer almaktadır) entegre edilebilir ve bunun yanı sıra tüm standart masaüstü ve Office biçiminden kurallara göre otomatik olarak uzun süre güvenli PDF/A dosyaları oluşturulabilir. Doxis4, saklama sürelerini ya doğrudan SharePoint'tan alır veya bunları ilgili arşivleme kurallarına göre ayarlar.

Doxis4 ile Microsoft Sharepoint arşivlemesi hakkında daha fazla bilgi alın

Avantajınız

  • Belgelerin, dosyaların ve SharePoint sistemlerindeki diğer öğelerin Doxis4 Content Repository'ye kaydedilmesi sayesinde SharePoint sistemi sürekli ve istikrarlı bir performans sergiler
  • Hem kurallara göre otomatik hem de manüel kayıt ve arşivleme imkanı
  • Single Instance arşivlemesi sayesinde yedeklilik önlenir
  • IDW PS 880 sertifikalı, revizyon bakımından güvenli arşivleme
  • Daha kısa yedekleme/kurtarma süreleri

Beceriler & Güçlü yanlar

  • Yönetim ve kurallar

    Doxis4 SharePoint arşivlemesi, SharePoint siteleri için arşivleme kurallarının esnek bir şekilde tanımlanmasını destekler ve özel durumlar için tamamen yeni kural tanımları gerekli olmadan istisnaların tanımlanmasını mümkün kılar. Arşivleme kurallarının kendisi, örneğin hangi SharePoint sitelerinden hangi belgelerin arşive kaydedileceğini tanımlayan "Belge seçimi" gibi farklı alanlardan esnek bir şekilde bir araya getirilebilir. Diğer önemli unsurlar arasında, arama yapmak amacıyla bir tam metin alıntısının veya yedekleme için ilave olarak uzun süre güvenli olan, PDF/A biçiminde bir suretin oluşturulup oluşturulmayacağını vs. belirleyen "Arşiv biçimi" ve arşivlendikten veya geri yüklendikten sonra kaynak sisteminde bulunan nesneler ile ne yapılacağını belirleyen "Kayıt yeri yönetimi" yer almaktadır. Arşivleme kurallarının hangi zaman çerçevesinde devreye gireceği, şirket gereksinimlerine göre esnek bir şekilde belirlenebilir.

  • Saklama ve süreler

    Doxis4 SharePoint arşivlemesi, taleplere bağlı olarak saklama, bağlama ve silmeye yönelik farklı senaryoları destekler. Arşivlenen belgeler veya dosyalar ilk başta hem başlangıç sisteminde hem de Doxis4'te saklanabilir – örneğin dosyalara hala sık sık erişildiğinde veya SharePoint'teki belgeler üzerinde hala işlemler uygulandığında. Doxis4 bunları, yeni sürümler olarak her zaman eşitleyebilir. Ancak daha nadir ihtiyaç duyulan belgelerde, bunların başlangıç sisteminden kaldırılması ve Doxis4'te bulunan elemanlara olan bir referans ile değiştirilmesi daha verimlidir. Doxis4, bu "kısmi silme" görevini, arşivleme kuralları temelinde otomatik olarak devralır. Doxis4, saklama süreleri sona erdiğinde veya çok eski belgeler için kurallar temelinde kayıt yeri boşaltmak üzere bu belgeleri komple silebilir. Tanımlanmış olan kullanıcı gruplarında yer alan kullanıcılar, dosya sisteminde arşivlenmiş olan belgeleri manüel olarak da silebilir ve bu örneğin insan kaynakları açısından önemli olabilir.

  • Belge öznitelikleri ve tam metin araması

    SharePoint belgeleri çıkarıldığında veya paralel olarak Doxis4 arşivine kaydedildiğinde, belge öznitelikleri SharePoint'tan meta veriler olarak devralınır. Bu da güvenli bir aşivlemeye ve SharePoint sunucularının yükünün hafifletilmesine ilave olarak farklı bilgi kaynaklarından iş evraklarının aktarıldığı merkezi bir Content Repository'nin oluşturulmasını sağlar. Meta veriler, Doxis4 istemcilerinde hızlı arama yapmak için bir temel oluşturur. Kayıt esnasında ilave olarak belgelerin bir tam metin alıntısı oluşturulabilir ve bu alıntı, tüm belge içeriklerine konforlu arama yapma imkanı sunar.

  • Sertifikalı revizyon güvenliği

    Dünya çapında tanınan denetim şirketi Deloitte & Touche Doxis4 iECM-Suite için IDW PS 880 sertifikasını verdi. Buna göre elektronik arşivleme, kurallara uygun, DV tabanlı muhasebe sistemlerinin esasları (GoBS) ve AO, HGB ve GDPdU uyarınca revizyon bakımından güvenli bir şekilde gerçekleştirilir. WORM temelinde yazılım tabanlı yazma koruması ("Write Once Read Multiple") sabit disklerde kayıtlı olan verilerin daha sonra değiştirilmesini veya silinmesini önler. Sertifikalı revizyon güvenliği ile titiz işlem dokümantasyonu, esnek saklama süreleri, değişiklikleri takip edebilirlik ve dijital imzalar, kanunlara uyumun ve saklama yükümlülüğü olan ve saklanması gereken önemli belgelerin uzun süreli korumasının temelini oluşturur.

Elektronik arşivleme

Doxis4 Content Repository, tüm belge ve veriler için şirket genelinde kullanılabilen bir bilgi havuzudur. Birçok farklı kaynaktan (ERP, CRM, HR, Mail, Office vs.) ve farklı biçimlerde olan bilgileri uzun süreli arşivlemek veya geçici olarak saklamak ve işlemek için toplar, bu bilgileri bir araya getirir ve hem Doxis4 istemcileri üzerinden hem de ilgili uygulama ortamında bilinen fonksiyon kapsamı ile kullanıma sunar.

Üniversal Doxis4 arşivi hakkında daha fazla bilgi alın

Doxis4 Gateway Services

Doxis4 Gateway Services, Groupware sistemlerinden (MS Exchange/Outlook ve IBM Lotus Domino/Notes), bir SharePoint-Farm'dan veya dosya sunucularından alınan içerikleri, otomatik ve kurallara uygun bir şekilde arşivlemek için temeli oluşturur. Bu servisler, belirtilen sistemlerin yükünü hafifletir ve şirketlerdeki bilgi silolarını çözer. Servisler, e-postaların, dosya sistemlerinden dosyaların ve SharePoint sistemlerinden belgelerin kurallara göre ve manüel olarak arşivlenmesini sağlar.

Avantajınız

  • Aşağıdakiler için Gateway Services:
    • Microsoft Exchange/Outlook
    • IBM Lotus Domino/Notes
    • Dosya sunucuları/dosya sistemleri
    • Microsoft SharePoint
  • Manüel ve otomatik, kurallara göre arşivleme
  • Kaynak sistemden otomatik, kurallara göre silme ve kısmen silme

Doxis4 ile Microsoft SharePoint arşivlemesine genel bakış

Arşivleme & Geri yükleme

  • Microsoft SharePoint'tan belgeleri otomatik olarak arşivlemek için kapsamlı kurallar
  • SharePoint'ten belgeleri ve klasörleri manüel olarak arşivlemek ve geri yüklemek için fonksiyonlar
  • Microsoft SharePoint belgelerini "Stubs" (Saptama Modülleri) ile değiştirme imkanı
  • SharePoint'tan arşivlenen öğeleri açma
  • SharePoint listelerinde arşiv durumu gösterimi
  • Birçok ilave fonksiyon içeren Doxis4 istemcilerine geçiş
  • Single Instance kaydı (data deduplication)

Yönetim

  • Tek tip, merkezi yönetim
  • İstenen sayıda üçüncü sistemin entegrasyonu
  • İstenen sayıda arşiv sisteminin entegrasyonu
  • Microsoft SharePoint gibi atanmış etki alanları için özel kurallar
  • Arka plan süreçleri için zaman kontrolü
  • "Single-point-of-access" olarak Microsoft Management Console'a (MMC) entegrasyon

Eşitleme

  • Açıldığında kaynak sistemde tek tek nesneleri geri yükleme
  • Başka arşiv erişimi olmadan (Caching) geri yüklenen nesnelere erişim
  • Üçüncü sistemden geri yüklenen nesneleri otomatik olarak kaldırma
  • Arşive yönelik değişiklikler, versiyonlama biçiminde otomatik olarak eşitleyebilir

Altyapı

  • Yüksek düzeyde ölçeklendirilebilir
  • Cluster (Küme) desteği
  • Bellek sanallaştırması değiştirilemeyen içerikler için çeşitli bellek teknolojilerini destekler, örneğin Doxis4 safeLock, EMC Centera, EMC VNX FLR, Hitachi HCP, HP iCAS, HP IAP, IBM SSAM API, NetApp SnapLock, SAN/NAS Filer, Cloud-Storage (Amazon S3, Google Storage veya Microsoft Azure)
  • Yeni bellek teknolojilerine kolayca geçiş yapmak mümkümdür
  • Yük dağıtımı için birden fazla Gateway Services (Ağ Geçidi Servisleri) kullanma imkanı
Contact