www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Word, Excel ve PowerPoint için akıllı belge yönetimi

Doxis4'ün Microsoft Office'e ECM entegrasyonu

Microsoft Word, Excel ve PowerPoint belgeleri düzenlemek için çok yönlü seçenekler sunmaktadır, ancak versiyonlama, şablon yönetimi ve Check-in/Check-out işlevselliği olan üniversal, bölümler arası bir belge Repository gibi önemli fonksiyonları aratmaktadır. Belgeler, istenildiği kadar çoğaltılabilir ve belgede değişiklikler belgelenmeden keyfi bir şekilde yedekli biçimde kaydedilebilir. Belgeler arasındaki bağlantılar gösterilmez ve hangi belgenin orijinal ve hangisinin güncel olduğu net olarak belirgin değildir.

Doxis4 ile Enterprise Content Management, güncel dosya dizinleri için bir alternatif olmanın ötesindedir. Özellikle belgelerin ekiplerde ve bölümler arası düzenlendiği ve kullanıldığı durumlarda günlük belge işleri için birçok önemli fonksiyon sunar.

Doxis4 SmartOffice, Microsoft Office-Suite'e önemli arşivleme ve belge yönetimi fonksiyonları ekler ve bunları doğrudan Microsoft arabirimlerinde kullanıma sunar. Böylece yeni Word, Excel ve PowerPoint belgeleri, Microsoft Office'te dolambaçlı yollar olmadan ticari bağlamda kaydedilebilir. Belgeleri revizyon bakımından güvenli bir şekilde kaydetme zorunluluğu yoktur. Bu örneğin önceki sürümler veya saklama yükümlülüğü olmayan belgeler için geçerlidir.

Avantajınız

  • Microsoft Office istemcisine entegre edilmiş yüksek performanslı ECM fonksiyonları
  • Klasör ve sürüm karmaşası olmadan iş bağlamında yedeklilik olmadan ve revizyon bakımından güvenli kaydetme
  • Gerekli olan Office belgelerine doğrudan, ekipler ve bölümler arası erişim
  • Değiştirme dokümantasyonu dahil olmak üzere sürüm yönetimi

Beceriler & Güçlü yanlar

  • Microsoft Office arabirimlerine dikişsiz entegrasyon

    Doxis4 SmartOffice, Microsoft Word, Excel ve PowerPoint arabirimlerine dikişsiz bir şekilde entegre edilebilir. Çoğunlukla Microsoft Office ile çalışan kişiler, yeni belgeler kaydetmek veya mevcut belgeleri aramak ve düzenlemek için alışık olduğu çalışma ortamından uzaklaşmak zorun değil. Doxis4 Office eklentisi, kullanıcı için yerel Microsoft fonksiyonları gibidir. Böylece ilave DMS fonksiyonlarını doğrudan kullanabilir. Dosyalama ve arama iletişim kutuları, kullanım gereksinimlerinize göre bireysel bir şekilde tasarlanabilir.

  • İş bağlamında eksiksiz bilgiler

    Yazıların çoğu Microsoft Word, Excel ve PowerPoint'ta oluşturulur, düzenlenir ve dağıtılır. Bu belgeler belge düzenlemesi ve işlemesinin bir parçasıdır ve başka yerden gelen ve başka biçimlerde olan (PDF, e-postalar, grafikler vs.) belgelerle birlikte de yönetilmeli, kaydedilmeli ve son olarak arşivlenmelidir. Doxis4 SmartOffice, Microsoft Office'e belge yönetimi için önemli fonksiyonlar ekler. Belgeler, dosya dizinleri yerine şirket genelindeki Doxis4 Content Repository'de belge düzenleme ve işlemede eksiksiz olarak kaydedilir ve böylece tüm çalışanlar tarafından görüntülenebilir, düzenlenebilir, kontrol edilebilir ve onaylanabilir.

  • E-dosyalar ve iş akışları ile entegrasyon

    Doxis4'te müşteri veya tedarikçi dosyaları gibi elektronik dosyalarla birlikte Office belgeleri hızlı ve yapılandırılmış bir şekilde uygun kayıt klasörlerine kaydedilebilir. Bir müşterinin başvurular, siparişler, sorular ve diğer bilgiler ile birlikte tüm belgeleri ve e-postaları, böylece iş bağlamında günlük işlerde katılım gösteren iş arkadaşları veya izinde yetkili olan vekiller için de olmak üzere bir araya getirilmiş halde sunulur. Araştırma yaparken hem belgelerin ve e-postaların, hem de dosyaların içerikleri ve meta verileri, istenen bilgileri sağlar. 

  • Daha iyi işbirliği

    İşbirliği ve iş süreçleri, ekip ve bölüm sınırlarının ötesindedir. Bu, belge yönetimi için de geçerlidir. Doxis4, proje odaklı ve işlem ile ilgili çalışma şekillerini desteklemek için yetkisi olan tüm kullanıcılara doğrudan belge erişimi sunan, şirket genelinde kullanılan bir Content Repository sunar. İş arkadaşlarına bir belgenin nerede olduğunu, üzerinde en son kimin çalıştığını veya güncel versiyonun hangisi olduğunu sorarak zaman kaybı böylece önemli ölçüde azaltılabilir. Buna dayanan Doxis4 eklentisi SmartOffice, arama, Check-in/Check-out, versiyonlama, farklı biçim sunumlarını kaydetme (Word belgesi, PDF vs.) ve uzun süreli biçimlere dönüştürme gibi özel ECM fonksiyonları aracılığıyla Office belgelerinin ortak bir şekilde kullanılmasını ve düzenlenmesini kolaylaştırır. 

  • Tek tip yönetim

    Microsoft Office'te dosyalama ve arama için sunulan iletişim kutuları, Doxis4 iECM-Suite'te merkezi olarak yönetilir ve tasarım istemcisi Doxis4 cubeDesigner aracılığıyla oluşturulur veya güncellenir. Doxis4 tasarım istemcisi üzerinden SmartOffice iletişim kutularına başka özelliklerin yanı sıra belirli roller, gruplar ve bölümler için erişim hakları atanabilir. Bu tür merkezi yönetilen bir platform ile şirkette farklı gereksinimler sistematik, kolay ve verimli bir şekilde Microsoft Office'te gerçekleştirilebilir.

Microsoft benzeri dinamik menü çubuğu

Doxis4 SmartOffice, ilave bir menü çubuğu olarak desteklenen Microsoft Office ürünlerine (Word, Excel, PowerPoint) entegre olur. Böylece Office belgelerini kaydetmek, aramak ve düzenlemek için Doxis4 fonksiyonları doğrudan alışılan uygulamada kullanıma sunulur. Menü çubuğu ve mevcut olan fonksiyonlar, Microsoft tarzında güncel bağlama uyum sağlar (belgeleri düzenleme, araştırma veya kaydetme) ve bunun yanı sıra bireysel olarak yapılandırılabilir. 

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Entegre edilmiş dosyalama iletişim kutuları

Doxis4 SmartOffice ile Office belgeleri, entegre edilmiş olan dosyalama iletişim kutusu üzerinden her zaman belge ve iş bağlamına yönelik meta veriler de dahil olmak üzere ve gerekirse başka kullanıcıların erişim yetkisine sahip olmadığı kişisel çalışma sürümü olarak Doxis4 Content Repository'ye devralınabilir. Belge özelliklerinin otomatik olarak devralınması ve diğer yardımcı giriş araçları ile bu işlem bir bakışta anlaşılmayan Windows klasör yapılarında "Farklı kaydet" işlevinden daha hızlı gerçekleştirilir ve çok daha verimli akışlar elde edilir. 

Araştırmalar için tam sonuç listeleri

Doxis4 SmartOffice, Microsoft Office'te entegre edilmiş, yapılandırılmış arama iletişim kutuları üzerinden Doxis4 Content Repository'nin tamamında istenen bilgileri ve belgeleri arar. Tam metin araması, dizin araması veya kombine arama, çok fazla sayıda mevcut belge olduğunda hızlı bir şekilde aranan iş bağlamının bulunmasını sağlar. Microsoft Office'te gösterilen, Office belgeleri ve başka biçimler içeren sonuç listesi, arama sonuçlarına ve belge içeriklerine hızlı ve eksiksiz bir genel bakış sunar.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Ortak düzenleme ve versiyonlama

Doxis4, oluşturmadan versiyonlamaya ve revizyon bakımından güvenli arşivlemeye kadar olmak üzere Microsoft Office'de "canlı" belgelerle çalışmayı desteklemektedir. SmartOffice menü çubuğunda tek bir tıklama ile belge, Check-in/Check-out fonksiyonu sayesinde iş arkadaşları tarafından eş zamanlı düzenlemeye karşı korunur. Ardından değişiklikler ilgili kullanıcının kendi çalışma sürümü olarak kaydedilebilir veya tamamlanan sürüm olarak ekipteki veya şirketin tamamındaki diğer kullanıcıların kullanımına sunulabilir.

PVS Büdingen

PVS Büdingen'de Doxis4 iECM-Suite'dan arşiv, DMS, e-dosyalar, posta kutuları, iş akışı, Capture ve SmartOfficePlus uygulamaları kullanılmaktadır.

devamını oku »

Microsoft Office & Doxis4'e genel bakış

Kayıt & Dizinleme

  • Doğrudan Microsoft Word, Excel ve PowerPoint'tan yeni Office belgeleri kaydetme
  • Tanımlayıcı işlem bilgileri (meta veriler) de dahil olmak üzere Office belgelerinin revizyon bakımından güvenli arşivlenmesi
  • Önceden tanımlanmış olan kayıt iletişim kutuları, seçim listeleri ve Office'te öneri listeli giriş alanları
  • Bireysel eşleştirmeli dizin değerleri olarak belge özelliklerini Office'ten devralma
  • Çoklu öznitelikler, maskeli giriş alanları, zorunlu alanlar ve dosyalama iletişim kutuları için engellenen alanlar desteklenir

Araştırma & Görüntüleme

  • Doğrudan Word, Excel ve PowerPoint'tan tüm Doxis4 Content Repository'de arama
  • Belge özniteliklerine göre dizin araması
  • Belge içeriklerine göre tam metin araması
  • Kombine belge öznitelikleri ve içerikleri araması
  • Microsoft Office'te arama alanları için sistem tarafında öneri değerleri
  • Sıralama, gruplandırma ve filtreleme seçeneğine ve doğrudan Microsoft Office'te tam metinde bulunan en uygun yer önizlemesine sahip sonuç listesi
  • Belgeleri Microsoft Office, başka bir orijinal uygulama (PDF programı, görüntü düzenleme vs.), Doxis4 istemcileri (Windows, Web, mobil) veya Doxis4 Viewer ile açma imkanı.

Düzenleme & İşbirliği

  • İlave Doxis4 istemcisi olmadan veya pencere değişimi yapmadan Doxis4 Content Repository'de Word, Excel ve PowerPoint belgelerini doğrudan düzenleme
  • Ortak belge kullanımı için Check-Out/Check-In ile sürüm yönetimi
  • Office belgelerini Office fonksiyonu ile PDF'e dönüştürme ve sunum olarak kaydetme
  • Office belgelerini isteğe bağlı Doxis4 PDF & TIFF Producer ile PDF, PDF/A ve TIFF'e dönüştürme

Yönetim &

  • Serbest tasarlanabilir kayıt ve araştırma iletişim kutuları
  • İletişim kutularının, kullanıcıların ve hakların yönetici istemcisinde merkezi yönetimi
  • Etkinlik işlemleri ve gelişmiş özelleştirme için komut dosyası oluşturma ortamı

Microsoft için daha fazla ECM

SER, uzun yıllar deneyime sahip sertifikalı Microsoft Gold ortağı olarak, Microsoft çözümlerinin ve Doxis4 iECM-Suite'un derinlemesine entegrasyonunu sağlar. Doxis4, Microsoft Office'in yanında diğer kapsamlı ECM desteğini, doğrudan alışılan Microsoft arabirimlerine entegre eder: Microsoft Outlook için akıllı eklentilerin yanı sıra Microsoft SharePoint ve Microsoft Dynamics NAV/AX için bağlayıcılarla, Microsoft kullanıcılarına tüm imkanlar sunulur.

Doxis4 & Microsoft entegrasyonu

Kayıtlı kullanıcılar için özel +Content
Doxis4 iECM-Suite için entegrasyon seçenekleri - Doxis4 Entegrasyonu
Bilgi Sayfası

Doxis4 iECM-Suite için entegrasyon seçenekleri - Doxis4 Entegrasyonu

Bilgi Sayfası »
Contact