www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Microsoft Outlook için akıllı belge ve e-posta yönetimi

Doxis4'ün Microsoft Outlook'a ECM entegrasyonu

İş yazışmalarının büyük bir kısmı, günümüzde e-posta üzerinden gerçekleştirilir. E-posta üzerinden iletişim için Microsoft Outlook en çok kullanılan Groupware istemcisidir. Outlook ile postalar, irtibatlar ve takvimler iş süreçlerinden ayrılmış bir şekilde düzenlenebilir ve yönetilebilir. E-posta aracılığıyla alınan ve gönderilen iş yazışmaları, çoğu zaman sadece kişisel posta kutusuna veya grup posta kutularına düşer ve bu nedenle iş bağlamında başka katılımcılar tarafından kullanılamaz. Çok sayıda çalışan, dosyaları klasörlere yerleştirmek için postaları yazdırır. Başka çalışanlar ise e-posta metinlerini kopyalar ve ardından ekleri ile birlikte karmaşık dosya dizinlerine kaydeder. Bu ortam kesilmesi de sonuçta işlerin artmasına, şeffaflığın olmamasına ve iş süreçlerinin aksamasına neden olur.

Doxis4 SmartOutlook, Microsoft Outlook'a önemli arşivleme ve arama fonksiyonları ekler ve bunları doğrudan Outlook posta kutusunda kullanıma sunar. Bu şekilde eki olan ve olmayan e-postalar, ticari işleme ve bağlama uygun, hızlı ve kolay bir şekilde şirket genelinde kullanılan Content Repository'ye kaydedilebilir ve arşivlenebilir. Yazışmalar, kişisel posta kutularına yığılmak yerine gerekli olan her yerden, uygun bir erişim yetkisi olduğu takdirde kullanılabilir. 

Avantajınız

  • Microsoft Outlook'a entegre edilmiş yüksek performanslı ECM fonksiyonları
  • E-postaları iş bağlamına hızlı bir şekilde kaydetme
  • Posta kutularında izole edilmiş bilgi siloları yerine e-postalar ve belgelere sistematik erişim
  • Microsoft Exchange sunucusunun yükü hafifletilir

Beceriler & Güçlü yanlar

  • Microsoft Outlook arabirimlerine dikişsiz entegrasyon

    Doxis4 SmartOutlook, Microsoft Outlook kullanıcı arabirimine dikişsiz bir şekilde entegre edilir. Çoğunlukla Microsoft Outlook ile çalışan kişiler, e-posta kaydetmek ve Content Repository'de bilgi araştırması yapmak için alışık olduğu çalışma ortamından uzaklaşmak ve kişisel posta kutusunu kapatmak zorun değil. Yerel Microsoft fonksiyonları gibi menü çubuğunda (Ribbon) görüntülenen Outlook eklentisi, iş yazışmalarınıza ve taleplerinize uyarlanmış olan bireysel dosyalama ve arama iletişim kutuları ile donatılabilir. 

  • İş bağlamında eksiksiz e-posta iletişimi

    E-postalar belge düzenleme ve işleme görevinin bir parçasıdır ve bu nedenle başka yerden gelen ve başka biçimlerde olan (PDF, Office belgeleri, grafikler vs.) belgelerle birlikte yönetilmeli, kaydedilmeli ve son olarak arşivlenmelidir. Doxis4 SmartOutlook, Microsoft Outlook'a meta veriler de dahil olmak üzre önemli e-posta yönetimi fonksiyonları ekler. E-postalar kişisel posta kutuları yerine şirket genelinde kullanılan Doxis4 Content Repository'nin belge düzenleme ve işleme görevi bağlamında kaydedilir ve böylece tüm ilgili çalışanların kullanımına sunulur. Bunun yanı sıra benzerlik kontrolü, sürece birden fazla katılımcı olduğunda bir kaydın yanlışlıkla iki kere yapılmasını önler. 

  • E-dosyalar ve iş akışları ile entegrasyon

    Doxis4'te müşteri veya tedarikçi dosyaları gibi elektronik dosyalar ile birlikte Outlook'tan e-postalar, hızlı ve yapılandırılmış bir şekilde uygun kayıt klasörlerine kaydedilebilir. Bir müşterinin başvurular, siparişler, sorular ve diğer bilgiler ile birlikte tüm belgeleri ve e-postaları, böylece iş bağlamında günlük işlerde katılım gösteren iş arkadaşları veya izinde yetkili olan vekiller için de olmak üzere bir araya getirilmiş halde sunulur. Araştırma esnasında hem e-postaların ve belgelerin hem de dosyaların içerikleri ve meta verileri, istenen bilgileri sağlar. 

  • Outlook posta kutularının yükü hafifletilir

    Doxis4 Content Repository'ye arşivleme sayesinde e-postaların veya e-posta ekleri, Microsoft Outlook posta kutusundan silinebilir. Burada Doxis4'te e-posta için bir referans girilir ve bu sayede her zaman e-postadan Doxis4 belgesine geçmek mümkündür.

  • Tek tip yönetim

    Microsoft Outlook'ta kayıt ve arama için sunulan iletişim kutuları, Doxis4 iECM-Suite'ta merkezi olarak yönetilir ve tasarım ve uzman yönetim istemcisi Doxis4 cubeDesigner aracılığıyla oluşturulur ve güncellenir. Doxis4 cubeDesigner üzerinden SmartOutlook iletişim kutularına belirli roller, gruplar ve bölümler için erişim hakları atanabilir. Bu tür merkezi yönetilen bir platform ile şirkette farklı gereksinimler sistematik, kolay ve verimli bir şekilde Microsoft Outlook'ta yerine getirilebilir.

Microsoft benzeri arabirimler

Doxis4 SmartOutlook, menü çubuğu (Ribbon) ve görev çubuğu olarak Microsoft Outlook'a entegre edilebilir. Böylece Doxis4 fonksiyonları, gelen ve giden e-postaları kaydetmek ve e-postalarla belgeleri araştırmak için doğrudan alışılmış olan uygulamadan kullanılabilir. Arama ve dosyalama iletişim kutuları ve mevcut ayarlar, ayrıca bireysel olarak yapılandırılabilir. 

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Entegre edilmiş dosyalama iletişim kutuları ve şablonları

Doxis4 SmartOutlook ile e-postalar, entegre edilmiş olan dosyalama iletişim kutusu üzerinden kullanıcının kendi posta kutusundan iş bağlamına yönelik meta veriler de dahil olmak üzere Content Repository'ye devralınabilir. Çok fazla e-posta işlemi yapması gereken kişilere kayıt şablonları ve yardımcı giriş araçları yardımcı olur. Zaman alıcı iletme, tümünü yanıtlama veya işleme katılan iş arkadaşları için buna benzer "güncellemeler" yapmaya artık gerek yok.

Seçilen ekler ve biçimler

E-postalar, Doxis4 SmartOutlook ile kaydedildiğinde e-postanın hangi kısımlarının hangi biçimde kaydedileceği belirlenebilir: tüm ekleri ile birlikte e-postanın tamamı, sadece mesaj metni, seçilen eklerle birlikte mesaj metni veya sadece ekler. E-postalar ve ekler, orijinal biçimde kaydedilebilir veya PDF ya da PDS/A biçimine dönüştürülebilir.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

E-posta kutusunda üniversal araştırma

Doxis4 SmartOutlook, Microsoft Outlook'ta entegre edilmiş, yapılandırılabilir arama iletişim kutuları üzerinden Doxis4 Content Repository'nin tamamında istenen e-postalar, ekler ve diğer belgeler için arama yapar. Tam metin araması, dizin araması veya kombine arama, çok sayıda e-posta mevcut olduğunda da hızlı bir şekilde uygun iş bağlamını bulur. E-postalar ve diğer biçimlerle gösterilen sonuç listesi, Outlook posta kutusundan çıkmadan arama sonuçlarına yönelik eksiksiz bir genel bakış sunar.

Microsoft Outlook & Doxis4'e genel bakış

Kayıt, dizinleme & bağlam oluşturma

  • E-postaları doğrudan Outlook'tan revizyon bakımından güvenli bir şekilde kaydetme
  • E-postalar bütün ekler işe, ek olmadan, seçilen ekler ile veya sadece ek olarak kaydedilebilir
  • Çift kayıtları veya yedekliliği önlemek için benzerlik kontrolü
  • Önceden tanımlanmış olan kayıt iletişim kutuları, seçim listeleri ve Office'te öneri listeli giriş alanları
  • Çoklu öznitelikler, maskeli giriş alanları, zorunlu alanlar ve dosyalama iletişim kutuları için engellenen alanlar desteklenir
  • E-posta ve ekler bakımından sık kullanılan ayarlar için kayıt şablonları
  • İsteğe bağlı Doxis4 PDF & TIFF Producer veya sunucu tarafında Doxis4 Rendition Server ile e-postaları ve ekleri PDF ve PDF/A'ya dönüştürme

Araştırma & Görüntüleme

  • Doğrudan Microsoft Outlook'tan tüm Doxis4 Content Repository'de arama
  • E-posta ve belge özniteliklerine göre dizin araması
  • E-posta ve belge içeriklerine göre tam metin araması
  • Kombine öznitelik ve içerik araması
  • Microsoft Outlook'ta arama alanları için sistem tarafında öneri değerleri
  • Doğrudan Outlook'ta sıralama, gruplandırma ve filtreleme ile sonuç listesi
  • Arama sonuçlarını Microsoft Outlook, başka bir orijinal uygulama, Doxis4 istemcileri (Windows, Web, mobil) veya Doxis4 Viewer ile görüntüleme imkanı
  • Sık kullanılan araştırma ayarları için arama şablonları

Yönetim &

  • Müvekkil uyumlu
  • İşletim sisteminde oturum açma (SSO), Doxis4 istemcileri veya oturum açma yöneticisi üzerinden otomatik kullanıcı oturumu açma
  • Serbest tasarlanabilir dosyalama ve araştırma iletişim kutuları
  • İletişim kutularının, kullanıcıların ve hakların yönetici istemcisinde merkezi yönetimi
  • Etkinlik işlemleri ve gelişmiş özelleştirme için komut dosyası oluşturma ortamı

Gelen haberleşme işlemleri

E-posta olarak ve farklı kanallardan (posta, faks, Web) her gün gelen belgelerin büyük hacmi, bu belgeler zamanında şirkette doğru alıcıya aktarılmadığı sürece iş süreçlerine ciddi bir şekilde yüklenir. Gelen belgeler, sık sık birden fazla çalışana ve bölüme aktarılmalıdır. Geleneksel posta ve e-posta dağıtımı ile bunu gerçekleştirmek oldukça zordur.  

Doxis4 ile gelen haberleşme işlemleri

E-posta yönetimi

Doxis4, e-posta yönetiminize e-postaları eksiksiz olarak iş süreçlerine entegre etmenizi ve saklama yükümlülüklerini yerine getirmenizi sağlayan ECM fonksiyonları ekler. Gelen ve giden e-postalar, Intelligent Context Control (ICC) ile ilgili iş bağlamına atanabilir ve böylece ilgili dosya ve işlemlerde kullanıma sunulur. 

E-posta arşivlemesi

Doxis4, e-posta arşivlemesi için Microsoft Outlook'tan bağımsız olarak da kapsamlı seçenekler sunar: kullanıcılar tarafından manüel arşivleme, kurallara dayanan otomatik arşivleme veya eksiksiz günlük arşivlemesi. Bu şekilde e-postalar süreci desteklemek için en iyi şekilde kullanılır ve güvenli bir şekilde saklanır ve bu aynı zamanda e-posta sunucularının yükü önemli ölçüde hafifletilir.

Microsoft için daha fazla ECM

SER, uzun yıllar deneyime sahip sertifikalı Microsoft Gold ortağı olarak, Microsoft çözümlerinin ve Doxis4 iECM-Suite'un derinlemesine entegrasyonunu sağlar. Doxis4, Microsoft Outlook'un yanında diğer kapsamlı ECM desteğini, doğrudan alışılan Microsoft arabirimlerine entegre eder: Microsoft Office için akıllı eklentilerin yanı sıra Microsoft SharePoint ve Microsoft Dynamics NAV/AX için bağlayıcılarla, Microsoft kullanıcılarına tüm imkanlar sunulur.

Doxis4 & Microsoft entegrasyonu

Kayıtlı kullanıcılar için özel +Content
Doxis4 iECM-Suite için entegrasyon seçenekleri - Doxis4 Entegrasyonu
Bilgi Sayfası

Doxis4 iECM-Suite için entegrasyon seçenekleri - Doxis4 Entegrasyonu

Bilgi Sayfası »
Contact