www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Elektronik dosya – dosyalar, uygulamalara dönüşür

Doxis4 ile elektronik dosya içerikleri, iş süreçlerini ve uygulamaları bir araya getirir. İşlem düzenlemesinde ve iş evrakları araştırmalarında merkezi giriş noktası olarak görev görür. Bir dosyadan işlemler başlatılabilir, işlemler dosyalara devralınabilir veya bir dosya, bir işlemin bir parçası olarak görünür hale getirilebilir. E-dosyalar, kullanıcılara proaktif bir şekilde en yeni bilgileri sağlar ve bu esnada bugün izole edilmiş olan e-posta iletişimini de dahil eder.

Doxis4 e-dosya iletüm dosya ve kayıt yönetimleri bölüm, proje, işlem ve konu düzeyinde gerçekleştirilebilir. Özelliklerine bağlı olarak Doxis4 e-dosyaları örneğin satış bölümünde müşteri dosyası, HR/insan kaynakları bölümünde personel dosyaları, üretim bölümünde üretim, makine ve proje dosyası, sözleşme yönetiminde sözleşme dosyası, yönetimde vatandaş dosyası ve sağlık hizmetlerinde hasta geçmişi olarak kullanılır. E-dosya, yapı özellikleri ve görünümü açısından, tipik dosya kapak sayfalı ve klasörlü fiziksel bir dosyaya benzer. Kağıt belgelerin bulunduğu klasörünü, askılı klasörünü ve dosya dizinlerini değiştirmek isteyenler, Doxis4 e-dosya ile doğru çözüme sahiptir.

Elektronik dosya, bir konu ile ilgili olarak şimdiye dek ayrı kaydedilen bilgileri, bir araya getirir. Yapılandırılmış ve yapılandırılmamış veriler, genelde farklı kayıt sistemlerine kayıtlıdır ve çoğu zaman iş süreçlerine herhangi bir referans olmadan klasörlere veya dosya sistemlerine kayıtlıdır. Buna kıyasla Doxis4 e-dosya ile iş bağlamında tüm bilgi nesneleri yönetilebilir ve görüntülenebilir. Yedeklilik olmadan çoklu atamalar yapmak da mümkündür. Bağlantı kurma imkanı sayesinde (belgeler ile dosyalar arasında, işlemler ile dosyalar arasında, dosyalar ile dosyalar arasında vs.) ilişkiler şeffaf bir şekilde belgelenebilir. Çalışanların bölümler arası ve merkezler arası bir şekilde ekipler ve süreçler halinde aynı anda aynı bilgilerle çalıştığı durumlarda, Doxis4 e-dosyalar,örneğin proje uygulamasında, muhasebe alanında, satınalmada ve kalite yönetiminde güvenli ve zaman ile bulunulan yerden bağımsız işbirliği yapma imkanı sunar.

Doxis4 ile elektronik dosyalar hakkında daha fazla bilgi alın

Avantajınız

  • Dosyalara merkezler arası ve güvenli erişim
  • Dinamik klasörler, e-dosyaları otomatik olarak güncel ve eksiksiz halde tutar
  • Yabancı sistemler de dahil olmak üzere tüm bilgileri kapsamlı, güncel görüntüleme
  • Farklı yerlerden aynı dosya içeriğinde işlemlerin ortaklaşa uygulanması
  • Daha düşük yer, malzeme ve personel maliyetleri

Doxis4 mimarisi bağlamında elektronik dosya

Entegre edilmiş ECM platformu Doxis4 temelinde elektronik dosya

Beceriler & Güçlü yanlar

  • Bilgi kokpiti

    Doxis4 e-dosya, dosya ile ilgili tüm merkezi bilgileri, kolay anlaşılır bir şekilde görüntüleyen dijital bir dosya kapak sayfası sunar. Bilgiler, örneğin ERP, CRM ve HR gibi üçüncü sistemlerden devralınabilir ve otomatik olarak eşleştirilebilir. Sanal dosya kapak sayfasında hangi bilgilerin bulunduğu, her bir dosya tipi için Doxis4 cubeDesigner üzerinden serbest bir şekilde tanımlanabilir. Dosyaların tanımlaması için gerekli olan bilgilerin (dizin değerleri/meta veriler) yanı sıra Doxis4 tarafından otomatik olarak denetlenen süreler ve terminler de kaydedilebilir. Meta veriler bunun yanı sıra dosya aramalarında kullanılır. 

  • Eksiksiz saklama ve görüntüleme

    Doxis4 temelinde olan elektronik dosyada, taranan kağıt evraklar ve dijital belgeler, e-postalar, resimler, videolar, bağlantılar vs. gibi farklı veri kaynaklardan ve biçimlerde bilgi nesneleri, merkezi bir şekilde toplanabilir, yönetilebilir ve belgelenebilir. Entegre edilmiş olan Viewer, 300'den gazla biçimi destekler ve bu şekilde, dosyanın oluşturulduğu orijinal program mevcut olmasa da birçok farklı bilgi nesnesinin içeriğini görüntüler. Bilgi nesneleri elbette isteğe bağlı olarak her zaman sisteme kurulu olan başka bir uygulamayla da görüntülenebilir.

  • Bilgileri bulma ve merkezler arası işbirliği

    E-dosya içerisinde ve üzerinden navigasyon, kolay bir şekilde ilgili klasör yapısı üzerinden veya tüm klasör yapısı boyunca çoklu alan veya tam metin araması (Text-Mining) aracılığıyla gerçekleştirilir. Çok yönlü filtreleme seçenekleri, gruplandırma fonksiyonu ve sonuç listeleri sıralaması, büyük belge miktarlarının da üstesinden gelmeye yardımcı olur. Elektronik dosya, ilgili kişi uygun yetkiye sahip olduğu sürece bulunulan yerden bağımsız olarak, çevrimdışı dosya biçiminde veya isteğe bağlı olarak Web istemcisi veya mobil istemci üzerinden erişim aracılığıyla kullanıma sunulur! İlgili IT yapılarına göre tasarlanmış olan elektronik dosyalar, merkezi bir şekilde, dağıtılmış merkezlerde veya her iki işlemin kombinasyonu şeklinde uzun süreli güvenli bir şekilde saklanabilir.

  • Yapılandırılmış dosya kaydı ve bireysel dosya görünümleri

    Bir e-dosya, merkezi (veya uzman bölüm ya da başka bir organizasyon birimi başına) ve serbest bir şekilde tanımlanabilir dosya modelleri üzerinden oluşturulur. Bu modeller, hangi içeriklerin bir dosyaya ait olduğunu ve bu içeriklerin dosyada nasıl yapılandırıldığını belirler. Doxis4, hiyerarşik olarak düzenlenmiş olan, statik klasörlerin yanı sıra içerikleri tanımlanmış olan arama kriterlerine göre otomatik olarak tüm Content Repository'den oluşturulan dinamik klasörleri de destekler. Kullanıcılar bunun yanı sıra her zaman mevcut bilgiler için bireysel görünümler oluşturabilir. "Sanal dosyalar" adı verilen bu dosyalar için içerikleri taşımaya veya kopyalamaya gerek yoktur. Her bir bilgi nesnesi, yedeklilik olmadan birden fazla dosyaya atanabilir.

  • Güvenlik mekanizmaları ve erişim koruması

    Doxis4 e-dosya için kimin hangi dosyaları, işlemleri ve belgeleri görüntüleme izninin olup olmadığı kesin olarak ve farklılaştırılmış bir şekilde tanımlanabilir. Kişisel kullanıcı yetkilendirmesi ve kimlik doğrulaması, istemci-sunucu iletişiminin SSL şifrelemesi ve uygulama durumuna bağlı olarak üçüncü sistemlerden (LDAP, HR, CRM ve ERP sistemleri gibi) yetkilerin devralınması, hassas belgelerin korunmasına katkıda bulunur. Audit Trail fonksiyonu üzerinden tüm erişimler ve değişiklikler protokoller oluşturulabilir.

  • Müvekkil uyumu ve yetkiler

    Şirketler grupları ve hukuki açıdan çok sayıda bağımsız birim barındıran orta ölçekli şirketler için Doxis4 e-dosyanın müvekkil uyumu vazgeçilmezdir. Müvekkil uyumu, her bir kuruluşun veya müvekkilin sadece kendi verilerini görüntüleyebilmesini ve değiştirebilmesini sağlar. Bu durumda müvekkiller arasında geçiş sadece yeniden uygulanan kullanıcı yetkilendirmesi ve kimlik doğrulaması ile mümkündür. Ancak müvekkil ayrımı, yetki konsepti ve ayrı veri yönetimi (veri tabanı ve depolama ortamları) üzerinden de tanımlanabilir.

  • "Made-by-Yourself" uzman uygulamalar

    Dosya uygulamaları, Doxis4 cubeDesigner aracılığıyla bireysel olarak tanımlanabilir, tasarlanabilir ve yönetilebilir ("Made-by-yourself"). Doxis4 bunun için uzman yöneticilere ve bilgisayarı çok fazla kullanan kişilere, kullanımı kolay, grafiksel bir maske tasarımcısı sunar. Bir kere Doxis4 cubeDesigner'da oluşturulan dosya uygulamaları, paralel olarak Doxis4 istemcilerine dağıtılabilir ve görüntülenebilir.

Birçok farklı dosya türü için tek bir çözüm – Doxis4

Doxis4'teki e-dosya teknolojisi, birçok farklı dosya uygulamasının tasarımı için tek tip bir temel oluşturur. Burada birkaç tipik örnek verilmiştir. Simgenin veya başlığın üzerine tıklandığında, tek tek dosya türleri daha detaylı bir şekilde görüntülenir.

Tedarik dosyası

Gerekli olan tüm bilgileri, kolay anlaşılır bir şekilde sunar, örn. siparişler, sevk irsaliyeleri, faturalar, fiyat bilgileri, yazışmalar ve sözleşmeler.

Tedarik dosyası (Sigortalar)

Milyonlarca müşteri dosyasını yönetir ve farklı sigorta alanlarından tüm belgeler için tek tip bir müşteri görünümü sunar.

Dava dosyası

Davanın yazılı beyanından yazışmalara (elektronik haberleşme dahil) ve dijital olarak imzalanan hükme kadar olmak üzere gerekli olan tüm belgeleri içerir.

Emlak dosyası

Bir emlak ile ilgili tüm belgelerin merkezi bir şekilde yönetilmesini, kullanılmasını ve revizyon bakımından güvenli bir şekilde arşivlenmesini sağlar.

Kredi dosyası

Memurlara karar vermek için gerekli olan tüm belgeleri ve müşteriye özel verileri, tek bir düğmeye basarak sunar.

Müşteri dosyası

Bir müşteri ile ilgili tüm güncel bilgileri ve geçmiş bilgilerini içerir. Buna mektup ve e-posta üzerinden yazışmalar da dahildir.

Hasta dosyası

Hasta geçmişi ile ilgili verilere, belgelere, resimlere ve multimedya nesnelerine hasta, vaka ve süreye göre görünümler sunar.

Personel dosyaları

Bir çalışan ile ilgili tüm belgeleri ve evrakları (maaş bildirimleri gibi çıkan evraklar da dahildir) yönetir ve arşivler (revizyon bakımından güvenli bir şekilde). 

Proje dosyası

Başlangıç sisteminden ve katılım gösteren alanlardan bağımsız olarak tüm proje içeriklerinin merkezi yönetimini ve erişimini sağlar.

Sözleşme dosyası

Sözleşme ile ilgili tüm yazıları toplar (hem kağıt tabanlı hem de elektronik belgeler) ve terminlerle süreleri denetler.

Test
PreviewLupe
Screen

Tüm dosya gereksinimleri için temel

Belgeler, dosyalar ve işlemler istenen şekilde kombine edilebilir ve birbirine bağlanabilir. Bu kombinasyon özgürlüğü, farklı uzmanlık alanlarının ve görevlerin bireysel gerekliliklerini de dikkate alarak tek tip bir teknoloji temelinde her şeyi kapsayan bir kayıt yaklaşımında bulunulmasını sağlar.

Kolay anlaşılır bilgi kokpiti

Doxis4'te her bir dosya dijital bir dosya kapak sayfası sunar. Dosyaya ait tüm merkezi bilgileri, dosya türüne bağlı olarak HR, ERP ve CRM gibi üçüncü sistemlerden de kolay anlaşılır bir şekilde görüntüleyen bilgi kokpiti. Buradan gerekli olan tüm çalışmalar yapılabilir ve eylemler başlatılabilir. 

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Tüm istemciler için bir uzman yönetim

Bir kere Doxis4 cubeDesigner'da oluşturulan dosya uygulamaları, paralel olarak Doxis4 winCube (Windows) ve webCube (Web) üzerinden dağıtılabilir ve görüntülenebilir.

Eissmann Group Automotive

Eissmann Gruppe, şirket genelinde SER'in Doxis4 iECM-Suite ürününü kullanmayı tercih etti.

devamını oku »
Göttingen Belediyesi

Göttingen Belediyesi, eGovernment'a geçiş yaptı ve SER'in desteği ile ilk organizasyon birimlerinde elektronik dosya yönetimini uygulamaya aldı.

devamını oku »
PVS Büdingen

PVS Büdingen'de Doxis4 iECM-Suite'dan arşiv, DMS, e-dosyalar, posta kutuları, iş akışı, Capture ve SmartOfficePlus uygulamaları kullanılmaktadır.

devamını oku »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

LWL, bölümler arası bir şekilde SER tarafından sunulan entegre edilmiş ECM'ye güvenmektedir. Elektronik dosyalar, arşivleme, fatura kontrolü ve KTQ el kitabı kullanılmaktadır.

devamını oku »
EDEKA Nord

EDEKA Nord, belgeleri hızlı ve sorunsuz bir şekilde kağıt olmadan kullanıma sunmak amacıyla piyasalarındaki planları, kabulleri, sözleşmeleri, cari hesapları vs. elektronik nesne dosyalarında yönetmektedir.

devamını oku »
Stadtwerke Bielefeld

Tek tip, yapılandırılmış dosya kaydı, her zaman erişim ve istenen süreç iyileştirmelerinin temeli olarak Doxis4'e dayanan elektronik inşaat dosyası (EBA) uygulamaya alındı.

devamını oku »
BAUHAUS AG

BAUHAUS AG, 2007 yılında elektronik hukuk dosyasını hukuk bölümünde uygulamaya aldı. Avukat bürosu yönetim sistemi bugün Doxis4 temelinde hukuk bölümü içerisindeki iletişim akışının tamamını kontrol etmektedir.

devamını oku »
LBS

LBS'nin Doxis4 sisteminde bugün şimdiden 43 milyon belge bulunmaktadır. 300 LBS çalışanı, örneğin yapı tasarruf dosyası, kredi dosyası, hukuk dosyası gibi elektronik dosyalarla çalışmaktadır.

devamını oku »

Doxis4 ile elektronik dosyaya genel bakış

Dosya yönetimi

  • Dosya ile ilgili meta bilgileri ile dosya kapak sayfası (yabancı sistemlerden de, örn. ERP, CRM, HR)
  • Birçok farklı veri kaynağından her türlü bilgi nesnelerini devralma, örn. belgeler, bağlantılar/referanslar ve multimedya içerikleri
  • Dosya modelleri üzerinden dosya yapılarının esnek, merkezi tanımlaması
  • İstenen ayrıntı düzeyinde hiyerarşik olarak yapılandırılabilen klasörler
  • Dosyalardaki bilgilere göre kişiselleştirilebilir görünümler ("sanal dosyalar")
  • Dinamik klasörler otomatik olarak güncel ve daima eksiksiz kalır
  • Dosyalar üzerinde organizasyon modelleri ve hak kullanımı
  • Geriye doğru bağlama: Görüntülenen bir belgenin bulunduğu tüm dosyaların gösterimi
  • Belirgin kayıt yapıları ve standart haline getirilmiş kayıt işlemleri sayesinde kayıt özniteliklerine yedeklilik ve belirsizlik olmaz
  • Belgeler, yedekli kayıt olmadan birden fazla dosyaya paralel olarak atanabilir

Dosya kullanımı

  • İşlemleri ortaklaşa düzenleme: Farklı yerlerden aynı dosya içerikleri üzerinde çalışma
  • Elektronik dosyalara bulunulan yerden bağımsız ve paralel erişim
  • Dosyaları çevrimdışı dosya olarak "beraberinde götürme"
    (Check-in/Check-out)
  • Abonelik fonksiyonu üzerinden e-dosyadaki değişiklikler hakkında e-posta bildirimi
  • Kapsamlı dosya ve belge araması ve dosyalara göre atanmış arama
  • Tek bir dosya içerisinde veya atanmış bir klasörde araştırma
  • iECM bağlantıları üzerinden konforlu erişim: Doğrudan istemciden belirli dosyalara veya belgelere erişim korumalı bağlantılar gönderme
  • Dosya öznitelikleri ile birlikte belge arama
  • 300'den fazla biçim için entegre edilmiş Viewer
  • Bir dosyada tüm işlemler için Audit Trail
  • Bir dosyada "Tabbed Browsing"

Dosya modelleri

  • Çeşitli klasör tipleri desteklenir:
    • Sınıflandırma yapmak için klasörler
    • Statik içerikler için klasörler
    • Başvurusal genel bakış klasörleri
    • Dinamik içerikler için klasörler
    • ActiveX/iframe pencereleri için klasörler
  • Kayıt klasörülerinin isteğe bağlı olarak otomatik numaralandırılması
  • Dosya modeli tüm dosyalar için otomatik olarak değiştirilebilir ("Copy&Paste" semantiği yok)
  • Önceden tanımlanmış olan dosya modeli klasörleri, alt klasörler ile tek tek dosyalar için geliştirilebilir
  • Klasör düzeyinde haklar ve hakları devralma
Contact