www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Elektronik müşteri dosyası – tüm iş evraklarına erişim

Doxis4 ile müşteriler hakkında iyi bilgi sahibi olun

Müşterilerine yönelik çalışanlar, müşterilerini iyi tanımalıdır. Müşteri ile iş ilişkisi ile ilgili bilgiler, elektronik müşteri dosyasında Doxis4 temelinde yönetilebilir. Bulunulan yere bağlı kağıt biçiminde kayda, karmaşık dosya dizinlerine veya özellikle ERP ve CRM sistemlerinde dağıtılmış bilgi silolarına kıyasla Doxis4 müşteri dosyaları iş ilişkisinin eksiksiz dokümantasyonunu ve uygun yetkinin olması şartıyla müşteri belgelerine her zaman, bulunulan yerden bağımsız erişim sunar.

Doxis4 ile müşteri, iş emri ve proje ile ilgili güvenli ve doğru bilgiler alabileceğiniz bir bilgi kokpiti sunulur. Müşteri dosyasını açtıktan sonra sizin için olan tüm müşteri verilerine bir genel bakış (dosya kapak sayfası) açılır. Müşteri dosyasına erişim, sabit olarak bilgisayarın masaüstünden (Doxis4 winCube ve webCube) veya mobil olarak Doxis4 mobileCube üzerinden ve alternatif olarak çevrimdışı dosya fonksiyonu aracılığıyla mümkündür.

E-posta sistemlerinde yazışma, satış bilgi sisteminde (CRM) teklifler, ürün yönetimi sisteminde iş emirleri ve Fibu yazılımında faturaları saklamak yerine, Doxis4 müşteri dosyası ile müşteri ile ilgili tüm belgeler yapılandırılmış bir şekilde saklanabilir. Belgelerin ve dizin değerlerinin ilgili E-posta, MS-Office, ERP, CRM ve Fibu sistemlerinden devralınması sayesinde müşteri dosyası, büyük ölçüde otomatik bir şekilde doldurulur ve aynı zamanda revizyon bakımından güvenli bir biçimde kaydedilir. Sadece gelen kağıt belgeler, taranarak müşteri dosyasına eklenir. MS Office entegrasyonu, ilave olarak doğrudan Word, Excel & vb. programlardan müşteri dosyasında arama yapma imkanı sunar. ERP, CRM vs. gibi mevcut üçüncü sistemlerden doğrudan geçiş imkanı sayesinde hızlı ve kesintisiz, ortam kesintisi olmadan düzenleme yapmak mümkündür. Bu esnada tüm işlem adımları hem eksiksiz, hem de yasal açıdan güvenli bir şekilde belgelenir ve arşivlenir.

Doxis4 müşteri dosyaları, şirkete özel gereksinimler uyarınca istenen şekilde tanımlanabilen tek tip bir kayıt yapısı sunar. Bir müşterinin iş evraklarına bireysel görünümler kullanıcının kendisi tarafından kolayca tanımlanabilir, örn. "Düğmeye bastığımda bir müşterinin geçen üç ay içerisindeki tüm iş emirlerini göster." Belgeler, Doxis4 müşteri dosyasında yeniden ayarlandığında (örneğin bir iş emri onayı), kullanıcıya e-posta aracılığıyla otomatik olarak buna yönelik bilgi gönderilir.

Elektronik müşteri dosyası hakkında daha fazla bilgi alın

Avantajınız

  • Bir müşterinin tüm iş evraklarına her zaman, bulunulan yerden bağımsız erişim
  • ERP, CRM ve benzer sistemlerden doğrudan açma ve bu sistemlere entegrasyon.
  • İş evraklarının eksiksiz ve ortam kesintisi olmadan saklanması
  • Yeni ayarlanan belgeler (örn. iş emirleri, siparişler vs.) olduğunda, aktif bildirim.

Beceriler & Güçlü yanlar

  • Bir bakışta tüm müşteri bilgileri

    Doxis4 müşteri dosyası, bir bilgi kokpitinde bir müşteri ile ilgili tüm önemli iş evraklarını (yazışmalar, teklifler, siparişler, faturalar, reklamasyonlar vs.) yapılandırılmış bir şekilde istenen klasörlerde görüntüler. Kullanıcı, müşteri dosyasını açtıktan sonra şirkete özel bir şekilde belirlenebilen tüm önemli müşteri bilgilerini içeren sanal bir dosya kapak sayfası görüntülenir. Veriler, otomatik bir şekilde ERP, CRM'den vs. devralınabilir ve düzenli olarak eşitlenebilir. Bunun yanı sıra kullanıcılar, hızlı ve kolay bir şekilde müşteri dosyası için belirli bir bilgi ihtiyacına göre tasarlanmış olan (örn. son 14 gün içerisindeki tüm reklamasyonlar) "sanal" görünümler oluşturabilir.

  • Müşteri taleplerini verimli ve hızlı bir şekilde işleyin

    Teslimat tarihlerine yönelik müşteri taleplerinde veya reklamasyonlarda, elektronik müşteri dosyası temelinde her zaman hızlı ve nitelikli bir şekilde bilgi almak mümkündür. Kullanıcılar, uygun yetkiye sahip oldukları sürece bu bilgilere, bulundukları yerden bağımsız olarak 7/24 erişebilirler ve bu bilgiler, "one face to the customer" talebi ile verimli bir müşteri yönetimi yapılmasını sağlar.

  • Revizyon bakımından güvenli arşivleme ve dokümantasyon

    Doxis4 müşteri dosyası, bir müşterinin tüm belgelerinin ve dosyalarının yasal sürenin ötesinde olası zaman aşımı süreleri sona erene dek revizyon bakımından güvenli bir şekilde ve kanunlar uyarınca saklanmasını sağlar. Audit Trail fonksiyonu, tüm belgelerde sürekli olarak kimin neyi ne zaman eklediğini, görüntülediğini, değiştirdiğini veya sildiğini belgeler. Revizyon bakımından güvenli bir şekilde arşivlenen iş evrakları, yasal düzenlemeleri ve firma içi Compliance düzenlemelerini yerine getirmek için olduğu kadar reklamasyon ve hasar durumunda garanti durumları için de önemlidir. 

  • Müvekkil uyumu ve yetkiler

    Şirketler grupları ve hukuki açıdan çok sayıda bağımsız birim barındıran büyük orta ölçekli şirketler için müvekkil uyumu vazgeçilmezdir. Müvekkil uyumu, her bir kuruluşun veya müvekkilin sadece kendi verilerini görüntüleyebilmesini ve değiştirebilmesini sağlar. Müvekkil ayrımı, alternatif olarak yetki konsepti ve ayrı veri yönetimi (veri tabanı ve depolama ortamları) üzerinden de tanımlanabilir. Bu durumda yeniden kullanıcı yetkilendirmesi ve kimlik doğrulamasına gerek yoktur. Doxis4 içerisinde, iş evraklarınıza ilave güvenlik sağlayan kapsamlı bir yetki konsepti (gruplar, roller, birimler vs.) uygulanabilir.

  • Akıllı iş akışları

    Alım, iş emri ve sipariş işlemleri çerçevesinde çalışanlar sık sık bölümler arası bir şekilde birlikte çalışırlar. Evrak bakımından oldukça yoğun olan bu süreçler için işlemlerin tam zamanında (just-in-time) gerçekleştirilebilmesi için elektronik bir iş akışı gereklidir. Doxis4 iş akışı, Doxis4 müşteri dosyasını mükemmel bir şekilde tamamlar ve işlemlerin kontrollü bir şekilde dağıtılmasını ve düzenlenmesini sağlar. Çalışanlar, işlem düzenlemesi içerisinde yetkilerine bağlı olarak müşteri dosyasına, tek tek klasörlere veya belgelere erişebilirler. İşlemin kendisi, dosyanın bir parçası haline gelir ve böylece geriye dönük bir şekilde kimin neyi ne zaman yaptığı ve karar verdiği belgelenir.

  • Microsoft ile olduğu gibi çalışma, Google'daki gibi arama

    Bir MS-Office belgesini düzenlerken doğrudan Word, Excel veya benzer bir programdan tüm klasör yapısı boyunca çoklu alan veya tam metin araması (Text-Mining) aracılığıyla belge araması yapılabilir. Çok yönlü filtreleme seçenekleri, gruplandırma fonksiyonu ve sonuç listeleri sıralaması, büyük belge miktarlarının da üstesinden gelmeye yardımcı olur.

Doxis4 ile elektronik müşteri dosyalarına genel bakış

Müşteri dosyası yönetimi

  • Birçok farklı biçimde ve kaynakta iş evraklarının ve belgelerin tek tip müşteri dosyası yapısında yönetimi
  • Temel müşteri verilerine kompakt genel bakış ve kayıt klasörüne giriş (bilgi kokpiti)
  • Web istemcisi ve mobil istemci üzerinden mobil erişim
  • Çevrimdışı dosya: Kullanıcı, elektronik bir dosyayı, Check-in/Check-out aracılığıyla tüm işlevlerle birlikte beraberinde götürebilir: görüntüleme ve düzenleme (otomatik eşleştirme)
  • Esnek bir şekilde yapılandırılabilir dosya görünümleri: Bireysel (örn. iş emirleri, reklamasyonlar vs.) veya bölüme göre (örn. satış, müşteri hizmetleri, finans)
  • Örneğin durum değişikliği, onaylar/izinler için e-posta üzerinden bilgi almak için abonelik fonksiyonu
  • Sistemler arası işlevlerin elektronik müşteri dosyasına entegrasyonu, örneğin Google Maps'te adres gösterimi (sipariş veya teslimat yerleri)

Müşteri belgeleri yönetimi

  • Tüm iş evraklarının revizyon bakımından güvenli arşivlemesi
  • Entegre edilmiş DMS işlevleri: Dosya kaydı (manüel veya otomatik yığın halinde kayıt), arama, düzenleme, versiyonlama, geçmiş vs.
  • Çok dillilik sayesinde uluslararası olma durumu
    (Unicode özelliği)
  • Belgelerin, arşivde yedeklilik olmadan mantıklı bir şekilde birden fazla kayıt klasörüne atanması
  • Dosyanın oluşturulduğu uygulama mevcut olmasa da entegre edilmiş Viewer aracılığıyla 300'den fazla biçimin gösterimi
  • MS-Office entegrasyonu – Belgeleri doğrudan MS-Office'te araştırma ve kaydetme
  • Doxis4 iş akışını bağlamak mümkündür: örn. termin planlaması, süreler, tekrar sunma
  • Evrak bakımından yoğun süreçler için elektronik posta kutusu
  • Tamamen entegre edilmiş tarama yazılımı üzerinden kağıt evrakları toplama

Uyumluluk/Güvenlik

  • Yetkilendirme, kimlik doğrulaması ve istemci-sunucu iletişiminin SSL şifrelemesi sayesinde güvenlik ve yabancı sistemlerden (örn. LDAP) yetki yapılarını devralma
  • Rol tabanlı ve detaylandırılabilir yetki sistemi (klasör, dosya, belge; geçici erişimler vs.)
  • Audit Trail fonksiyonu – revizyon bakımından güvenli dokümantasyon: Kim hangi belgelerde ne zaman hangi işlemleri yaptı
Contact