www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Elektronik personel dosyası —
hassas belgelerin verimli
ve güvenli yönetimi

Personel dosyaları ve başvurular için Doxis4

Doxis4 personel dosyası, çalışanların ve başvuru sahiplerinin tüm hassas kişisel belgelerinin ve verilerinin güvenli ve sezgisel bir şekilde yönetilmesini sağlar. Başvuru belgeleri, sözleşmeler, e-postalar, personel konuşmaları kayıtları veya personel gelişimi çerçevesinde kalifikasyonlar olsun, elektronik personel dosyası, bir bilgi kokpiti gibi tek bir düğmeye basarak tüm önemli çalışan ve başvuru sahibi bilgilerine bir genel bakış ve gerekli olan personel belgelerine doğrudan erişim sunar.

Farklılaştırılmış bir erişim koruması üzerinden kullanıcıların sadece yetkiye sahip oldukları dosyaları veya personel dosyası belgelerini görüntüleyebilmeleri ve düzenleyebilmeleri sağlanır. Bu yetki konseptiyle yönetim, işleme ve personel açısından gerekli olan tüm talep edilen, veri gizliliği ilkeleri ile uyumlu görüntüleme sınırlamaları belirlenebilir. Giriş ve çıkış, annelik izni veya gerekli olan kalifikasyonların düzenli belgelemesi gibi otomatik süreçlerin yanı sıra yasal sürelere veya işletim açısından önemli sürelere uyum da desteklenir. HR sistemlerine standart haline getirilmiş arabirimler ve ana personel verilerinin devralınması ve düzenli olarak eşitlenmesi, personel süreçlerine dikişsiz entegrasyon imkanı sunar.

Doxis4 personel dosyası:

  • Personel ve başvuru sahipleri belgelerini ortam kesintisi olmadan, müvekkil uyumlu ve revizyon bakımından güvenli bir şekilde saklama
  • Tek tip dosya yapıları oluşturmak için standart haline getirilmiş işlevsellik
  • İzinsiz erişime/görüntülemeye karşı koruma mekanizmaları
  • Standart haline getirilmiş arabirimler sayesinde insan kaynakları ve faturalama sistemlerine entegrasyon

Beceriler ve Güçlü yanlar

  • Hemen verimli bir şekilde kullanılabilir

    Elektronik personel dosyası, Doxis4 Solutions Package olarak sunulur ve uygulandıktan hemen sonra kullanım için hazırdır. Önceden yapılandırılmış olan personel dosyası çözümü, çok sayıda müşteri projesine dayanmaktadır ve yapı ile işlevsellik bakımından bir personel dosyasından standart olarak talep edilen gereksinimleri kapsamaktadır. Bireysel talepler her zaman en iyi şekilde yerine getirilir. Merkezi bakım ve kontrol sayesinde bireysel ihtiyaçlara uyarlamalara şirket genelinde anında erişmek mümkündür.

  • Bulma ve bulunulan yerden bağımsız erişim

    Personel dosyaları ve belgelerini tekrar bulmak için HR sisteminden çıkılır ve Doxis4 istemcisinde dizin veya tam metin araması yapılır. Dizin araştırmasında hızlı ve hedefli bir şekilde belirli dosyalar veya belgeler aranırken, tam metin araması (Textmining) belge içeriklerinde arama yapar. Doxis4 ile personel belgeleri, şirket genelinde olmak üzere bir araya getirilebilir ve merkezi bir şekilde kullanılabilir: Şahadetnameler, hedef sözleşmeleri, sertifikalar veya başka belgeler. Doxis4 personel dosyası, birden fazla merkezden çalışan şirketlere büyük avantajlar sunar: Belgelere erişim, saklama alanından ayrılır ve bunun yanı sıra eş zamanlı gerçekleştirilebilir. Dijital personel dosyaları, ilgili kişi uygun yetkiye sahip olduğu sürece bulunulan yerden bağımsız olarak, çevrimdışı dosya biçiminde veya isteğe bağlı olarak Web istemcisi veya mobil istemci üzerinden erişim aracılığıyla kullanıma sunulur! İlgili IT yapılarına göre personel dosyaları, merkezi bir şekilde, dağıtılmış merkezlerde veya her iki işlemin kombinasyonu şeklinde uzun süreli güvenli bir şekilde saklanabilir. 

  • Güvenlik mekanizmaları ve erişim koruması

    Hassas personel belgeleri, kişisel kullanıcı yetkilendirmesi ve kimlik doğrulaması, istemci-sunucu iletişiminin SSL şifrelemesi ve ilgili HR sisteminden yetkilerin devralınmasıyla yüksek seviyede korunur. Geçici olarak yöneticilere disipline yönelik işlemler için ve çalışanlara yasal olarak öngörülen incelemeler için erişim hakkı tanınabilir. Audit Trail fonksiyonu aracılığıyla kimin ne zaman belgeler eklediği, görüntülediği, değiştirdiği veya sildiği, revizyon bakımından güvenli bir şekilde belgelenir. Böylece tüm işlem adımları, protokollerin oluşturulmasıyla şeffaf tutulur.

  • Müvekkil uyumu ve yetkiler

    Şirketler grupları ve hukuki açıdan çok sayıda bağımsız birim barındıran orta ölçekli şirketler için Doxis4 personel dosyasının müvekkil uyumu vazgeçilmezdir. Müvekkil uyumu, her bir kuruluşun veya müvekkilin sadece kendi verilerini görüntüleyebilmesini ve değiştirebilmesini sağlar. Bu durumda müvekkiller arasında geçiş sadece yeniden uygulanan kullanıcı yetkilendirmesi ve kimlik doğrulaması ile mümkündür. Ancak müvekkil ayrımı, yetki konsepti ve ayrı veri yönetimi (veri tabanı ve depolama ortamları) üzerinden de tanımlanabilir. 

  • İnsan kaynakları, maaş bordrosu muhasebesi ve Microsoft Office'e entegrasyon

    Doxis4 personel dosyası, tüm insan kaynakları ve maaş bordrosu sistemlerine entegre edilebilir. Personel dosyasını açmak için iECM bağlantısı üzerinden doğrudan geçiş imkanı sunulur. Personel dosyaları, standart haline getirilmiş olan arabirimler üzerinden devralınır ve eşleştirilir. Arşivlenecek olan belgeler de bu arabirimler üzerinden aktarılır, örn. maaş bordroları. Microsoft Office entegrasyonu sayesinde belgeler ve e-postalar doğrudan ilgili Microsoft uygulamasından araştırılabilir ve kaydedilebilir. Şablon yönetimi, yazışmaların, sözleşmelerin vs. oluşturulmasını kolaylaştırır ve otomatik hale getirir. 

  • Evrak bakımından yoğun personel süreçleri

    İlgili belgelerin revizyon bakımından güvenli bir şekilde arşivlenmesinin ve yönetilmesinin yanı sıra evrak bakımından yoğun personel yönetimi süreçleri de dijital olarak görüntülenebilir ve manüel ya da otomatik bir şekilde uygulanabilir. Personel belgeleri, elektronik posta kutuları üzerinden manüel olarak dağıtılabilir. Elektronik posta kutusu, klasik bir e-posta gelen kutusu gibi çalışır, ancak iki önemli fark vardır: gönderilen belgeler, güvenli bir şekilde personel dosyası sisteminde kalır. Bu şekilde gönderdiğiniz mesajların hiçbirinin üçüncü şahıslar tarafından okunmadığından emin olabilirsiniz. E-postaya kıyasla düzenleme durumu her zaman şeffaftır. Bu da e-posta veya telefon üzerinden soru sorma ihtiyacını ortadan kaldırır.

Bir bakışta tüm personel verileri

Doxis4 personel dosyası, önemli olan tüm personel verilerini kolay anlaşılır bir şekilde bir bilgi kokpitinde gösterir. Buna gelecek terminler ve sürelerin yanı sıra kaydedilen yorumlar da dahildir. Tüm personel belgeleri, kolay anlaşılır ve ortam kesintilerine karşı korumalı bir şekilde standart haline getirilmiş bir yapıda gösterilir. Bu belirtilen yapının ötesinde sadece birkaç tıklama ile bireysel bilgi ihtiyacına mükemmel bir şekilde uyarlanmış olan "sanal" dosya görünümleri oluşturulabilir, örn. gelecek 30 günde sona eren geçici iş sözleşmeleri.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Optimize edilmiş personel yönetimi

Elektronik iş akışları, gelenler ve gidenler, eğitimler ve ek eğitimler vs. gibi tipik ve sık sık tekrarlanan işlemleri destekler ve hızlandırır. Böylece daha yüksek otomasyon avantajının yanı sıra bulunulan yerden ve ilgili insan kaynakları çalışanından bağımsız olarak her zaman aynı kalan bir kalite seviyesi garanti edilir.

Doxis4 personel dosyasına genel bakış

Personel dosyası yönetimi

  • Önceden tanımlanmış, tek tip dosya yapısında birçok farklı biçimde ve kaynakta personel bilgilerinin ve belgelerinin tek tip yönetimi
  • Tüm personel verilerine kompakt genel bakış (bilgi kokpiti)
  • Personel dosyalarına veya tek tek belgelere erişim için ayrıntılı yetki yönetimi (geçici olarak da mümkündür)
  • Tüm standart insan kaynakları sisteminden yetki yapıları devralınabilir
  • Personel verileri nedeniyle erişim/değişiklik için yetki sınırlaması (örn. çalışan grubu):
    • Komple dosyalar
    • Kayıt klasörleri
    • Personel(ana)verileri

Personel belgeleri yönetimi

  • Belgelerin, arşivde yedeklilik olmadan mantıklı bir şekilde birden fazla personel işlemine atanması
  • Devam eden işletim esnasında belgeleri ilave dizinler (meta veriler) ile genişletme ve dizinleme
  • Belgeleri konforlu bir şekilde kaydetme imkanı: manüel veya otomatik yığın halinde kayıt
  • MS-Office belgelerini Drag & Drop aracılığıyla Doxis4 istemcisine, dosya özellikleri ile birlikte devralma
  • Doğrudan MS Office'den ilgili personel belgelerinde araştırma
  • Belgeleri farklı sunumlarda kaynak veya hedef biçimi olarak kaydetme, örn. Word ve PDF
  • Tamamen entegre edilmiş tarama yazılımı üzerinden kağıt evrakları toplama

Personel süreci yönetimi

  • Belirli belgeleri silmek için süreleri otomatik olarak koruma
  • Tekrarlayan süreçler için standart haline getirilen ve ad-hoc iş akışlarını görüntüleme (giriş/& çıkış, ebeveyn zamanı, stajyer vs.)
  • Birden fazla yarı zamanlı iş olduğunda aşım uyarısı
  • İstemci tarafında denetim – kim hangi belgelerde ne zaman neler yaptı
  • Kalifikasyonları, izinleri vs. belgelemek için otomatik tekrar sunma

Personel verileri yönetimi

  • Personel verilerinin standart haline getirilmiş arabirimler üzerinden piyasada standart olarak bulunan her türlü insan kaynakları ve faturalama sistemine devralınması ve eşleştirilmesi, örn. SAP HRM, Oracle Peoplesoft HCM, ADP PAISY ve daha fazlası
  • İlgili insan kaynakları veya maaş bordrosu sisteminden doğrudan Doxis4 personel dosyasına geçiş (ve tersi)
  • Personel belgelerini otomatik olarak devralma, örn. maaş bordrosu muhasebesi
Contact