www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Elektronik proje dosyası –
karmaşık projeler güvenli bir şekilde kontrol altında

Proje dosyalarını Doxis4 ile yönetin

Doxis4 proje dosyası proje ile ilgili tüm belgelere ve bilgilere, her zaman ilgili bağlam çerçevesinde hızlı, bulunulan yerden bağımsız ve yetkisiz erişime karşı korumalı erişim sunar. Bir proje ile ilgili tüm multimedya bilgileri, yönetilir ve arşivlenir: Yazışmalardan planlamaya ve CAD belgelerine. Araştırma esnasında büyük belge miktarlarının üstesinden gelmek için çok yönlü filtreler ve sonuç listesi sıralaması sunulur. Doxis4 buna ilave olarak proje odası modülü üzerinden projeye harici olarak katılan şirketlere Web-Frontend aracılığıyla gerekli olan proje bilgilerine güvenli ve belgelenmiş bir erişim sunar.

Elektronik dosya, özellikle evrak bakımından yoğun projeleri destekler, örneğin üretim veya inşaat alanında. Elektronik proje dosyasının merkezi klasör yapısı, proje tipine ve seçilen proje yönetimi yöntemine göre ilgili projenin bireysel ihtiyaçlarına uyarlanabilir ve dinamik proje akışında değiştirilebilir. ERP, CAD ve PPS sistemlerine dikişsiz entegrasyon, üretim akışında ana verilerin ve hareket verilerinin devralınmasını ve eşitlenmesini veya doğrudan üretim sistemlerinden arşivlenen belgelerin açılmasını sağlar. Böylece karmaşık projelerde de ortam kesintileri olmadan güncel bilgiler elde edilebilir. Otomatik sürüm yönetimi ve geçmiş kaydı, yasal açıdan güvenli dokümantasyon sağlar ve Audit Trail fonksiyonu uyum ve garanti durumları için kimin ne zaman neleri görüntülediğini, eklendiğini, düzenlediğini veya sildiğini belgeler.

Avantajınız

  • Projelerdeki tüm belgeler merkezi bir şekilde kontrol edilebilir ve denetlenebilir
  • Kaynaklar, terminler ve kararlar için şeffaflık ve bunlar üzerinde kontrol 
  • Tek bir dosya çözümünde birçok farklı proje yapısını görüntüleme
  • Uyumluluk ve garanti için yasal açıdan güvenli dokümantasyon

Beceriler ve Güçlü yanlar

  • Eksiksiz saklama ve görüntüleme

    Elektronik Doxis4 proje dosyasıyla proje içerisinde her türlü tipte ve biçimde belge merkezi olarak oluşturulabilir, yönetilebilir ve belgelenebilir, örn. e-postalar, planlar, (CAD) çizimleri, resimler, videolar vs. Bir Viewer, 300'den gazla biçimi destekler ve bu şekilde, dosyanın oluşturulduğu orijinal program mevcut olmasa da birçok farklı belgenin içeriğini görüntüler. Alternatif olarak arşivlenen dosya, başka bir uygulamayla da açılabilir ve görüntülenebilir.

  • Kanunlar uyarınca arşivleme ve dokümantasyon

    Doxis4 proje dosyası, bir müşterinin tüm belgelerinin ve dosyalarının yasal sürenin ötesinde olası zaman aşımı süreleri sona erene dek revizyon bakımından güvenli bir şekilde ve kanunlar uyarınca saklanmasını sağlar. Audit Trail fonksiyonu, tüm belgelerde sürekli olarak kimin neyi ne zaman eklediğini, görüntülediğini, değiştirdiğini veya sildiğini belgeler. Revizyon bakımından güvenli bir şekilde arşivlenen dokümantasyon, yasal ve firma içi düzenlemelerin geçerli olduğu Compliance'ın yanı sıra anlaşmazlık veya hasar durumunda garanti durumları için de önemli olabilir. 

  • Dahili ve harici bilgi sunumu

    Elektronik bir posta kutusuyla projede herhangi bir büyüklükte olan belgeler, fiziksel olarak yedekli bir şekilde mevcut olmadan katılımcılara sınırsız sıklıkta dağıtılır. Ağ üzerinde daha düşük yük ve şifrelenmiş iletişim sayesinde güvenlik, e-posta üzerinden güvenli olmayan iletişime kıyasla büyük avantajlardır. Doxis4 proje odası üzerinden harici proje katılımcılarına Web üzerinden elektronik proje dosyasına şifre korumalı erişim sunulur. Klasörler, dosyalar ve tek tek belgeler için görüntüleme, düzenleme, yükleme ve indirme gibi fonksiyonlar için farklılaştırılmış yetkiler verilebilir.

  • Aktarılabilir proje yapısı

    Elektronik proje dosyasının Doxis4 ile bireysel taleplere uyarlanmış olan yapısı, bir yandan paralel veya arka arkaya olan projelere aktarılabilir, öte yandan da bunların dinamik proje akışında uyarlanmasını sağlar. Bunun için tipik örnekler, etkinlik ve şebeke yönetiminden inşaat ve üretim alanına olmak üzere neredeyse tüm sektörlerde görülmektedir.

  • Müvekkil uyumu ve yetkiler

    Şirketler grupları ve hukuki açıdan çok sayıda bağımsız birim barındıran orta ölçekli şirketler için Doxis4 proje dosyasının müvekkil uyumu vazgeçilmezdir. Müvekkil uyumu, her bir kuruluşun veya müvekkilin sadece kendi verilerini görüntüleyebilmesini ve değiştirebilmesini sağlar. Bu durumda müvekkiller arasında geçiş sadece yeniden uygulanan kullanıcı yetkilendirmesi ve kimlik doğrulaması ile mümkündür. Müvekkil ayrımı, alternatif olarak yetki konsepti ve ayrı veri yönetimi (veri tabanı ve depolama ortamları) üzerinden de tanımlanabilir. Bu durumda yeniden kullanıcı yetkilendirmesi ve kimlik doğrulamasına gerek yoktur.

  • Belgeleri hızlı ve kolay bir şekilde bulun

    Belgeler, çoklu alan veya tam metin araması (Text-Mining) üzerinden tüm klasör yapısı boyunca aranabilir. Çok yönlü filtreleme seçenekleri, gruplandırma fonksiyonu ve sonuç listeleri sıralaması, büyük belge miktarlarının da üstesinden gelmeye yardımcı olur. 

Bilgi kokpiti

E-dosyanın proje kapak sayfası, proje verileri ve proje ile ilgili yorumlar gibi temel bilgileri bir bakışta sunar. Bu şekilde projenin kolay anlaşılır klasör yapısı ile birlikte tüm önemli belge ve bilgilere hızlı ve hedefe götüren erişim için eksiksiz bir bilgi kokpiti sunulur.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Tek tip klasör yapısı

Merkezi bir şekilde kontrol edilen, tek tip bir klasör yapısına sahip olan proje dosyası, esnek bir şekilde her proje tipine ve her yönteme uyarlanabilir. Bir kere kaydedilen dosya yapıları, her zaman aynı tipte başka projelere aktarılabilir. Buna ilave olarak merkezi bir şekilde tanımlanmış olan bir dosya planı, mevcut olan tüm belgeler ve dosyalar için esas proje dosyalarından bağımsız olarak kesin bir yapı ve sistematik uygulanmasını mümkün kılar.

Web-Frontend ile proje odası

Harici proje katılımcılarına Web-Frontend üzerinden projeyle ilgili belgelere şifreli erişim sunulur. İlgili yetkiler klasörler, dosyalar ve tek tek belgeler için istek üzerine zaman sınırlaması ile verilebilir. Kullanıcı yönetimi de doğrudan proje yöneticisi tarafından gerçekleştirilebilir.

Test
PreviewLupe
Screen

Doxis4 ile proje dosyalarına genel bakış

Proje dosyaları yönetimi

  • Önceden tanımlanmış, tek tip dosya yapısında birçok farklı biçimde ve kaynakta proje bilgilerinin
    ve belgelerinin tek tip yönetimi
  • Tüm proje verilerine kompakt genel bakış (bilgi kokpiti)
  • Rol tabanlı ve hassas kademeli yetki sistemi (klasör, dosya, belge; geçici erişimler vs.)
  • Web istemcisi ve mobil istemci üzerinden mobil erişim
  • Çevrimdışı dosya: Kullanıcı, elektronik bir dosyayı, Check-in/Check-out aracılığıyla tüm işlevlerle birlikte beraberinde götürebilir: görüntüleme ve düzenleme (otomatik eşleştirme)
  • Proje odası (harici öğelerin güvenli entegrasyonu)
  • Esnek bir şekilde yapılandırılabilir dosya görünümleri: bireysel (örn. izinler,onaylar ve terminler) veya bölüme göre (örn. satınalma, finans, malzeme yönetimi
  • Sistemler arası işlevlerin entegrasyonu, örneğin Google Maps'te adres gösterimi (proje yerleri, inşaat makinelerinin konumu), entegre edilmiş Wiki
  • Yabancı sistemlerden (örn. LDAP) yetki yapılarını devralma

Proje belgeleri yönetimi

  • Belge ve dosyaların revizyon bakımından güvenli bir şekilde kaydedilmesi
  • Belirgin kayıt yapıları ve standart haline getirilmiş kayıt işlemleri sayesinde kayıt özniteliklerine yedeklilik ve belirsizlik olmaz
  • Entegre edilmiş DMS işlevleri: Dosya kaydı (manüel veya otomatik yığın halinde kayıt), arama, düzenleme, versiyonlama, geçmiş vs.
  • Çok dillilik sayesinde uluslararası olma durumu (Unicode özelliği)
  • Belgelerin, arşivde yedeklilik olmadan mantıklı bir şekilde birden fazla kısmi projeye veya katılımcıya atanması
  • Devam eden işletim esnasında belgelere ilave dizinler (meta veriler) ekleme
  • Dosyanın oluşturulduğu uygulama mevcut olmasa da 300'den fazla biçim için Viewer (CAD uyumludur)
  • MS-Office entegrasyonu – Belgeleri doğrudan MS-Office'te araştırma ve kaydetme
  • Evrak bakımından yoğun süreçler için elektronik posta kutusu
  • Tamamen entegre edilmiş tarama yazılımı üzerinden kağıt evrakları toplama

Proje süreci yönetimi

  • Audit Trail fonksiyonu – istemci tarafında dokümantasyon: Kim hangi belgelerde ne zaman hangi işlemleri yaptı
  • Doxis4 iş akışını bağlamak mümkündür: örn. termin planlaması, süreler, tekrar sunma
  • Örneğin durum değişikliği, onaylar/izinler için e-posta üzerinden bilgi almak için abonelik fonksiyonu

Proje verileri yönetimi

  • Farklı veri kaynaklarından birçok farklı bilgi nesnesi, elektronik proje dosyasında bir araya getirilir (örn. ERP, CRM, CAD, PPS sistemlerinden)
  • Yetkilendirme, kimlik doğrulaması ve istemci-sunucu iletişiminin SSL şifrelemesi sayesinde güvenlik ve yetkileri devralma
Contact