www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Elektronik sözleşme dosyası –
sözleşme yönetiminde yapı ve şeffaflık

Doxis4 ile sözleşme yönetimi

Doxis4, sözleşme yönetimine düzen, yapı ve şeffaflık katmaktadır. Bu çözüm, tüm sözleşme belgelerinin revizyon bakımından güvenli bir şekilde arşivlenmesini, araştırılmasını ve denetlenmesini sağlar. Tüm önemli sözleşme verilerini içeren bilgi kokpiti, Doxis4 sözleşme dosyasına başlangıç noktası olarak görev görür. Buradan doğrudan sözleşme belgelerine erişilir. Sözleşme dosyasında, hangi ortamdan olduğu fark etmeksizin oluşan tüm sözleşme bilgileri bütünsel ve yapılandırılmış bir şekilde tüm sözleşme döngüsü boyunca yönetilebilir. Süre monitörü ve tekrar sunma yönetimi yaklaşan terminler ve süreler hakkında otomatik olarak bilgi verir. Posta kutusu ve iş akışı işlevselliği eklendiğinde, sözleşme onayları ve revizyonu, kontrollü bir şekilde uygulanabilir ve belgelenebilir.

Avantajınız

  • Birçok önemli sözleşme verisi içeren bilgi kokpiti
  • Otomatik tekrar sunma ve süre denetimi
  • Yasal düzenlemelere ve Compliance yönetmeliklerine uyum
  • Sözleşmelere merkezler ve bölümler arası erişim
  • İşletme, hukuk ve istatistiksel raporlar için temel oluşturur

Beceriler & Güçlü yanlar

  • Tüm sözleşmeler için bir çözüm

    Sadece tek bir çözümle şirketteki tüm sözleşmeler ve anlaşmalar yönetilebilir, örneğin kredi sözleşmeleri, çerçeve anlaşmaları, müşteri ve tedarikçi sözleşmeleri, kira ve leasing sözleşmeleri, şirket sözleşmeleri, şirketler grubu sözleşmeleri, sigortalar, iş sözleşmeleri, lisans ve bakım sözleşmeleri.

  • Kolay erişim

    Sözleşmeler, yapılandırılmış bir şekilde toplanan tüm sözleşme meta verileri kapsamında bulunulan yerden bağımsız olarak açılabilir. Buna ilave olarak bir tam metin araması, belge içeriklerine ve meta verilere yönelik olarak içeriğe göre arama imkanı sunar. Sözleşme dosyalarına ve belgelerine erişim, yetkiler üzerinden güvence altına alınır. Ofis dışında olunan durumlarda çevrimdışı dosya ile Web istemcisi ve mobil istemci, sözleşme belgelerine erişim sunar.

  • Veri koruması/güvenliği

    Veri güvenliğini, sözleşmelere kontrolsüz ve yetkisiz erişimleri önleyen, sistemin kendisine ait Doxis4 yetki konsepti sağlar. Ayrıca Doxis4 sözleşme yönetimine entegre edilmiş olan Audit Trail, sözleşme belgelerine tüm erişimler ve yapılan değişiklikler için protokoller oluşturur. Kayıt işlemi, revizyon bakımından güvenli biçimlerde (TIFF, PDF ve PDF/A) gerçekleştirilir. İlave bir SoftWORM koruması aracılığıyla, sözleşme belgelerinin kasıtlı olarak veya yanlışlıkla silinmesi önlenir.

  • Süre ve tekrar sunma yönetimi

    Doxis4'te mevcut olan süre ve tekrar sunma yönetimi, otomatik olarak tüm sözleşme belgelerini denetler ve yetkili sözleşme görevlisini yaklaşan terminler ve süreler konusunda bilgilendirir. Bu görevliden tepki gelmezse, otomatik olarak başka sözleşme yetkilileri bilgilendirilir (görev aktarma mekanizmaları).

  • Entegrasyon

    Doxis4 sözleşme yönetimi, Microsoft Office, ERP, CRM, Facility Management ve sözleşme ile ilgili diğer sözleşme uygulamalarına entegre edilebilir. Gerekli olan tüm ana sözleşme verileri ve hareket verileri, otomatik olarak devralınabilir. Microsoft entegrasyonu aracılığıyla sözleşme belgeleri, henüz oluşturulduklarında Doxis4 sözleşme yönetimine aktarılabilir. Böylece şablon yönetiminden otomatik versiyonlamaya kadar birçok seçenek sunulur.

Bir bakışta tüm sözleşme verileri

Doxis4 sözleşme dosyası, önemli olan tüm sözleşme verilerini, süreler ve tekrar sunma durumları da dahil olmak üzere kolay anlaşılır bir şekilde bir bilgi kokpitinde gösterir.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Optimize edilmiş sözleşme süreçleri

Birçok farklı sözleşme işlemi, Doxis4'te standart haline getirilmiş bir şekilde veya ad-hoc görüntülenebilir ve uygulanabilir. Örneğin ek açıklamalar, şablonlar, versiyonlama gibi kapsamlı DMS fonksiyonları, sözleşmelerin tamamıyla dijital bir şekilde işlenmesini sağlar.

Raporlar & Değerlendirmeler

Esnek, serbest bir şekilde tanımlanabilir değerlendirme fonksiyonları, işletme, hukuk ve istatistiksel raporlar için temel oluşturur (örn. yükümlülük koşullarının gösterimi).

Test
PreviewLupe
Screen

Doxis4 sözleşme yönetimine genel bakış

Sözleşme dosyaları yönetimi

  • Sözleşmelerin ve sözleşmeler için önemli olan dosyaların revizyon bakımından ve yasal açıdan güvenli arşivlemesi
  • Tüm sözleşme nesnelerinin tek bir dosyada tüm ortamları kapsayacak şekilde yönetimi (Office belgeleri, e-postalar, taranan kağıt belgeler, videolar vs.)
  • Referanslama seçenekleri (başka sözleşmeler, hiyerarşiler, gruplandırma seçenekleri)
  • Belgelerin, arşivde yedeklilik olmadan birden fazla kısmi sözleşme işlemine atanması 
  • Belgelerin dizinlemesine ve arama esnasında seçime yönelik öneri listeleri
  • Belgelerin öznitelikleri sonradan belirlenebilir veya değiştirilebilir

Sözleşme belgeleri yönetimi

  • Kapsamlı DMS fonksiyonları (ek açıklamalar, versiyonlama, Check out/Check in)
  • MS-Office belgelerini Drag & Drop aracılığıyla Doxis4 istemcisine, dosya özellikleri ile birlikte devralma (isteğe bağlı)
  • Doğrudan MS Office'ten düzenleme esnasında ilgili sözleşme belgelerini araştırma (isteğe bağlı)
  • Belgeleri farklı sunumlarda kaynak veya hedef biçimi olarak kaydetme, örn. Word ve PDF

Sözleşme süreci yönetimi

  • Esnek, şeffaf ve belgelenen sözleşme iş akışları
  • Standart haline getirilen ve ad-hoc iş akışlarını görüntüleme
  • Oylama aşamasında olan sözleşmelere genel bakış
  • İstemci tarafında denetim – kim hangi belgelerde ne zaman neler yaptı

Sözleşme verileri yönetimi

  • Ticari envanter sistemlerinden, Excel listelerinden vs. sözleşme verilerini devralma ve eşitleme
  • Tekrar sunma fonksiyonu ve süre yönetimi
  • Örneğin MS-Excel'de değerlendirme için standart dışa aktarma
Contact