www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Elektronik tedarik dosyası, satınalma sürecini kolaylaştırır

Doxis4 ile tedarik sürecini optimize edin

Ekonomik ürün tedariki, tedarik sürecinde karşılaşılan temel zorluklardan biridir. Profesyonel elektronik dosya ve belge yönetimi olmadan, bilgi işlemleri büyük bir engel oluşturabilir. Supply Chain Management (SCM) ve lojistik, aralarında bilgi akışlarının da bulunduğu nesne akışlarını tasarlar, ancak evrak bakımından yoğun süreçler uygun şekilde entegre edilememektedir. Satınalma alanında SCM ve ERP sistemlerinin kullanımı sayesinde veri merkezli satınalma süreçleri optimize edilmiştir, ancak evrak bakımından yoğun süreçler, eksiksiz ve süreç bakımından kesintisiz bir şekilde belgelenememektedir. Doxis4 tedarik dosyası bu boşluğu kapatır, mevcut SCM ve ERP sistemlerine kusursuz bir şekilde entegre edilir ve bu şekilde verimliliğin önemli ölçüde optimize edilmesini sağlar.

Her zaman erişilebilen eksiksiz tedarik dokümantasyonu

Çoğu tedarik süreci, belgeler üzerinden başlatılır ve tamamlanır. Belgeler oluşturulur, düzenlenir, kontrol edilir ve onaylanır. Malzeme talebinden başvurulara, sipariş işleminden tedarikçi faturaları için ödeme onayına kadar olmak üzere bir iş ilişkisinin başından sonuna kadar gerçekleşen sürecin tamamını yapılandıran, belgeleyen ve hem şeffaf hem de revizyon bakımından güvenli bir şekilde yöneten profesyonel bir dosya ve belge yönetimi gereklidir.

Doxis4 tedarik dosyası, tüm biçimleri ve ortamları kapsayacak şekilde tüm belgeleri, girişten (Input) düzenlemeye ve arşivlemeye (Output) kadar olmak üzere tek bir sistemde yönetir ve arşivler. Böylece satınalma sürecine katılan tüm çalışanlar, bir tedarik işlemine ait olan tüm belgelere, dosyalara ve işlemlere çok uzun zamandır beklenen tek tip erişimi elde ederler. Doxis4 ile SCM ve ERP sisteminize yapılandırılmamış verilerin tüm yazılı dokümantasyonunu ekleyebilirsiniz. Elektronik Doxis4 tedarik dosyasının multimedya özelliği, yazışmaların ve tekliflerin ötesinde tedarikçilerin ürün videolarının, ürün resimlerinin ve Web içeriklerine bağlantılarının (örn. merkezler vs.) kaydedilmesini ve görüntülenmesini sağlar.

Ekip içerisinde aynı bilgi durumu

Doxis4 tedarik dosyası, karar verme süreci içerisinde şeffaflık sağlar, bu süreci verimli bir şekilde yönetir ve satınalma ekiplerinin güncel ve aynı olan bilgi durumunda birlikte çalışmasını sağlar. Kimin hangi belgeleri, klasörleri ve dosyaları görüntüleme izninin olup olmadığı, nesne, klasör ve dosya düzeyinde ayrıntılı olarak yetkilendirilebilir. Fiziksel olarak bir yere bağlı olan kağıt dosyasına kıyasla Doxis4 tedarik dosyasına Doxis4 mobileCube aracılığıyla veya standart çevrimdışı dosya fonksiyonu üzerinden bulunulan yerden bağımsız olarak erişmek mümkündür.

Bağlantı kurma imkanı sayesinde ilişkiler şeffaf bir şekilde belgelenebilir: belgeler ile belgeler arasında (örneğin teklif ve fiyat listesi), belgeler ile dosyalar arasında (örn. güncel ile geçmiş sipariş işlemleri), işlemler ile dosyalar arasında (örn. aynı malzeme ile birden fazla sipariş işlemi), dosyalar ile dosyalar arasında (örn. tedarik dosyası ile tedarikçi dosyası) vs. Çalışanların sık sık bölümler ve merkezler arası bir şekilde ekipler ve süreçler halinde aynı anda aynı bilgilerle çalıştığı tedarik alanında, Doxis4 e-dosyalar güvenli ve zaman ile bulunulan yerden bağımsız işbirliği yapma imkanı sunar. Burada bir bilgi nesnesine çoklu erişim imkanı, büyük bir avantaj sunar.

Tedarik dosyasından tedarikçi dosyasına

Tedarik dosyasına tedarikçi dosyası ve gerekirse bir tedarikçi ile olan iş ilişkisinin tüm ömrünü veya malzemelerin özelliklerini ve kalitesini belgeleyen malzeme dosyası eklenir. Tedarikçi dosyası, tedarik dosyasından farklı olarak tek bir tedarikçiyi hedefli bir şekilde inceleme imkanı sunar. Buna başka bilgilerin yanı sıra kredibilite, güncel fiyat listeleri, sertifikalar, malzeme kontrolleri, kusurlu mal ihbarları, kabul protokolleri vs. gibi bilgiler dahildir.

Doxis4 tedarikçi dosyası, bir ana alacaklı kaydı oluşturulduğunda otomatik olarak oluşturulabilir ve böylece örneğin SCM ve ERP sisteminin ana kayıt göstergesinden veya malzeme yönetimi sisteminin sipariş başvurusundan doğrudan tedarikçi dosyasına geçiş yapmak mümkündür. Doxis4 tedarikçi dosyası, çoğu bilgisini malzeme yönetiminden alır, örn. siparişler. Doxis4 tedarikçi dosyasına kayıt, malzeme yönetiminden iletilen dizin değerlerine göre otomatik bir şekilde yapılır. Küçük parça alanında sık sık görüldüğü gibi malzeme yönetimi olmadan siparişler verildiğinde, tedarik dosyası, manüel olarak da oluşturulabilir.

Tedarik süreci başvuruyla başlar

Tedarik süreçleri genelde belirli ürünlere ve hizmetlere yönelik yazılı başvurularla başlar. Burada oluşan bilgiler toplanır ve kağıt klasörlerinde, dosya dizinlerinde veya e-posta kutusunda ayrı bir şekilde saklanır. Bir sipariş verildiğinde, ERP sistemi bir sipariş işlemi ile devreye girer. Doxis4 tedarik dosyası, tedarik sürecinin erken bir aşamasında, ERP sisteminde bir sipariş işlemi kaydedilmeden de ve özellikle birden fazla çalışan ve duruma göre farklı bölümler bu işlemin bir parçası olduğunda, değerli bir destek sunar. Doğrudan Doxis4 tedarik dosyasından yeni belgeler oluşturabilir ve işe yönelik işlemleri başlatabilirsiniz. Doxis4 bunun için tedarik işlemlerine yönelik olarak önceden tanımlanan içeriklere sahip olan ve otomatik olarak tedarikçi verileri ile donatılan belge şablonları kaydetme imkanı sunar. Bu şablonları daha sonra tedarik işlemi bağlamında gerekiyorsa bireysel olarak değiştirebilirsiniz. Giden haberleşme, tedarik dosyasına otomatik olarak eklenir. Ardından bir sipariş verilmesi halinde tedarik dosyası, sonradan ERP'deki sipariş işlemine bağlanabilir.

Elektronik tedarik dosyası hakkında daha fazla bilgi alın

Avantajınız

  • Evrak bakımından yoğun iş süreçlerinin eksiksiz dokümantasyonu
  • Tüm güncel bilgilere ve geçmiş bilgilerine erişim
  • SCM, ERP, Office ve Mail sistemlerine eksiksiz entegrasyon
  • Bulunulan yerden ve bölümden bağımsız erişim, mobil erişim de mümkündür
  • Farklı görüş açıları (malzeme yönetimi, finans vs.)

Beceriler & Güçlü yanlar

  • Mevcut SCM, ERP, Office ve Mail sistemlerine entegrasyon

    Elektronik tedarik dosyası her türlü Supply Chain-Management, ERP, Office ve e-posta sistemine entegre edilebilir ve bu sistemlere e-posta üzerinden iletişim, çizimler, ürün fotoğrafları ve videoları da dahil olmak üzere tedarik sürecinde gerekli olan tüm belgelere eksiksiz ve her zaman güncel olan bir genel bakış kazandırır. Tedarik dosyası, önemli belgelerin yukarıda belirtilen, mevcut sistemlerden otomatik olarak devralınması ve dizinlenmesiyle kendi bakımını kendi gerçekleştirir. Doxis4 tedarik dosyası, konforlu bir şekilde SCM ve ERP'den açılır.

  • Compliance

    Compliance'ın yerine getirilmesi, hem ulusal hem de uluslararası anlamda şirketler için her geçen gün daha önemli bir hale gelmektedir. Buna örneğin iş standartları, iş güvenliği standartları ve tedarikçilerin çevre standartlarının ibraz edilmesi ve bunlara uyulması da dahildir. Ancak bunun yanı sıra anlaşmazlık veya hasar durumunda da sunulan yazılı kanıt vazgeçilmezdir. Doxis4 tedarik dosyası, "yazılı" tedarik sürecinin tamamını revizyon bakımından güvenli bir şekilde ve kanunlar uyarınca belgeler ve Audit Trail fonksiyonu ile kimin ne zaman hangi bilgileri aldığını, görüntülediğini, düzenlediğini, değiştirdiğini, onayladığını veya sildiğini gösterir.

  • Yapılandırılmış dosya kaydı ve bireysel dosya görünümleri

    Doxis4 tedarik dosyasının yapısı, bilinen bir kağıt klasörünün yapısına benzer. Dijital bir dosya kapak sayfası, tedarik dosyasının içeriğine genel bakış sunar ve sizin için önemli olan bilgileri gösterir. Bir süre monitörü, terminleri denetler ve sona erme tarihlerini zamanında gösterir. Tedarik dosyasının içerikleri, kağıt dosyasına analog olarak klasörlerde ve alt klasörlerde tek tip olacak şekilde yapılandırılabilir ve bu yapı, bir dosya planına göre olabilir. Bunun yanı sıra istediğiniz zaman mevcut olan bilgiler için bireysel görünümler oluşturabilir ve sık kullanılanlara kaydedebilirsiniz. Bu işlev, örneğin son 14 gün gelen tüm güncel kusurlu mal ihbarlarını veya siparişleri düzenli olarak otomatik bir şekilde görüntülemek için kullanılabilir.

  • Dosya ve belgelerle kolayca çalışın

    Tedarik dosyasına yeni belgelerin eklendiği konusunda her zaman güncel bilgilere sahip olmak isteyenler için Doxis4 Notification Service tekniği temelinde olan abonelik servisi idealdir. Dosyaya yeni belgeler eklendiğinde, e-posta üzerinden bilgilendirilirsiniz. Yeni ayarlanan tüm bilgiler konusunda bilgi almamak için örneğin belge türü, süre vs. faktörlere göre sınırlamalar koyabilirsiniz. Doxis4 sürüm yönetimi, her zaman güncel belgelerle çalışmanızı sağlar.

  • Akıllı iş akışları

    Doxis4 iş akışı tekniği temelinde olan entegre edilmiş kontrol ve onay süreçleri yardımıyla elektronik tedarik dosyasına ilave olarak tedarikçi dosyasına göre belgeler daha kolay oluşturulabilir, dağıtılabilir, uyarlanabilir ve bakımı yapılabilir. Bu şekilde heterojen tedarik süreçleri standart hale getirilebilir (dağıtılmış), onay süreçleri daha şeffaf bir şekilde tasarlanabilir ve daha hızlı uygulanabilir. Siparişleri ve sipariş başvurularını onaylamak için tedarik süreçlerini bireysel bir şekilde mi, yoksa otomatik bir şekilde mi kontrol etmek istediğinize bağlı olarak ad-hoc iş akışları (Adaptive Case Management) ve üretim iş akışı sunulur. Bu şekilde görevler, otomatik olarak yetkili kişilere dağıtılabilir. Bu kişiler de entegre edilmiş fonksiyonlar sayesinde süreç esnasında konforlu bir şekilde e-posta üzerinden yanıt verirler: Kabul etme, reddetme ve yorum.

Doxis4 ile tedarik dosyalarına genel bakış

Tedarik dosyası yönetimi

  • Bir tedarik sürecine ait olan ve farklı kaynaklardan olan tüm belge, dosya ve işlemlerin tek tip dosya yapısında yönetimi
  • Multimedya içerikleri de dahil olmak üzre birçok farklı biçimin yönetimi, örneğin ürün videoları, ürün resimler, tedarikçilerin Web içeriklerine bağlantılar
  • Mevcut SCM, ERP, Office ve Mail sistemlerine entegrasyon: Önemli belgeleri otomatik olarak devralma ve dizinleme ve doğrudan SCM'den ve ERP'den tedarik dosyasına erişim veya tedarik dosyasını açma
  • Kağıt dosyasına analog olarak klasörler ve alt klasörler halinde yapılandırılmış yapı
  • Dosya ile ilgili temel bilgiler, içindekilere genel bakış bölümü ve süre monitörü içeren elektronik dosya kapak sayfası
  • Çok yönlü bağlantı seçenekleri: Belgeler kendi aralarında, belgeler ile dosyalar, dosyalar ile dosyalar vs., yedekli saklama olmadan
  • Esnek bir şekilde yapılandırılabilir, bireysel dosya görünümler (örn. siparişler, kusurlu mal ihbarları vs.)
  • Web istemcisi ve mobil istemci üzerinden mobil erişim
  • Çevrimdışı dosya: Kullanıcı, elektronik bir dosyayı, Check-in/Check-out aracılığıyla tüm işlevlerle birlikte beraberinde götürebilir: görüntüleme ve düzenleme (otomatik eşleştirme)

Tedarik dosyası yönetimi

  • Tedarik sürecinde kullanılan tüm belgeler ve dosyalar, revizyon bakımından güvenli bir şekilde kaydedilir ve güvenli bir şekilde saklanır
  • Entegre edilmiş DMS işlevleri: Dosya kaydı (manüel veya otomatik yığın halinde kayıt), arama, düzenleme, versiyonlama, geçmiş vs.
  • Kağıt evrakların düzenlenmesine analog olarak çok yönlü uygulama seçenekleri: Notlar, damgalar, metin işaretleyiciler, yorumlar ve çok daha fazlası.
  • Çok dillilik sayesinde uluslararası olma durumu (Unicode özelliği)
  • 300'den fazla biçim için entegre edilmiş Viewer
  • Örneğin yeni ayarlanan belgeler, durum değişiklikleri, onaylar/izinler için e-posta üzerinden bilgi almak için abonelik fonksiyonu
  • Tamamen entegre edilmiş tarama yazılımı üzerinden kağıt evrakları toplama
  • Audit Trail fonksiyonu aşağıdakileri belgeler: Kim hangi belgelerde ne zaman hangi işlemleri yaptı

Tedarik süreci yönetimi

  • Heterojen tedarik süreçlerinin yanı sıra şeffaf ve verimli onay süreçlerini standart hale getirmek için Doxis4 iş akışı bağlantısı mümkündür
  • Bireysel veya otomatik tedarik süreçleri için ad-hoc iş akışlarını (Adaptive Case Management) ve üretim iş akışlarını destekler
  • Görevler otomatik olarak dağıtılır: Elektronik posta kutusu ve grup posta kutuları 
  • E-postaya entegre edilmiş iş akışı fonksiyonları: Kabul etme, reddetme ve yorum

Tedarikçi dosyası yönetimi

  • Birçok farklı biçimde ve kaynakta tedarikçi bilgilerinin ve belgelerinin tek tip dosya yapısında yönetimi
  • Temel tedarikçi verilerine kompakt genel bakış (bilgi kokpiti)
  • ERP, SCM ve diğer sistemlerden tedarikçi ana verilerini otomatik olarak devralma

Güvenlik/erişim koruması

  • Yetkilendirme, kimlik doğrulaması ve istemci-sunucu iletişiminin SSL şifrelemesi sayesinde güvenlik ve lider sistemlerden yetkileri devralma
  • Rol tabanlı ve detaylandırılabilir yetki sistemi (klasör, dosya, belge; geçici erişimler vs.)
Contact