www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Otomatik gelen fatura işlemleri –
güvenli, verimli ve ekonomik

Doxis4 ile fatura işlemlerini optimize edin

Kağıt faturalara, şirketlere ortama olarak 13 Euro'ya mal olur. Bu tutar manüel oluşturma, kontrol etme, deftere geçirme ve gelen faturaları dosyaya koyma için oluşan personel maliyetlerinden meydana gelmektedir. Kağıt faturalar öncelikle sık sık kopyalanır ve kontrol edilmek üzere uzman bölümlere verilir. Ardından faturayla ilgili veriler, muhasebe ve ödeme işlemleri sistemlerinde toplanır. Yazma hataları meydana gelir ve başka gecikmeler de olur.

Bunun yanı sıra faturayı yazan taraf, iş arkadaşları ve yöneticilere eksik bilgi verme kapasitesi nedeniyle yüksek giderler oluşur. Özellikle farklı yerlerde merkezleri olan şirketlerde çoğu zaman uzun olan fatura yolu, indirim uygulama durumunu olumsuz etkiler. Uyulmayan ödeme süreleri, tedarikçi ilişkisinin kalıcı olarak hasar görmesine neden olabilir. Borçların miktarı ve yüksekliği tam olarak bilinmediğinden, likidite planlaması da olumsuz etkilenir. Belirtilen koşullarda kesin bir Cash-Flow (nakit akışı) planlaması zordur, hatta duruma göre imkansızdır.

Doxis4 InvoiceMaster, sipariş referansı olan ve olmayan gelen faturaların yanı sıra kısmi ve toplu faturaları otomatik ve her gün güncel olacak şekilde işler. Bir faturanın kapsamı, bir belge sayfası ile birkaç yüz belge sayfası (örn. inşaat faturaları) arasında değişebilir. Çeşitli ortamları kapsayacak şekilde mektup, faks, e-posta ve elektronik alışveriş biçimlerinin (ZUGFeRD) tüm giriş kanalları dahil edilir. Organizasyona göre fatura okuma ve kontrol işlemleri, merkezden uzak bir şekilde veya merkezi bir şekilde "Shared Services" olarak tüm şirket için tek bir yerden gerçekleştirilebilir.

1, 2, 3, 4 – daha kolay olamaz

Gelen fatura işlemleri süreci, 4 adıma ayrılabilir:

  • Gelen belgeleri tarama,
  • tedarikçileri ve muhasebe için önemli verileri tespt etme,
  • iş akışı kontrollü fatura kontrolü ve
  • belgelerin revizyon bakımından güvenli bir şekilde arşivlenmesi.

Süreç zincirinin başında Doxis4 Capture ile tarama işlemi yer almaktadır. Merkezi tarama işleminden farklı şirket merkezinde dağıtılmış tarama işlemine kadar olmak üzere birçok farklı tarama senaryosu desteklenir. Faturalamanın nizamına uygun olduğu kontrol edildikten sonra fatura, fatura işlemlerine paralel olarak Doxis4 Content Repository'de kurallara uygun bir şekilde arşivlenir ve Doxis4 e-dosya kullanıldığında, tedarikçi dosyasının ilgili klasörüne kaydedilir.

Sonraki adımda OCR okuması (optik karakter tanıma) aracılığıyla metin tanıması gerçekleşir. Şimdi düzenleme için gerekli olan fatura verileri okunabilir (ayıklanabilir) ve geçerlilikleri kontrol edilebilir (doğrulanabilir). Bunun için Doxis4 InvoiceMaster Read kullanılır. Genel ve kendinden öğrenen yöntemlerin birleştirilmesiyle, tanıma performansı devamlı olarak optimize edilir. Kontrol, § 14 İşlem Vergisi Kanunu (UStG) ve firma içi yönetmelikler uyarınca zorunlu bilgileri de kapsar. Hatalı faturalar, bu noktada geri çevrilebilir. Kayıtlı olan iş yazışma şablonları üzerinden posta, faks ve mektup üzerinden yazılar otomatik olarak oluşturulabilir.

OCR üzerinden tespit edilen fatura verileri, başka işlemlerin yanı sıra tedarikçi sınıflandırması için kullanılır ve otomatik olarak ERP veya muhasebe sistemindeki ana tedarikçi verileri ile karşılaştırılır. Uluslararası tedarikçilerin faturaları, ilgili dilde, para biriminde ve geçerli olan vergi oranlarına göre işlenir – elbette ayrıca SEPA desteği ile.

Hedef: Arka plan kaydı

Başarılı kontrolün ardından sipariş referansı olan faturalar, kullanılan ERP sistemindeki sipariş bilgileriyle karşılaştırılır. Bilgiler yüzde yüz uyuşuyorsa (fiyata, miktara vs. yönelik sapma yok), muhasebe için önemli olan veriler, finansal muhasebe bölümüne aktarılır. Ardından faturalar, tam otomatik bir şekilde deftere geçirilebilir (arka plan kaydı) ve ödeme sistemlerinde ayarlanabilir.

Olası düzeltmeler için özel bir doğrulama çalışma alanı sunulur. Bu çalışma alanı, renkli vurgulamalar, tedarikçiler ve fatura alıcıları için arama fonksiyonları ile hata arama ve düzeltme işlemlerini önemli ölçüde kolaylaştırır. Başarılı doğrulamanın ardından faturalar, fatura kontrolü iş akışına aktarılabilir. Kullanılan ERP sistemine bağlı olarak fatura kontrol süreci, tamamen entegre edilmiş şekilde (örn. Doxis4 InvoiceMaster SAP Control aracılığıyla SAP) veya kısmen entegre edilmiş şekilde Doxis4 InvoiceMaster Control temelinde gerçekleştirilebilir.

Faturaların kontrolü

Fatura kontrol sürecinde, faturalar konu ve fiyat açısından kontrol edilir, örn. fiyat ve miktar sapmaları düzeltilir, sipariş referansı, onayı olmayan veya reddedilen faturalarda hesaplar atanır ve vergi hukukuna yönelik talepleri yerine getirmek için arşivlenir.

Ardından uygulanan onay süreci, şirket yönetmeliklerine uyum sağlar: Bu onay süreci, yaygın olarak kullanılan "4 göz" prensibinden pozisyon aşamasında paralel kontrol ile derinlemesine dallanmış, çok kademeli onay yapılarına uzanır. Doxis4 InvoiceMaster Control elbette temsilci düzenlemeleri ve grup posta kutuları desteği sunar.

Gelen fatura defteri

Doxis4 InvoiceMaster Control'un sabit bir parçası olan gelen fatura defteri, bir bakışta düzenleme aşamasında olan, önceden hazırlanmış olan ve kontrol sürecinde olan tüm faturalar için genel bakışlar sunar.

Mobil fatura onayı

Mobil fatura onayı, süreci daha da hızlandırır. Doxis4 InvoiceMaster Control bunun için akıllı telefon veya tablet ile Windows, Apple iOS, Blackberry veya Android üzerinden kullanılabilen, Web tabanlı bir onay uygulaması sunar.

Fatura kontrolü tamamlandıktan sonra daha önce revizyon bakımından güvenli bir şekilde arşivlenen faturanın düzenleme geçmişi kaydedilir. Muhasebe için önemli veriler ve belge ID'leri kayıt belgesine ilave olarak arşivlenir. Böylece fatura kontrol sürecinin tamamı, her zaman eksiksiz olarak takip edilebilir.

Otomatik fatura işlemlerini genişletme

Doxis4 InvoiceMaster, gerekli olan tüm işlevsellikleri, tek bir çözümde sunar. SAP ERP, Infor ERP, MS Dynamics NAV/AX veya Oracle E-Business Suite gibi piyasada lider olan tüm ERP sistemlerine entegrasyon imkanı sayesinde, tek elden bir çözüm elde edersiniz.

Otomatik gelen fatura işlemleri ile tüm posta kutusu için kapsamlı, birçok ortamı kapsayan işlemesinin teknik temeli oluşturulur. Buna bir de elektronik dosyalar, Task & Processmanagement ve belge yönetimi eklendiğinde, şirket genelinde, evrak bakımından yoğun olan tüm iş süreçlerini optimize eden bir Enterprise Content Management gerçekleştirilebilir.

Otomatik gelen fatura işlemleri hakkında daha fazla bilgi alın

Avantajınız

  • Hızlı, kalite korumalı ve uygun maliyetli gelen fatura işlemleri
  • Tüm giriş kanalları dahildir: Posta, e-posta, faks
  • SEPA ve ZUGFeRD biçimi için uygun
  • Güncel fatura defteri sayesinde kolay anlaşılırlık ve şeffaflık
  • § 14 İşlem Vergisi Kanunu (UStG) uyarınca tüm zorunlu bilgilerin kontrolü
  • Akıllı telefon veya tablet üzerinden mobil onay
  • FiBu ve ERP sistemlerine dikişsiz entegrasyon
Otomatik gelen fatura işlemlerinin şema biçiminde gösterimi
Otomatik gelen fatura işlemlerinin şema biçiminde gösterimi

Doxis4 InvoiceMaster

Doxis4 InvoiceMaster, tek tek veya kombinasyon halinde kullanılabilen üç ana modüle dayanır:

  • Doxis4 InvoiceMaster Read
    Tüm başlık ve pozisyon verilerini okumak ve doğrulamak için yüksek verimli yöntem (önceden eğitilmiş ve kendinden öğrenen)
  • Doxis4 InvoiceMaster Control
    Sistemler arası, şirket genelinde fatura kontrolü ve onay
  • Doxis4 InvoiceMaster Control for SAP
    Doğrudan SAP'a entegre edilmiş fatura kontrolü ve onay (Non-SAP User için Web istemcisi dahil)

Beceriler & Güçlü yanlar

  • Belge türleri, giriş kanalları ve diller

    Doxis4 InvoiceMaster, sipariş referansı olan ve olmayan maliyet hesaplarını ve tedarikçi faturalarını, kısmi ve toplu faturaları ve düzeltme faturalarını işler. Faturalar, ortamları kapsayacak şekilde kağıt postadan faksa ve e-postaya kadar olmak üzere tüm giriş kanalları üzerinden alınır. Doxis4, elektronik faturalar için yeni ZUGFeRD biçimini işlemek içinde uygundur. SEPA özelliği – elbette dahildir! Doxis4 InvoiceMaster, uluslararası çapta faaliyet gösteren şirketler için tasarlanmıştır ve birçok farklı dilde sunulur.

  • Arka plan kaydına kadar otomatik işleme

    Tüm fatura okuma süreci, Doxis4 InvoiceMaster ile büyük ölçüde otomatik bir şekilde gerçekleşir: belgelerin sınıflandırmasından dil tanımasına, ayıklama işleminden ilgili bilgiler için ek işlemlere ve doğrulamaya. Farklı analiz yöntemlerini birleştirme imkanı, kendinden öğrenen yöntemler ve bilinmeyen faturaları "eğitme" seçeneği, tanıma performansını sürekli olarak iyileştirir. §14 uyarınca bilgilerin eksiksizlik kontrolü, uyumluluk kontrolü ve ana veriler ile fatura verilerinin eşitlenmesi gibi doğrulama mekanizmaları, hataları zamanında tespit eder ve bu şekilde sonraki fatura kontrol ve onaylama işlemlerinin yükünü hafifletir. Sipariş referansı olan faturalar, uyumlu olmaları halde, arka planda kayıt işlemine kadar olmak üzere tam otomatik bir şekilde işlenebilir.

  • Fatura kontrolü ve onayı

    Doxis4 InvoiceMaster, birçok farklı onay senaryosunu destekler ve böylece onay süreçleri, her bir şirket veya organizasyon birimi için uygun bir şekilde uygulanabilir. Onay süreçleri, yaygın olarak kullanılan "4 göz" prensibinden pozisyon aşamasında paralel kontrol ile derinlemesine dallanmış, çok kademeli onay yapılarına uzanır. Ayrıca açıklama gerekli olduğunda, kontrol sürecine her zaman "ad-hoc " başka yetkili kişiler entegre edilebilir. Elbette temsilci düzenlemeleri ve grup posta kutularının desteklenmesi de Doxis4 InvoiceMaster'ın fonksiyon kapsamındadır. Doxis4 InvoiceMaster, kullanılan cihazdan bağımsız bir Web uygulaması veya doğrudan e-posta üzerinden (Doxis4 Mobile Workflow Access) fatura onaylarına zaman ve bulunulan yerden bağımsız mobil katılım imkanı sunar.

  • Grafiksel değerlendirmeler

    Doxis4 InvoiceMaster'da düğmeye basarak önceden yapılandırılmış olan uzman raporlar, çubuk grafiği, pasta grafiği, çizgi grafiği veya nokta grafiği olarak oluşturulabilir ve bu grafikler fatura süreçlerine yönelik güncel durumu ve iyileştirme potansiyellerini gösterir: Gelen fatura işleme süreci ne kadar etkili gerçekleşiyor? Hangi alanlarda darboğazlar yaşanıyor? Hangi faturalarda indirim kaybı riski söz konusu? Sipariş referanslı faturalarda arka plan kayıt oranı ne kadar yüksek? Böylece Doxis4, tek tek faturaların optimize edilmiş işlemesinin ötesinde fatura işlemlerinin genel olarak daha iyi kontrol edilmesine ve daha verimli olmasına katkıda bulunabilir.

  • "Ready for E-Invoicing"

    Tanınan denetim şirketi EBNER STOLZ, Doxis4'ün §14 Par. 1 UStG (İşlem Vergisi Kanunu) uyarınca yasal gereklilikleri yerine getirdiğini onaylamıştır. Denetmenler, kontrol edilen yazılım ürünü Doxis4'ün "nizamına uygun kullanıldığında ve Doxis4 müşterilerinde özel organizasyonel kontroller ile birlikte, StVereinfG 2011 düzenlemelerine göre §14 Par. 1 UStG (İşlem Vergisi Kanunu) esasları uyarınca ve BMF'nin 2 Temmuz 2012 tarihli yazısında yer alan ek açıklamalar uyarınca gelen ve giden elektronik faturaların kurallara uygun bir şekilde işlenmesini ve arşivlenmesini" sağlamaktadır. EBNER STOLZ'un vardığı sonuç: "Doxis4 iECM-Suite yazılımının kontrol edilen modülleri bu nedenle kurallara uygun muhasebe işlemleri için uygun ve işlevsel olarak değerlendirilmiştir."

  • Sertifikalı, revizyon bakımından güvenli arşivleme

    Gelen faturaların otomatik toplama, atama, kontrol ve kayıt sürecinin tamamı, şeffaf bir şekilde belgelenir ve revizyon bakımından güvenli biçiminde arşivlenir. Bir Doxis4 arşivi kullanıldığında, saklama süreleri otomatik bir şekilde yönetilir ve böylece saklama yükümlülüğü olan belgeler, yasal, firma içi ve sektöre özel Compliance yönetmeliklerine göre güvenli bir şekilde saklanır. Dünya çapında tanınan denetim şirketi Deloitte & Touche'nin Doxis4 iECM-Suite için uygun gördüğü IDW PS 880 sertifikası da bu güvenliğin sağlandığını kanıtlamaktadır. Buna göre Doxis4'te elektronik arşivleme, kurallara uygun, DV tabanlı muhasebe sistemlerinin esasları (GoBS) ve AO, HGB ve GDPdU uyarınca revizyon bakımından güvenli bir şekilde gerçekleştirilir.

Otomatik fatura işlemlerinde avantajlarınız

Sipariş referansı olan faturalarda arka plan kaydına kadar olmak üzere (tam otomatik fatura işlemleri).
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

LWL, bölümler arası bir şekilde SER tarafından sunulan entegre edilmiş ECM'ye güvenmektedir. Elektronik dosyalar, arşivleme, fatura kontrolü ve KTQ el kitabı kullanılmaktadır.

devamını oku »
DER Touristik

Şirketler grubu, Doxis4 çözümü yardımıyla her yıl yarım milyondan fazla gelen faturayı otomatik bir şekilde işlemekte ve tüm fatura belgelerini revizyon bakımından güvenli bir şekilde SER arşivine arşivlemektedir.

devamını oku »
PVS Büdingen

PVS Büdingen'de Doxis4 iECM-Suite'dan arşiv, DMS, e-dosyalar, posta kutuları, iş akışı, Capture ve SmartOfficePlus uygulamaları kullanılmaktadır.

devamını oku »
Dürr Dental AG

Dürr Dental AG, sevk irsaliyelerinin ve gelen faturaların işlenmesini otomatik hale getirdi ve Doxis4 çözümünü lider IFS-ERP sistemi ile entegre etti.

devamını oku »

Otomatik posta kutusu işlemlerine giriş

Gelen fatura işlemleri, şirket genelinde otomatik posta kutusu işlemlerine başlamak için idealdir. Doxis4 InvoiceMaster, teknik açıdan üniversal çözüm Doxis4 Inbound Center'a dayanmaktadır.

Doxis4 Inbound Center ile bir şirketin gelen tüm posta, e-posta ve faksları otomatik olarak toplanabilir ve dağıtılabilir. Taranan kağıt belgeler ve elektronik belgeler, sadece bir süreç içerisinde bir araya getirebilir ve bu sayede ortam kesintisinin olması önlenir. Bu çözüm, sadece büyük ölçekli şirketlerde değil, orta ölçekli şirketlerde de her geçen gün daha fazla uygulanmaktadır.

Avantajlar ortada: Aktarma ve bekleme süreleri ortadan kalkar. Tüm belgeler, geldikten hemen sonra ortam kesintisi olmadan konuya veya işleme göre düzenleme için hazırdır. Böylece işlem düzenleme faaliyeti önemli ölçüde hızlandırılır. Belgeler bir işleme atanır ve bu işlem üzerinden diğer tüm bilgiler doğrudan açılabilir. 

Doxis4 ile kapsamlı gelen posta işlemleri hakkında daha fazla bilgi alın

Avantajınız

  • Çok kanallı işleme imkanı, ortam kesintisini ortadan kaldırır
  • İçeriğe göre sınıflandırma ile otomasyon
  • Hızlı atama ve dağıtım, konu ve işlem düzenlemesini hızlandırır ve bilgi sağlama kapasitesini arttırır
  • İş süreçlerine doğrudan entegrasyon

Doxis4 ile gelen otomatik fatura işlemlerine genel bakış

Fatura okuma (Doxis4 InvoiceMaster Read)

  • Farklı kanallar üzeren tüm gelen faturaların ortamları kapsayacak şekilde işlenmesi (kağıt, faks, e-posta, ZUGFeRD)
  • Farklı fatura biçimlerini işler (sipariş referanslı olan ve olmayan faturalar, kısmi ve toplu faturalar)
  • Erken ve geç toplama işlemini destekler
  • Taranan belgeler için OCR tanıması
  • İşleme için gerekli olan tüm bilgiler ayıklanır (örn. tedarikçiler ve fatura alıcıları, başlık verileri ve ana veriler, pozisyonlar vs.)
  • Tanıma performansı denetlenir ve tam otomatik bir şekilde iyileştirilir
  • Tam SEPA entegrasyonu (IBAN ve BIC için ilave alanlar, IBAN için de dahil olmak üzere tedarikçinin banka bilgileri için kontrol rutini)
  • §14 UStG ve diğer yönetmeliklere göre doğrulama ve kontrol
  • Belgeleri kontrol etmek ve düzeltmek için konforlu doğrulama istemcisi
  • Kullanılan ERP sisteminden ve kullanılan arşiv sisteminden bağımsızdır
  • Çok sayıda dil, para birimi ve veri oranı desteklenir
  • ERP sistemlerinin ana verileri ile eşitleme (sertifikalı SAP arabirimi, diğer tüm ERP sistemleri için üniversal arabirim)

Fatura kontrolü (Doxis4 InvoiceMaster Control)

  • Sipariş referansı olan ve olmayan faturalar
  • Yapılandırılabilir onay stratejileri
    • Tek kademeli/çok kademeli
    • Otomatik yetkili kişi bulma
    • Onay kademeleri ve tutar sınırları
    • Fiyat ve miktar sapmalarını tespit ve kontrol etme
    • Dört göz prensibi
  • Grup ve tekli posta kutuları ile çalışma (doğrudan tebligat)
  • Öneriler ve arama iletişim kutuları ile hesap atamada yardım
  • Ayrılmış hesap atama listeleri (kendine ait hesap atama verileri/diğer hesap atama verileri)
  • Raporlar ve geçmiş ile kontrol
  • Esnek görev aktarma mekanizmaları
  • Her bir süreç adımı için bireysel yorumlar
  • Tedarikçi yazışmaları için belge oluşturma
  • İşlemin birden fazla çalışana tebliğ edilmesiyle paralel onay
  • Temsilci düzenlemesi
  • Modern Web arabirimi ile mobil süreç katılımı
  • Doxis4 winCube ve Doxis4 webCube Doxis4 istemcilerine entegrasyon
  • SEPA uyumlu: Hem IBAN/BIC, hem de hesap numarası/şube kodu destekler

Arabirimler

  • SAP'a sertifikalı arabirim
  • Diğer ERP sistemlerine üniversal arabirim(Üniversal ERP Connector)
  • Yabancı arşivler de dahil olmak üzere esnek kullanım
  • İşlem verilerini Doxis4 SAP Remote Control ile konforlu bir şekilde SAP GUI'ye aktarma imkanı
Contact