www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Kağıt belgelerden dijital posta kutusuna kadar otomatik

Doxis4 ile elektronik posta kutusu işlemleri

Verimli şirket süreçleri için posta, faks vs. yoluyla gelen belgelerin, işleme bölümüne hızlı ve hedef odaklı bir şekilde aktarılması önemlidir. Doxis4 ile gelen haberleşme işlemleri, tüm kanallar üzerinden gelen postanın tamamının tek tip ve kesintisiz bir şekilde işlenmesini sağlar: oluşturma aşamasından arşivlemeye ve şirket içerisinde yetkili bölümlere dağıtıma.

Doxis4 ile ortam kesintisi olmayan ve kapsamlı elektronik işleme imkanı, zaman tasarrufu sağlar, iş süreçlerini hızlandırır ve optimize eder, akışlar ve düzenleme durumuna yönelik şeffaflık sunar ve toplama kalitesini iyileştirir. Manüel kağıt dağıtımı ve veri toplama, postaları düzenleme vs. gibi verimli olmayan tekrarlayan işlemler ortadan kalktığından, döngü süreleri ve maliyetler önemli ölçüde azaltılabilir.

Gelen belgeler, meta veriler de dahil olmak üzere dijital hale getirildikten hemen sonra işleme bölümünün kullanımına sunulur. "Kağıt dünyası" ve ekran çalışma yeri arasında sürekli geçiş olmadan, ortam kesintisiz çalışma mümkün olur.

Otomatik posta kutusu işlemlerinin akışı: Süreç zincirinin başında Doxis4 Capture ile tarama işlemi yer almaktadır. Merkezi tarama işleminden farklı şirket merkezinde dağıtılmış tarama işlemine kadar olmak üzere birçok farklı tarama senaryosu desteklenir. Dijital hale getirilen belgeler, otomatik olarak içeriğe dayanan, öğrenen ve manüel yöntemler üzerinden doğru alıcıya veya doğru organizasyon birimine atanır. İlgili bilgiler, yapılandırılmış belgelerden ayıklanabilir ve doğrulanabilir. Sınıflandırma ve ayıklama işlemleri için çok hassas ve oldukça verimli olan teknolojiler kullanılır – kurallara dayanan yöntemlerle birlikte içeriğe dayanan öğrenen yöntemler.

Doxis4 ile gelen haberleşme işlemleri içerisinde Doxis4 Capture modülü, kağıt belgeleri toplama (tarama) görevini üstlenir. Doxis4 Inbound Center, elektronik belgeleri ve veri akışlarını, Doxis4 InputConnect modülü ile entegre eder. Doxis4 InboundMaster'da belgeler içerik bakımından atanır ve gerekli olan tüm veriler otomatik olarak okunur.

Doxis4 ile posta kutusu işlemleri hakkında daha fazla bilgi alın

Avantajınız

  • Tüm gelen belgeleri her gün güncel olacak şekilde işleme
  • İş süreçlerine, görevlere ve irtibat yetkililerine otomatik sınıflandırma, ayıklama ve atama
  • Tüm bilgilere zamanında erişim sayesinde kapsamlı bilgi sağlama kapasitesi
  • Kısa düzenleme ve döngü süreleri

Beceriler & Güçlü yanlar

  • Posta kutuları ve diğer mevcut belgeler için üniversal çözüm

    Doxis4 ile posta kutusu işlemleri posta, faks, e-posta vs. yollarla gelen belgeler ile ilgili çok yönlü kullanım alanları için uygundur. Bu kullanım alanları arasında elektronik arşive veya Content Repository'ye kaydetmek için belgelerin otomatik dizinlemesi yer almaktadır. Gelen belgeler, e-dosyalar ve elektronik işlem düzenlemesi ile birlikte otomatik olarak ilgili işlemlere (örn. başvuru düzenleme, hasar tesviyesi vs.) ve ilgili dosyalara (örn. müşteri dosyaları, tedarikçi dosyaları vs.) atanabilir. Alacaklı ve borçlu posta kutuları, büyük ölçüde otomatik bir halde işlenebilir. İş emri düzenleme ve uygulama alanında tek tek iş süreçleri, belge içeriğinin tamamen analiz edilmesi sayesinde sınıflandırma ve ayıklama aracılığıyla otomatik hale getirilebilir. 

  • Otomatik sınıflandırma

    Sınıflandırma, belgelerin içerik bakımından faaliyet alanlarına, bölümlere, alıcılara, ürün bölümlerine vs. otomatik olarak atanmasını sağlar. Farklı yöntemlerin (örn. şablon sınıflandırma, ilişkili arama üzerinden sınıflandırma, form ID sınıflandırması, Image-Size sınıflandırması ve cümlelere göre kategori haline getirme) kombinasyonu, yapılandırılmış formlardan yapılandırılmamış serbest metinlere kadar olmak üzere belge kapsamının tamamını en iyi şekilde atamak için tüm gerekli belge özelliklerinin kullanılmasını sağlar.

  • Akıllı ayıklama yöntemleri

    Doxis4, sağlam, öğrenen yöntemleri, bağlama dayanan otomatik veri okuma işlemlerinde (ayıklama) da kullanır. Bu yöntemler, düzen değişikliklerinde veya orijinal belgenin kalitesi kötü olduğunda da yüksek bir hassasiyet sunarlar. Doxis4 InboundMaster, örnek belgelerle bilgilerin hangi bağlamda olduğunu öğrenir ve bu temelde bilinmeyen belgelerde de ilgili bilgi sırasını tespit eder. Bunun yanı sıra başka akıllı ayıklama yöntemleri de kullanılır: Karmaşık, çok sayfalı tabloların da otomatik bir şekilde okunabildiği tablo ayıklaması öne çıkmaktadır. Yenilikçi çoklu alan analizi ve adres analizi, standart mevcut veriler ve/veya müşteriye özel verilerle eşitleme imkanı sunar.

  • Güvenilir doğrulama

    Önceden okunan verilerin otomatik kontrolü (doğrulama), yerel (örn. geçerli değer aralıkları, biçim kısıtlamaları, denetleme basamağı yöntemi vs.) ve veri tabanları ya da çevrimiçi mevcut veriler ile karşılaştırma yaparak gerçekleştirilir. Örneğin ana verilerin içe aktarılmasıyla ve müşteriye özel faaliyet verilerinin dinamik entegrasyonuyla, doğrulamada her zaman yüksek seviyede güncellik ve güvenlik sağlanır. Bir belge tam otomatik bir şekilde okunamadığında, okunan veriler, Doxis4 InboundMaster çalışma alanında onaylanabilir, düzeltilebilir veya bunlara ekleme yapılabilir. 

  • Sertifikalı, revizyon bakımından güvenli arşivleme

    Posta kutusu işlemlerinin tamamı, şeffaf bir şekilde belgelenir ve belgeler revizyon bakımından güvenli bir şekilde arşivlenir. Bir Doxis4 arşivi kullanıldığında, saklama süreleri otomatik bir şekilde yönetilir ve böylece saklama yükümlülüğü olan belgeler, yasal, firma içi ve sektöre özel Compliance yönetmeliklerine göre güvenli bir şekilde saklanır. Dünya çapında tanınan denetim şirketi Deloitte & Touche'nin Doxis4 iECM-Suite için uygun gördüğü IDW PS 880 sertifikası da bu güvenliğin sağlandığını kanıtlamaktadır. Buna göre Doxis4'te elektronik arşivleme, kurallara uygun, DV tabanlı muhasebe sistemlerinin esasları (GoBS) ve AO, HGB ve GDPdU uyarınca revizyon bakımından güvenli bir şekilde gerçekleştirilir.

Mümkün olan uygulama senaryoları

Doxis4, temel uygulama senaryolarını modern posta kutusu işlemleri bağlamında kapsamaktadır.

Şirkette kullanım

Şirkette uygulama: merkezi (bir yerde), merkezden uzak
(dağıtılmış yerlerde) veya dağıtılmış (tek tek bölümlerde/departmanlarda).

Hizmet sağlayıcıları üzerinden Outsourcing

Bir hizmet sağlayıcıda uygulama (Hosting) – Tüm gelen haberleşme işlemlerini, müşteriye/müvekkile komple veya parçalar halinde sunma (özellikle "okuma").

Shared Services / Insourcing

Merkezi bir şirket/şirketler grubu alanı tarafından Shared Services hizmetleri çerçevesinde birleştirme ve merkezi hale getirme. İsteğe bağlı olarak Insourcing imkanı, yani harici müvekkiller için sunma.

Contact