Optik arşiv uygulamaya alınmadan önce postanın tamamı işleme bölümüne kağıt biçiminde geliyordu. Her gün 50 ile 100 arasında kağıt posta kutusu girişi oluyordu. Hiç kimse hangi yetkili kişinin hangi işlemi uyguladığını bilmiyordu. Geleneksel, kapsamlı klasörlerde kağıt evrakları arama işlemi zaman alıyordu ve zahmetliydi. Yetkili kişilerin gerçekten ihtiyaç duydukları, aradıkları belgelere ulaşması çok uzun sürüyordu. DMS/arşivi uygulamaya alarak hedef, revizyon bakımından güvenli bir dosya kaydı oluşturmak ve belgelerdeki tüm değişikliklerin takip edilebilirliğini iyileştirmekti. Bunun yanı sıra depolama sisteminin serbestçe seçilebilmesi de önem taşıyordu.