www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Eposta arşivleme

Düzensiz dosyalamaya son— Doxis4 ile eposta arşivleme

Kişisel posta kutularındaki düzensiz eposta dosyalama yalnızca uyumluluk açısından değil ancak iş süreçleri açısından da şirketler için çok büyük zorluklar içerir. Sonuç: şeffaflığın olmaması ve iş için büyük riskler, örn. önemli epostalar kazara silinir ve tekrar bulunamaz.

Şirketler bu tür risklere maruz kalmamalıdır. Doxis4 ile epostalarınızı denetime uygun, yapılandırılmış ve bağlamla ilişkili bir şekilde dosyalamanıza imkan veren modern bir yazılım çözümüne sahip olursunuz. Epostalara ülke genelinde, üçüncü taraf uygulamalardan bile erişim sağlanabilir. Çözüm, epostaları verimli bir şekilde arşivlemeniz için size geniş seçenekler sunar: doğrudan eposta posta kutusundan yapılan manüel, kullanıcı odaklı dosyalamadan kural esaslı arşivlemeye ve günlük arşivlemeye kadar. Doxis4 ile çeşitli eposta arşivleme seçenekleri burada sunulmuştur:

Doğrudan eposta posta kutusundan kullanıcı tarafından dosyalama

Doxis4 ile kullanıcılar, aşina oldukları iş ortamından ve kişisel eposta posta kutularından hiç ayrılmadan hızlı, kolay ve her zaman iş sürecinin bağlamı içinde olacak şekilde tüm epostaları dosyalayabilir. Doxis4 istemcilerindeki sürükle ve bırak'ı veya Microsoft Outlook ve IBM Notes'daki akıllı eklentileri kullanarak epostalarını arşivleyebilirsiniz.

Entegre bir benzerlik analizi, aynı epostanın farklı alıcılar tarafından Doxis4'te birden fazla dosyalanmamasını sağlar. Dahası, kullanıcılar, örn. Microsoft Outlook ve IBM Notes içinde yer alan belgeleri, kayıtları vs. bulmak ve bunlara doğrudan erişmek için birçok başka arama seçeneğine sahiptir.

Sunucu taraflı eposta arşivleme

Doxis4 ile (sabit kurallara göre) tüm iş yazışmalarının arşivlenmesini otomatik hale getirmek de mümkündür. Son olarak, kullanıcıların arşivlenen epostaların kaynak sistemden otomatik olarak silinmesini ve yerlerine bir bağlantı getirilmesini sağlama seçeneği vardır. Burada şirketler, eposta sunucusunun yükünün gözle görülür şekilde azalmasından faydalanmaktadır.

Mevcut sunucu taraflı otomatik eposta arşivleme süreciyle, kullanıcıların elinin altında esnek ve istedikleri gibi tanımlayabildikleri bir sistem bulunmaktadır. Burada, epostalar öncelikli olarak kendi tarihlerine göre filtrelenir. Sonrasında, tanımlanan kurallara eposta boyutları, ek biçimleri ve diğer eposta öznitelikleri gibi çok sayıda başka kriter eklenebilir. Mesela, şirketler arşivleme işlevinin iş epostalarını kişisel epostalardan ayırmasından faydalanır. Örneğin, bir eposta kutusunda arşivlemeye dahil edilmeyen özel klasörleri belirleyebilirsiniz.

Günlük arşivleme: Tüm gelen ve giden epostaları arşivleyin

Özellikle uyumluluk açısından, gelen ve giden epostaların tamamının sunucu taraflı ve denetime uygun arşivlenmesi çok mantıklıdır. Doxis4 bunu, iş mektubu kabul edilen ve bu nedenle saklanması gereken önemli iş bilgileri (örn. faturalar, sözleşmeler, toplantı protokolleri) içeren epostaların kaybolmamasını veya kazara silinmemesini sağlayan günlük arşivlemeile sağlar. Gönderilen ve/veya alınan epostaların kaydını tutmak suretiyle şirketler uyumluluk kanıtına sahip olur. Şirketin denetlenmesi halinde, denetçiler Alman vergi ve ticaret yasası (GoBD, AO veya HGB) gibi yasal koşullar gereğince ilgili verilere kolayca erişebilir. Ayrıca, epostalar ve ekleri uzun yıllar sonra okunabilecek olan güvenli bir uzun vadeli dosya biçimine (örn. TIFF, PDF ve PDF/A) dönüştürülebilir.

Doxis4 ile eposta arşivleme hakkında daha fazla bilgi

Avantajlarınız

  • Doxis4 arşivleme: Manüelden kural tabanlıya ve günlük arşivlemeye kadar
  • Esnek arşivleme işlevleri (kullanıcı tarafından ve sunucu taraflı eposta dosyalama; aynı zamanda bir arada)
  • Denetime uygun, uyumlu ve yapılandırılmış, aynı zamanda iş bağlamında, eposta saklama
  • Microsoft Exchange/Outlook/Office 365 ve IBM Domino/Notes ile derin entegrasyon
  • Eposta sunucusunun yükünün azalması

Doxis4 ile eposta arşivlemenin Beceriler ve Güçlü yanlar

  • Esnek arşivleme seçenekleri

    Kullanıcılar, tek bir düğmeye tıklayarak epostalarını manüel olarak arşivleyebilir. Burada üç seçenekleri vardır: "en son dosyalama gibi", "güncel klasörden en son dosyalama gibi" ve "en son dosyalama şablonuyla". "Bu şekilde, kullanıcılar zaman kazanır ve aynı anda istedikleri kadar epostayı dosyalayabilir.

    Kullanıcılar aynı zamanda, Doxis4'ün sürücü temelli eposta arşivinde serbestçe tanımlanabilen arşiv kurallarından (örn. eposta boyu, ek biçimi, eposta öznitelikleri) da yararlanır. İstisnası olmayan hiçbir kural yoktur. Kullanıcılar, bu özel durumlar için tamamen yeni kurallar tanımlamadan istisnaları tanımlayabilir.

    Ekleriyle birlikte tüm gelen ve giden epostalar denetime uygun bir şekilde günlük arşivleme ile arşivlenebilir.

  • Eposta sunucusunun yükünü azaltmak

    Eposta sunucusunun yükü, aynı zamanda epostaları kaynak sistemden silen sunucu temelli eposta arşivleme sayesinde önemli oranda azaltılır. Yalnızca dosya adının, özniteliklerinin ve bağlantının bulunduğu dosya setleri sunucuda kalır. Bu bakımı ve yedekleme ile geri yüklemeyi kolaylaştırır ve bunlar için gereken süreyi kısaltır. Dahası, şirketler depolama alanından tasarruf eder ve maliyetleri önemli oranda azaltır.

  • Hızlı arama

    Doxis4'te arşivlenmiş epostalarda, eklerde ve iş vakasına ait diğer nesnelerde (belgeler, kayıtlar, vs.) yapılan aramalar doğrudan Microsoft Office ve IBM Notes'a entegre edilir. Kullanıcıların aynı zamanda hem eposta metni içinde hem de tüm aranabilir eposta eklerinde arama yapmalarına imkan veren bir tam metin arama gerçekleştirme seçeneği de vardır.

  • Sertifikalı denetim güvenliği

    Uluslararası ünlü bir denetim firması olan Deloitte & Touche, Doxis4 iECM paketinin Alman denetim standardı IDW PS 880 ile uyumlu olduğunu belgelendirmiştir. Elektronik eposta arşivleme aynı zamanda GoBD, AO ve HGB denetim koşullarına da uygundur.

    Sertifikalı denetim güvenliği, özenli prosedür belgelendirme, esnek saklama süreleri, değişikliklerin izlenebilirliği ve dijital imzalarla bir araya geldiğinde, yasalara uygunluğun esasını oluşturur ve saklanması ya da arşivlenmesi gereken epostalar için uzun vadeli koruma sağlar.

IDW PS 880 gereğince Deloitte & Touche sertifikalı Doxis4

Uluslararası ünlü bir denetim firması olan Deloitte & Touche, SER'e ait kurumsal içerik yazılımı olan Doxis4'ün Alman denetim standardı IDW PS 880 ile uyumlu olduğunu belgelendirmiştir. Böylece, SER müşterileri garantili güvenliğe sahip olur ve elektronik arşiv prosedürlerinin, defterlerin, kayıtlar ile belgelerin düzgün bir şekilde elektronik olarak tutulması, saklanması ve veri erişimine (GoBD) yönelik genel kabul görmüş ilkelerle Alman ticaret ve vergi yasalarına uyumlu bir şekilde denetime uygun olduğundan emin olabilirler.

Doxis4 IDW PS 880 sertifikası hakkında daha fazla bilgi

İçeriğe özel eposta işleme ve arşivleme

Bir eposta bir müşteriye, projeye, açık iş vakasına vs. göre ne kadar net bir şekilde ayrılırsa, bir sonraki işleme adımları o kadar etkili ve doğru bir şekilde gerçekleşebilir. Doxis4, bunu başarmalarında şirketlere destek olur. Kullanıcının epostaları güvenli bir şekilde dosyalamasını ve iş süreçlerine yada başka bir değişle epostanın kaynaklandığı iş bağlamına yükleyip dosyasına tahsis etmesini sağlar. Örneğin, eposta bir teklif hakkındaysa, o zaman bağlam ERP sistemindeki ilgili işlem olacaktır. Ayırma neredeyse otomatiktir ve doğrudan eposta istemcisine entegre edilmiştir (örn. Microsoft Outlook).

BAUHAUS AG

BAUHAUS AG, 2007 yılında elektronik hukuk dosyasını hukuk bölümünde uygulamaya aldı. Avukat bürosu yönetim sistemi bugün Doxis4 temelinde hukuk bölümü içerisindeki iletişim akışının tamamını kontrol etmektedir.

devamını oku »
Randstad Almanya

Almanya'da lider personel hizmeti sağlayıcısı Randstad, SAP Folder Mana­ge­ment sisteminden 27 milyondan fazla personel belgesini arşivlemek için Doxis4 arşivini uygulamaya aldı.

devamını oku »
SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive çapında DMS /arşiv çözümlerine, uluslararası çapta bağlı, yüksek derecede kullanılabilir bir depolama altyapısına ve süreç optimizasyonuna yönelik diğer SER çözümlerine güvenmektedir.

EDEKA Nord

EDEKA Nord, belgeleri hızlı ve sorunsuz bir şekilde kağıt olmadan kullanıma sunmak amacıyla piyasalarındaki planları, kabulleri, sözleşmeleri, cari hesapları vs. elektronik nesne dosyalarında yönetmektedir.

devamını oku »
DER Touristik

Şirketler grubu, Doxis4 çözümü yardımıyla her yıl yarım milyondan fazla gelen faturayı otomatik bir şekilde işlemekte ve tüm fatura belgelerini revizyon bakımından güvenli bir şekilde SER arşivine arşivlemektedir.

devamını oku »
Westfalen Gruppe

Westfalen Gruppe şirket genelinde kullanılan ECM platformu olarak Doxis güvenmektedir. Son 15 yılda SER sistemi sürekli olarak geliştirilmiştir ve yaklaşık tüm departmanlar ve şirket alanları Doxis4 ile çalışmaktadır.

devamını oku »

Doxis4 ile eposta arşivlemeye genel bakış

Doxis4 ile manüel eposta arşivleme

  • Microsoft Office 365, Outlook 2010 & 2013 ve IBM Lotus Notes ile kusursuz, derinlemesine entegrasyon
  • meta veriler (indeks verileri) dahil olmak üzere epostaların ve iş bağlamındaki eklerin müşteriye göre manüel dosyalanması
  • Epostaların PDF veya PDF/A'ya dönüştürülmesi
  • Belge öznitelikleri içinde arama, belge içeriği için opsiyonel tam metin arama
  • Çeşitli eposta alıcıları tarafından dosyalanmış birden fazla kopyanın önlenmesi (benzerlik analizi)
  • Epostalar için birden fazla bağlam
  • Birden fazla eposta seçme ve dosyalama imkanı
  • Dosyalanan epostaları eposta sisteminden otomatik olarak silme opsiyonu

Doxis4 ile sunucu taraflı eposta arşivleme

  • Microsoft Exchange ve IBM Lotus Domino'nun grup yazılımına entegrasyon
  • Otomatik, kural tabanlı eposta arşivleme
  • Arşivlenecek epostaları seçmek için özgür bir şekilde tanımlanabilir koşullar
  • Günlük arşivleme (şirket içi epostaları hariç tutma opsiyonu)
  • Epostaların kaynak sistemden, otomatik, kurala dayalı ve kısmen silinmesi
  • Öneri değerleri ve diğer işlevlerle birlikte opsiyonel tam metin arama (eklerde de)
  • Kişisel depolama tablolarının ve Lotus Notes eposta arşivi veri tabanlarının değiştirilmesi ve silinmesi
  • Tekli nesnelerin ve tüm klasörlerin arşivlenmesi ve geri yüklenmesi

Eposta arşivleme veya Doxis4 ile ilgileniyor musunuz?

Doxis4 ile eposta arşivleme veya kurumsal içerik yönetimi konularında sizinle konuşmaktan mutluluk duyarız. İletişim formumuzu doldurduktan sonra, başka herhangi bir yükümlülüğünüz olmaksızın size daha fazla bilgi verilecektir. Aynı zamanda Doxis4 hakkında size bireysel sunum yapmamız için bir randevu da alabilirsiniz.

Sizden haber almayı bekliyoruz.

 

Contact